Cyclustellingen zijn een hulpmiddel dat u kunt gebruiken om krimp op te sporen en omzetverlies te voorkomen. Het is geen geheim dat de meest beheersbare uitgave die u in de detailhandel heeft, uw inventaris is. Terwijl u uw merchandisingplan slecht beheert doordat u voorraadstatistieken zoals GMROI niet bijhoudt of omzet een grote bijdrage leveren, de grootste bijdrage aan voorraadverlies is dat wel krimp.
Bescherming tegen voorraadinkrimping en fouten
Voorraadkrimp verwijst naar de hoeveelheid voorraad die verloren gaat tijdens het zakendoen. Dit kan het gevolg zijn van diefstal, het ontvangen van fouten, het invoeren van de verkeerde SKU in het POS of zelfs onjuiste afhandeling van een terugbetaling of omruiling. Met zoveel manieren om voorraad te ‘verliezen’, begrijpt u waarom dit zo’n belangrijk onderdeel van uw bedrijfsvoering is.
We merken vaak dat ze een hoop geld verloren hebben door het slecht beheren van hun inventaris. De beste manier om dit te controleren is door middel van een fysieke telling. Een fysieke telling van de hele winkel is echter een behoorlijk moeizaam proces. En dat is de reden waarom de meeste detailhandelaren er aan het einde van het fiscale jaar slechts één per jaar doen. Andere detailhandelaren zullen er twee per jaar doen, maar uit statistieken blijkt dat de verliezen (krimp) doorgaans ongeveer hetzelfde zijn. Dit betekent dat als u slechts één inventarisatie per jaar zou doen en een verlies van €20.000 had (krimp) en twee inventarisaties per jaar zou doen, u zult waarschijnlijk nog steeds rond hetzelfde verlies eindigen als u niet op de hoogte was van uw voorraadbeheer om te beginnen met.
U denkt misschien dat het nutteloos is om meer dan één fysieke telling van uw inventaris per jaar uit te voeren, maar daar gaat het helemaal niet om. Als u meer dan één telling uitvoert, verbetert u de nauwkeurigheid en verwijdert u slechte voorraadpraktijken voordat ze u te veel kosten, vooral als de krimp het gevolg is van diefstal. De dief steelt het hele jaar of slechts een deel ervan voordat hij wordt gepakt.
Cyclustellingen
Het probleem is de tijd en de kosten om een volledige fysieke inventarisatie uit te voeren. Wat kan een detailhandelaar dan doen? Het antwoord is om cyclustellingen te doen. Cyclustellingen verwijzen naar het proces waarbij elke maand een deel van uw voorraad wordt geteld (cyclus). In schoenenwinkels tellen we in mei alle sportschoenen. We repareren eventuele fouten in de POS, zodat we ervoor kunnen zorgen dat een product niet zonder voorraad komt te zitten. In maart tellen we alle sandalen enzovoort.
Verloren inkomsten door onnauwkeurigheden in de voorraad
Een van de grootste oorzaken van verloren inkomsten is bijvoorbeeld een slecht beheer van de invullingen. Dit verwijst naar de computer die u eraan herinnert een bepaald product in te vullen op basis van het doorverkooppercentage. Als de voorraadtelling niet klopt en het POS denkt dat u vier van een artikel heeft terwijl u er maar twee heeft, wordt er geen nieuwe bestelling geactiveerd. Je zult eindigen met een lege plank en inkomsten mislopen van de klant die binnenkwam om dat product te kopen. De klant vertrekt en gaat ergens anders kopen. Omdat ze het daar konden vinden, gaan ze voortaan terug naar de winkel van je concurrent.
Een cyclustelling kan dit voorkomen door de fout op te sporen en te verhelpen. We zijn er zeker van dat we allemaal wel eens hebben gewinkeld bij een winkelier die zei dat hij er "twee op voorraad" had, maar ze niet kon vinden. Door een proces van cyclustelling te oefenen, vermindert u (hopelijk) het aantal fouten en beheert u uw voorraad beter.
Beste praktijken voor cyclustelling
Hier volgen enkele praktische tips die u kunt volgen:
- Tel slechts één categorie per maand. Hierdoor kun je alles meer dan één keer per jaar raken. Het houdt je ook gefocust. En eerlijk gezegd gaat het om de hoeveelheid voorraad die u bij dit soort tellingen kunt verwerken. Cyclustellingen mogen de winkel nooit sluiten. Met andere woorden: u zou de telling tijdens de normale kantooruren moeten kunnen voltooien, of misschien binnen een paar uur na sluitingstijd.
- Kies welke categorie u wilt tellen op basis van het verkoopseizoen. In juli hoeft u bijvoorbeeld geen shirts met lange mouwen mee te tellen. Tel je korte broeken in juli. Het idee van cyclustelling is om te kunnen reageren voordat het seizoen eindigt. Met andere woorden: herstel de fouten van producten die nu worden verkocht. Hoewel het zinvol is om het aantal cycli te tellen voor de planning van het najaar, komt het echte voordeel als u onmiddellijk kunt reageren terwijl de verkoopkansen van het product op zijn hoogtepunt zijn.
- Wijs een gedeelte van de winkel toe aan een medewerker. Maak één persoon verantwoordelijk voor een gebied. Ze houden het onderhouden, schoongemaakt en verhandeld. Die persoon voltooit de cyclustelling. Ieder seizoen werd het opgenomen in het functioneringsgesprek van de medewerker. Opmerking: We hadden altijd hulp van een manager bij het tellen, als onderdeel van een check-and-balance-systeem. U wilt niet dat de persoon die uw inventaris verkeerd beheert of erger nog steelt, verantwoordelijk is voor het tellen ervan.
- Resultaten voor medewerkers posten. Hoewel u niet alle exacte bedragen met uw werknemers hoeft te delen, helpt het als ze weten hoe het met hen gaat. Als er verlies is, moeten ze dat weten. Vaak is het de medewerker die u kan helpen het lek te stoppen en te voorkomen dat uw voorraad krimpt. We kunnen meerdere keren noemen dat het een medewerker was die het mysterie oploste, en niet ik, als het om inventarisproblemen ging.
- Publiceer uw telplanschema niet. Houd de medewerkers aan het raden. Hoewel we hebben voorgesteld om de categorie te kiezen op basis van seizoensinvloeden, wil je niet te voorspelbaar zijn. Nogmaals, de interne dief zal de gewoonte om te weten wat je telt ook erg nuttig vinden voor hun planning.
De sleutel tot het tellen van cycli is dat het een gewoonte is, maar niet aanmatigend. We hebben gezien dat detailhandelaren elke maand te veel probeerden te doen en in feite elke keer slechts mini-inventarisaties hielden. Dat is hier niet het punt. Houd het simpel en het zal je goed van pas komen.
