Bent u onlangs afwezig geweest op uw werk, of bent u van plan in de toekomst afwezig te zijn? Als dat het geval is, moet u mogelijk een excuusbrief voor afwezigheid schrijven voor uw baas of HR.
Meestal is het werkgevers wettelijk toegestaan om een nota te vragen wanneer u een briefje nodig heeft zieke dag of anderszins afwezig zijn op het werk. Dit geldt ongeacht of u tot de gelukkige 78% van de Amerikaanse werknemers behoort die toegang heeft tot betaald ziekteverlof.
Sommige bedrijven schrijven voor dat alle vrije tijd schriftelijk moet worden gedocumenteerd. Weer anderen hebben voor sommige afwezigheden (of de duur van de afwezigheid) een schriftelijke nota nodig, maar voor andere niet. Het is het beste om vertrouwd te raken met het bedrijfsbeleid zodra u weet dat u vrij bent van uw werk.
Waarom een afwezigheidsbrief schrijven?
Of uw bedrijf nu wel of niet een excuusbrief voor afwezigheid nodig heeft als u niet op kantoor bent, het is een goed idee om er een te schrijven. Door gemiste werkdagen te documenteren, wordt een record gecreëerd voor zowel uw bestanden als die van het bedrijf. Op die manier zal uw dossier aantonen dat al uw afwezigheden legitiem waren, mocht er ooit een vraag rijzen over uw vrije tijd.
In sommige gevallen kan dat wel Ziek melden of snel een mail sturen waarin staat dat u niet aanwezig zult zijn. In andere gevallen moet u een meer formele brief voorbereiden. Raadpleeg het bedrijfsbeleid voor meer informatie over de regels van uw werkgever.
Enkele excuses voor het missen van werk worden als legitiemer beschouwd dan andere. Uw baas kan bijvoorbeeld achterdochtig worden als u beweert dat uw hond uw autosleutels heeft opgegeten. (Een echt excuus gedocumenteerd door een CareerBuilder-enquête over ziektedagen.)
Hoe u een e-mail of brief over werkafwezigheid schrijft
Uw excuusbrief voor uw werk kan via papier of e-mail worden verzonden. Als u een brief binnen kantoor verzendt, moet u aan het begin de datum en de contactgegevens van uw leidinggevende of HR-manager vermelden.
- De onderwerpregel van uw e-mail moet uw naam en 'Afwezigheidsexcuus' bevatten.
- Altijd Begin uw brief formeel: “Geachte mevrouw Jones” of “Beste Phyllis.”
- De hoofdtekst van uw brief moet kort en specifiek zijn, met vermelding van de reden van uw afwezigheid, de datum, de duur en of u eventuele verklarende documentatie bijvoegt, zoals dokters- of eerstehulppapieren.
- Gebruik een beleefd en professioneel dichtbij, zoals 'Met vriendelijke groet' of 'Met vriendelijke groet'.
Onthoud dat elke zakelijke correspondentie moet er professioneel uitzien. Zelfs op een informeel kantoor moet u het juiste formaat voor uw brief gebruiken en deze proeflezen voordat u deze verzendt.
Onzorgvuldige fouten hebben een negatief effect op uw professionele reputatie. Je wilt niet dat een slecht geschreven verzuimverzuim onderdeel wordt van je arbeidsdossier.
Voorbeeldbrieven voor werkverzuim
Hier vindt u voorbeelden van excuusbrieven voor afwezigheid die u kunt bekijken als u een schriftelijk excuus moet opgeven voor ontbrekend werk. Het is prima om de brief kort en eenvoudig te houden; zorg er wel voor dat u de exacte datum van de afwezigheid vermeldt en de belangrijkste reden daarvoor.
Voorbeeld van een werkverzuimbrief nr. 1
5 augustus 2021
John Smith
Manager
ABC Corp
Hoofdstraat 233
Zeezicht, MA 02497
Geachte heer Smith:
Accepteer deze brief als een schriftelijke kennisgeving dat ik op 3 augustus 2021 vanwege familieziekte niet naar mijn werk kon komen.
Laat het me weten als ik verdere informatie of documentatie van het kantoor van onze arts kan verstrekken.
Eerlijk,
Handtekening (hardcopy brief)
Sam Jones
Voorbeeld van een excuusbrief voor afwezigheid nr. 2
19 juli 2021
Maria Rodriguez
Vice-president, Marketing
LMK, Inc.
100 Office Park Way, Ste 200
Centrumstad, Iowa 52240
Geachte mevrouw Rodriguez,
Ik schrijf om mijn afwezigheid op 15 juli 2021 te documenteren. Ik moest mijn zoon meenemen om zijn been te laten zetten na een blessure tijdens zijn honkbalwedstrijd de avond ervoor.
Zie bijgevoegde documentatie van de kinderorthopedist. Als u aanvullende informatie nodig heeft, kunt u mij dit laten weten.
Eerlijk,
Handtekening (hardcopy brief)
Alice Levy
Voorbeeld van e-mailberichten over afwezigheid
Hier volgen voorbeelden van e-mailberichten die naar een supervisor worden verzonden om afwezigheid op het werk te documenteren.
Voorbeeld van een afwezigheids-e-mailbericht nr. 1
Onderwerp: John Braddock - Excuses voor afwezigheid
Lieve Sarah,
Accepteer deze brief als documentatie van mijn afwezigheid op 6 augustus 2021. Ik was op reis naar en woonde de begrafenis van mijn grootmoeder bij.
Als u vragen heeft, neem dan gerust contact met mij op. Bedankt voor uw begrip.
Groeten,
Johannes Braddock
John. [email protected]
202-555-5151
Voorbeeld van afwezigheid Excuus e-mailbericht nr. 2
Onderwerp: Roger Bledsoe - Excuses voor afwezigheid
Geachte heer Garner,
Accepteer deze brief als schriftelijke documentatie van mijn afwezigheid op 30 juli 2021. Zoals u weet zit ik in een echtscheidingsproces en heb ik gesprekken gehad met mijn advocaat en financieel planner.
Ik waardeer uw steun en begrip. Als ik aanvullende details of documentatie kan verstrekken, laat het me dan weten.
Groeten,
Roger Bledsoe
[email protected]
555-555-5555
Voorbeeld van een afwezigheids-e-mailbericht #3
Onderwerp: Janet Nathan - Excuses voor afwezigheid
Geachte mevrouw Blevens,
Accepteer deze e-mail als schriftelijke documentatie van mijn afwezigheid op 2 augustus 2021. Tijdens de storm de avond ervoor viel er een boom op ons huis, en ik moest een ontmoeting hebben met onze verzekeringsagent, een boomverzorger en een dakdekker.
Ik waardeer uw steun en begrip. Als ik aanvullende details of documentatie kan verstrekken, zoals foto's van de schade, laat het mij dan weten.
Groeten,
Janet Nathan
[email protected]
555-555-5555
Belangrijkste leerpunten
ALS U AFWEZIG BENT VAN HET WERK, PLAN DAN EEN EXCUUSBRIEF VOOR AFWEZIGHEID TE SCHRIJVEN: Sommige bedrijven hebben beleid dat deze brieven vereist, maar u moet er in ieder geval een sturen.
SOMMIGE EXCUSES ZIJN BETER DAN ANDERE: Maak uzelf vertrouwd met het bedrijfsbeleid, zodat u er zeker van kunt zijn dat uw excuus gedekt is.
WEES SNEL EN PROFESSIONEEL: Schrijf een formele zakelijke brief of e-mail en zorg ervoor dat u deze proefleest voordat u deze verzendt.
GEBRUIK EEN VOORBEELD EXCUUSBRIEF OF E-MAIL: Pas uw notitie aan zodat deze uw omstandigheden weerspiegelt.
