Basismanagementvaardigheden voor beginners

Niveau 1 van de Piramide van managementvaardigheden toont de basisvaardigheden die elke beginnende manager moet beheersen. Het is de basis van de piramide van managementvaardigheden, die de vaardigheden laat zien die een manager moet beheersen om succesvol te zijn en laat zien hoe deze managementvaardigheden op elkaar voortbouwen om succes te behalen.

Basismanagementvaardigheden

Er zijn vier fundamentele managementvaardigheden die iedereen moet beheersen om enig succes te hebben in een managementbaan. Deze vier basisvaardigheden zijn plannen, organiseren, sturen en controleren en worden hieronder afzonderlijk in detail besproken.

Plan

Planning is de eerste en belangrijkste stap in elke managementtaak. Het is ook de stap die het vaakst over het hoofd wordt gezien of met opzet wordt overgeslagen. Terwijl het bedrag van planning en de vereiste details zal van taak tot taak variëren. Als u deze taak overslaat, lokt u een zekere ramp uit, behalve door blind geluk.

Dat is wat het oude gezegde van de 6 P's van planning oplevert: voorafgaande planning en voorbereiding voorkomt armoede Prestaties (of de 7 P's: Proper, Prior, Planning, Prevents, Piss, Poor, Performance), afhankelijk van hoe u graaf.

Hoewel de meeste mensen de term planning associëren met algemene bedrijfsplanning, bestaan ​​er feitelijk drie verschillende planningsniveaus:

• Strategische planning
• Tactische planning
• Operationele planning

En er worden verschillende soorten planning gebruikt om niveaus en gebieden van paraatheid te bereiken:

• Rampenplanning
• Opvolgingsplanning
• Crisisplanning
• Compensatieplanning

Basismanagementvaardigheden die nodig zijn voor effectieve planning

Dit zijn enkele voorbeeldvaardigheden die u nodig heeft om effectief te kunnen plannen.

• Stel je een toekomstige staat voor
• Mentaal organiseren de essentiële missie En visie die je zal ontroeren naar de gewenste toekomstige staat
• Bepaal een algemene strategie die de gewenste toekomstige toestand zal bereiken
• Selecteer korte termijn doelen en activiteiten dat zal je daar brengen

Organiseren

Een manager moet dat zijn teams kunnen organiseren, taken en projecten om het werk van het team op de meest efficiënte en effectieve manier gedaan te krijgen. Als beginnende manager organiseert u mogelijk een klein werkteam of een projectteam. Dezelfde vaardigheden zullen later in je carrière nodig zijn als je een afdeling of een nieuwe divisie van het bedrijf moet organiseren.

Het is duidelijk dat er overlap bestaat tussen de planning van het werk en de organisatie ervan. Waar planning zich richt op wat je moet doen, is organiseren meer operationeel en meer gericht op hoe je het werk het beste gedaan kunt krijgen.

Basismanagementvaardigheden die nodig zijn voor effectief organiseren

Wanneer u het werk organiseert, moet u:

• Bepaal de rollen die nodig zijn om het plan te verwezenlijken
• Wijs taken toe aan de rollen
• Bepaal de beste resource (mensen of apparatuur) voor de rol
• Verkrijg de middelen en wijs ze toe aan de rollen
• Wijs middelen toe aan de rollen en delegeer autoriteit en verantwoordelijkheid aan hen.

Of u nu een klein team of een project toegewezen krijgt, beginnende managers moeten ook kunnen organiseren kantoren en datasystemen.

Meer gerelateerd aan organiseren

Het is mogelijk dat u mensen niet fysiek kunt verplaatsen om uw team bij elkaar te krijgen, maar u moet de mogelijkheid overwegen. Aan de andere kant moet je misschien meerdere mensen naar een kleine ruimte verplaatsen en moet je dingen organiseren zodat het team effectief in die ruimte kan werken. Later in uw carrière moet u wellicht een kantoor organiseren om teams van verschillende afdelingen en hun specifieke behoeften te huisvesten.

U zult ook alle computersystemen moeten kunnen organiseren die de gegevens verwerken die uw team nodig heeft om te verzamelen of te distribueren. U moet beslissen of u bijvoorbeeld gedeelde webpagina's op het intranet van het bedrijf wilt opzetten of alleen een gedeelde map op de bestandsserver. Bepaal hoe u de systemen gaat organiseren, zodat iedereen die informatie nodig heeft er toegang toe heeft (en dat deze niet beschikbaar is voor degenen die deze niet mogen zien, zoals uw concurrenten).

Als uw team iets anders nodig heeft of produceert dan informatie, moet u zich zo organiseren dat uw team dit kan doen krijgt wat ze nodig hebben, wanneer ze het nodig hebben, en kan aan anderen doorgeven wat uw team aan de rechterkant produceert tijd.

Uiteindelijk zul je ontdekken dat dit zo is zelden genoeg om één keer projecten te organiseren. Met voortdurende veranderingen in middelen, doelen en externe factoren zult u doorgaans moeten reorganiseren om u hieraan aan te passen.

Direct

Regie is de actiestap. Je hebt de werkzaamheden gepland en georganiseerd. Nu moet je wel geef leiding aan uw team om het werk gedaan te krijgen. Begin door er zeker van te zijn het doel is voor iedereen in het team duidelijk. Weten ze allemaal wat het doel is? Weten ze allemaal wat hun rol is om het team naar het doel te krijgen? Hebben ze alles wat ze nodig hebben (middelen, autoriteit, tijd, enz.) om hun steentje bij te dragen?

Trek, duw niet

U zult effectiever zijn in het sturen van het team naar uw doel als je trekt (leidt) in plaats van te duwen (leun achterover en bevelen geven). U wilt motiveer de mensen in je team en assisteer en hen inspireren richting de teamdoelen.

Basismanagementvaardigheden die nodig zijn voor regisseren

Wanneer u leiding geeft aan het werk van het team, moet u:

• Geef duidelijke richting zodat het team kan slagen
• Zorg ervoor dat teamleden duidelijk zijn over de rol die zij moeten spelen zodat het team kan slagen
• Geef het team zo min mogelijk richting, zodat het team de kans krijgt om te slagen
• Zorg voor inspiratie en opvolging om aanwezig te blijven ter ondersteuning van het team

Controle

Sommige schrijvers proberen deze fundamentele managementvaardigheid te 'verzachten' door het 'coördinatie' of soortgelijke termen te noemen. De sterkere term, controle, is echter essentieel de manager kan de activiteiten van het team controleren.

In de bovenstaande stappen heb je het werk gepland, de middelen zo georganiseerd dat het zo efficiënt mogelijk kan worden uitgevoerd en het team opdracht gegeven om aan de slag te gaan. In de controlestap wordt Je bewaakt de uitgevoerde werkzaamheden. Je vergelijkt de daadwerkelijke voortgang met het plan. Je verifieert dat de organisatie werkt zoals jij deze hebt ontworpen.

Als alles goed gaat, hoeft u niets anders te doen dan monitoren. Dat gebeurt echter zelden. Een medewerker wordt ziek, het sorteren van de database duurt elke iteratie langer dan verwacht, een belangrijke concurrent laat zijn werk vallen prijzen, een brand vernietigt het naastgelegen gebouw en u moet een aantal dagen evacueren, of er zijn andere factoren die van invloed zijn jou plan.

Basismanagementvaardigheden die nodig zijn voor controle

Wanneer u het werk controleert, moet u:

• Bewaken van de voortgang van het team en de projecten
• Zorg ervoor dat elke rol door een medewerker wordt vervuld
• Stel normen voor prestaties en kwaliteit
• Help het team problemen op te lossen en barrières voor hun succes weg te nemen
• Voorzien feedback op ondernomen acties en de voortgang van het team
• Voorzien beloningen en erkenning voor de successen van het team en vooruitgang
• Breng indien nodig aanpassingen aan in de beslissingen die zijn genomen tijdens de plannings-, organisatie- en regiefase

Managers beheren ook hulpmiddelen

In de controlestap stelt u normen voor prestaties en kwaliteit en controleert u vervolgens of daaraan wordt voldaan. Er zijn net zoveel tools beschikbaar als er dingen zijn die u moet controleren.

• Planningstools: Met een aantal softwaretools kunt u uw planning invoeren en vervolgens de voortgang regelmatig bijwerken. Het programma zal wijzigingen in het schema benadrukken, zodat u corrigerende maatregelen kunt identificeren die u moet nemen.
• Financiële controles: als manager beschikt u doorgaans over een budget. Uit de rapportages van de afdeling Financiën weet u hoe uw uitgaven (aan mensen en andere middelen) aansluiten bij het plan.
• Controle van mensen: u moet ervoor zorgen dat alle mensen in uw team presteren zoals gepland. Als dit niet het geval is, moet u de oorzaak opsporen en oplossen. Begrijpen ze het doel niet? Hebben ze niet de middelen of vaardigheden die ze nodig hebben? Is de taak te groot voor hen en moet deze worden aangepast of aan een andere resource worden toegewezen? Jouw taak als manager houdt in dat je je teamleden feedback geeft over hoe hun prestaties voldoen aan het plan. Wanneer dit niet het geval is, u moet corrigerende maatregelen nemen.