Kleine evenementen hebben veel meer flexibiliteit als het gaat om mogelijkheden met locaties, activiteiten en interactie. Uiteindelijk is het gewoon makkelijker om met de behoeften van een kleinere groep te werken. Natuurlijk moeten planners nog steeds creatief zijn als je wilt dat de dag goed verloopt. Een checklist met belangrijke details helpt het verloop van het evenement te bevorderen en geeft waardevol inzicht in wat de volgende keer beter kan werken.
Begin met de basis
De beste ideeën beginnen met een solide basis, dus het is belangrijk om het raamwerk van uw evenement op te zetten voordat u te ver vooruitkijkt. Zaken als data, tijden en reisroutes moeten worden afgerond voordat u verder gaat met ingewikkelde details. Zorg ervoor dat u de vele gratis apps en programma's gebruikt die worden gebruikt om datums en noodzakelijke oproepen bij te houden.
Kies de juiste locatie
Je zult gemakkelijker een kamer kunnen vinden voor een kleinere groep, maar de capaciteitsdrempels zullen strenger zijn. Als uw evenement zich uitbreidt van 50 naar 100 personen, moet u mogelijk naar een grotere zaal verhuizen, afhankelijk van de capaciteit van uw locatie. Over het algemeen is het gemakkelijker om in een mum van tijd kleiner te worden, dus zoek een kamer die geschikt is voor de grootste bezoekersaantallen en verklein deze indien nodig, zolang dit geen invloed heeft op het budget.
Breng een marketingstrategie in kaart
Zelfs als je een “gratis evenement” organiseert, moet je het nog steeds op een manier presenteren lokt aanmeldingen uit. Mensen willen weten hoe zij zullen profiteren van het bijwonen van de gelegenheid, en de manier waarop u uw uitnodigingen formuleert en marketingmateriaal kan een grote impact hebben op het al dan niet verschijnen ervan. Hoewel uw evenement u waarschijnlijk spannend in de oren klinkt, is de echte uitdaging ook het enthousiasmeren van anderen.
Budget per persoon
Het enige nadeel van kleine evenementen is dat ze doorgaans meer per persoon kosten, omdat hotel- en hotelevenementen vaak duurder zijn horeca prijzen dalen naarmate de hoeveelheden toenemen. Om de zaken nog ingewikkelder te maken: een daling van 20 procent in aantallen voor een klein evenement kan van invloed zijn op de status van uw groepsprijzen. Met dat in gedachten wil je dat doen budgetkosten per persoon onder het laagste verwachte bezoekersaantal. Als u dit nauwkeurig doet, zal uw winstmarge daadwerkelijk toenemen voor elke persoon die u toevoegt aan de projectie.
Speel vanuit uw sterke punten
Kleine groepen bieden meer mogelijkheden voor georganiseerde discussies, dus gebruik dit in uw voordeel bij het plannen van de reisroute. Het is niet zo leuk om de hele dag ‘aangesproken’ te worden. Daarom bieden veel kleine evenementen groepssessies of breakout-opties aan. Zelfs groepsprojecten kunnen onder de juiste omstandigheden worden geïntegreerd. Bedenk manieren om uw deelnemers bij de dialoog te betrekken, omdat dit de retentie van elke presentatie zal verhogen.
Inclusief vraag- en antwoordsessies en feedbackformulieren
De beste manier om een voorsprong te krijgen bij het plannen van uw volgende evenement, is door te luisteren naar de feedback van uw huidige evenement. Laat aan het einde van elk segment voldoende tijd over voor vragen. U kunt ook vragen stellen aan uw medewerkers om het gesprek op gang te brengen. Feedbackformulieren zijn eenvoudig genoeg om in uw informatiepakketten op te nemen, maar zorg ervoor dat u de deelnemers instrueert hoe u ze wilt indienen.
Voeg netwerkmogelijkheden na het evenement toe
Een goede netwerkfunctie kan voor alle deelnemers enorme waarde toevoegen. Als je effectief de dialoog tussen de aanwezigen tot stand zou kunnen brengen, zou iedereen aan het eind van de dag iets over elkaar moeten weten. Het helpt altijd om eten beschikbaar te stellen op een evenement als dit, en misschien wil je zelfs al vóór de dag van het evenement afspraken maken. Zoals ze zeggen: niets trekt zoveel publiek als een menigte, dus wees proactief bij het promoten van alle activiteiten na het evenement.
Kleine evenementen kunnen voor iedereen een rijke en lonende ervaring zijn, maar je moet wel elke minuut plannen met het publiek in gedachten. Het goede nieuws is dat het elke keer makkelijker wordt, omdat je precies begrijpt waar je gasten op hopen.
