Het Record of Employment, of ROE, is een formulier dat Canadese werkgevers moet invullen en indienen bij Service Canada wanneer een werknemer met verzekerbare inkomsten een inkomstenonderbreking heeft (zie hieronder).
Wat is het doel van het arbeidsregister?
De Record of Employment, zegt Service Canada, "is het allerbelangrijkste document bij het vaststellen van een claim op de arbeidsverzekering (EI). Dienst Canada... gebruikt de informatie over de ROE om te bepalen of een persoon in aanmerking komt voor EI-uitkeringen, het uitkeringspercentage en de duur van zijn/haar claim."
Service Canada maakt ook gebruik van de ROE om ervoor te zorgen dat niemand misbruik maakt van arbeidsverzekeringsfondsen of ten onrechte uitkeringen ontvangt.
Als werkgever gaat het er echter om dat u voor elke werknemer een arbeidsregistratieformulier moet invullen een loononderbreking ervaart, zelfs als de werknemer niet van plan is een arbeidsverzekering aan te vragen voordelen.
Houd er rekening mee dat u ook ROE's aan uw werknemers moet verstrekken als u een niet-Canadese werkgever bent die in Canada actief is.
Wat is een onderbreking van de inkomsten?
Er is sprake van een onderbreking van de inkomsten wanneer:
- een medewerker vertrekt
- een werknemer wordt ontslagen of ontslagen
- een werknemer heeft zeven opeenvolgende kalenderdagen gehad of zal naar verwachting zeven dagen zonder werk en zonder verzekerbaar inkomen van de werkgever hebben. Dit wordt de zevendagenregel genoemd. De zevendagenregel is niet van toepassing op makelaars, werknemers met afwijkende werkroosters of commissieverkopers.
- het salaris van een werknemer daalt tot onder 60% van het reguliere wekelijkse inkomen als gevolg van ziekte of letsel, zwangerschap, de noodzaak van een ouder om voor een van beide te zorgen pasgeboren of geadopteerde kinderen, of de noodzaak om zorg of ondersteuning te bieden aan een familielid dat ernstig ziek is met een aanzienlijk risico op overlijden.
In elk van deze gevallen moet u als Canadese werkgever een ROE voor de werknemer invullen, ongeacht of hij of zij erover denkt een arbeidsverzekeringsuitkering aan te vragen of niet.
Hoe snel u de ROE bij Service Canada moet indienen, hangt ervan af of u een papieren ROE indient of elektronisch verzendt. (Zie hieronder.)
Het invullen van arbeidsregistraties
Op het formulier Arbeidsregistratie voert u details in over de werkgeschiedenis van de werknemer bij uw bedrijf, inclusief zijn verzekerbare inkomsten en verzekerbare uren.
Arbeidsregistraties kunnen op papier of elektronisch worden gedaan.
Het gebruik van papieren arbeidsregistraties
Papieren ROE's kunnen nog steeds worden gebruikt als u geen elektronische ROE's kunt uitgeven.
Als u het papieren formaat voor ROE's gebruikt, moet u er één afgeven binnen vijf kalenderdagen na de eerste dag van de arbeidsovereenkomst van de werknemer. loononderbreking of binnen vijf dagen vanaf de eerste dag waarop u kennis krijgt van de loononderbreking door de werknemer inkomsten.
Zodra u het formulier heeft ingevuld, zult u:
- Geef het eerste exemplaar (het origineel) aan uw werknemer als bewijs van de verzekerbare inkomsten voor het claimen van EI-uitkeringen.
- Stuur het tweede exemplaar (blauw) naar Service Canada zoals aangegeven op het formulier.
- Bewaar het derde exemplaar (wit) zes jaar in uw dossier.
Meer papieren ROE-formulieren nodig? Neem contact op met het Werkgeverscontactcentrum om ze te bestellen.
Gebruik van elektronische arbeidsregistraties
Record of Employment on the Web (ROE Web) is een veilige webgebaseerde applicatie gemaakt en onderhouden door de Canadese overheid, zodat werkgevers deze kunnen gebruiken voor het maken, indienen, wijzigen en afdrukken van ROE's voor 53 weken elektronisch. U kunt ROE-gegevens ook weer in uw eigen gegevens importeren loonlijst systeem. U kunt zich online inschrijven voor ROE Web.
De deadline voor het afgeven van een elektronisch arbeidsboekje is afhankelijk van het soort loonperiode van uw bedrijf.
Als de betaalperiode van uw bedrijf wekelijks, tweewekelijks of halfmaandelijks (tweemaal per maand) is, heeft u maximaal vijf kalendermaanden dagen na het einde van de loonperiode waarin de loononderbreking van een werknemer plaatsvindt, om een elektronische afgifte uit te voeren ROE.
Als uw bedrijf een maandelijkse betaalperiode heeft of werknemers elke vier weken betaalt, moet u een ROE afgeven:
- Vijf kalenderdagen na het einde van de loonperiode waarin een werknemer een loononderbreking ervaart; of
- 15 kalenderdagen na de eerste dag van een inkomstenonderbreking, afhankelijk van welke datum eerder valt.
Service Canada heeft een grafiek met een samenvatting van de ROE-deadlines per betaalperiode.
Wanneer u ROE’s elektronisch invult en indient, hoeft u geen papieren exemplaar voor uw werknemers af te drukken. Werknemers die zich hebben geregistreerd bij de online service My Service Canada Account, kunnen kopieën van hun elektronische ROE's bekijken en afdrukken.
Hulp bij het invullen en archiveren van arbeidsregistraties
De How to Complete the Record of Employment Form Guide van Service Canada geeft details hierover en geeft blok-voor-blok instructies voor het invullen van het Record of Employment. Het bevat ook voorbeelden van zowel ingevulde papieren als elektronische arbeidsdocumenten.
