Een functieanalyse is een proces dat wordt gebruikt om informatie te verzamelen over de taken, verantwoordelijkheden, noodzakelijke vaardigheden, resultaten en werkomgeving van een bepaalde baan. Om een bestand samen te stellen, heb je zoveel mogelijk gegevens nodig functieomschrijving, wat het frequente outputresultaat is van de functieanalyse.
Als u cruciale informatie mist, kunt u een werknemer uiteindelijk verkeerd betalen en zo de ontevredenheid en het ongeluk van de werknemer bevorderen. Of u kunt per ongeluk een werknemer in dienst nemen die niet beschikt over de essentiële vaardigheden die nodig zijn voor het uitvoeren van de taak.
De functieanalyse brengt de verantwoordelijkheden van een functie terug tot de kernfuncties die nodig zijn om de functie succesvol uit te voeren. De functieanalyse is nuttig om een overzicht te geven van de fundamentele vereisten van elke functie.
Bijkomende uitkomsten van een functieanalyse zijn onder meer:
- het maken van personeelswervings- en aanwervingsplannen,
- positieberichten en advertenties, En
- prestatieontwikkelingsplanning binnen jouw prestatiemanagementsysteem.
De functieanalyse is een handig hulpmiddel dat u kunt gebruiken om al deze processen voor werkgelegenheidssucces in te vullen.
Hoe u een taakanalyse uitvoert
Bepaalde activiteiten zullen u helpen een succesvolle functieanalyse te maken. De functieanalyse kan de volgende activiteiten omvatten:
1. Het beoordelen van de functieverantwoordelijkheden van huidige medewerkers.
Het is van cruciaal belang dat u de daadwerkelijke werknemers die het werk doen, vraagt wat zij elke dag op het werk doen. Vaak hebben HR en het management (vooral het senior management) geen idee wat de dagelijkse functies van een bepaalde functie inhouden. Ze kunnen de output wel zien, maar ze hebben geen idee welke werkacties en gedragingen de werknemer die deze produceert, in beslag neemt.
Als u wordt gevraagd uw huidige verantwoordelijkheden voor functieanalyse op te sommen, wees dan zorgvuldig met de informatie die u verstrekt. Zeg niet alleen dat u 'maandelijkse rapporten produceert'. Stel dat u “de gegevens van zes verschillende afdelingen verzamelt en de gegevens op juistheid controleert met behulp van een op maat ontworpen Access-tool die ik heb gemaakt en onderhoud, enz, enz, enz.” Als u de details achterwege laat, denken ze misschien dat uw rapport wordt gegenereerd door een knop waar u één keer per maand op drukt produceren.
Zorg ervoor dat u uw dagelijkse taken voldoende gedetailleerd heeft beschreven, zodat uw organisatie een gekwalificeerde nieuwe medewerker kan aannemen die over de capaciteiten beschikt om het werk correct uit te voeren.
2. Onderzoek op internet doen en voorbeeldfunctiebeschrijvingen online of offline bekijken, waarbij vergelijkbare banen worden benadrukt.
Hoewel u nooit de functiebeschrijving van een ander bedrijf wilt kopiëren, kan het nuttig zijn om er meerdere te bekijken bij het schrijven van uw eigen functiebeschrijvingen.
U kunt voorbeeldfunctiebeschrijvingen vinden door te zoeken naar “[Functietitel] Voorbeeldbeschrijving” of u kunt vacatures bekijken voor functies die bedrijven momenteel aanwerven. Je kunt ook op LinkedIn kijken om te zien hoe mensen hun prestaties in een baan beschrijven.
U kunt ook de functiebeschrijvingen bekijken die op sites als Salary.com of Payscale.com staan vermeld. Al dit zoeken kan u helpen erachter te komen hoe u de functieanalyse moet formuleren en u helpen herinneren aan de taken en verantwoordelijkheden die u mogelijk bent vergeten.
3. Het analyseren van de werktaken, taken en verantwoordelijkheden die de werknemer die de functie vervult, moet vervullen.
Niet elke functie binnen een bedrijf is geoptimaliseerd. Mogelijk komt u taken tegen die ongedaan zijn gemaakt of belangrijke projecten die u van de ene afdeling naar de andere moet verplaatsen. Mogelijk ontdekt u taken die een andere baan met meer succes en gemakkelijker zou kunnen uitvoeren.
Wanneer u een functieanalyse uitvoert, zorg er dan voor dat u kijkt naar de behoeften van het bedrijf en naar eventuele niet-toegewezen of onlogische verantwoordelijkheden. Werk vervolgens samen met het management om de juiste taken toe te voegen aan de juiste functieanalyse.
4. Onderzoek doen en delen met andere bedrijven die vergelijkbare banen hebben.
Soms delen bedrijven graag informatie over hun functiebeschrijvingen. Er zijn ook salarisonderzoekbedrijven, waar u uw vacatures kunt afstemmen op hun beschrijvingen en salarisinformatie kunt delen. Maar ze kunnen u ook helpen erachter te komen wat u in uw eigen functiebeschrijvingen moet opnemen.
5. Formuleer de belangrijkste uitkomsten of bijdragen die nodig zijn vanuit de functie.
Soms raak je zo in beslag genomen door de taken dat je vergat naar de benodigde resultaten te kijken. Als bijvoorbeeld het rapport nodig is, is het verzamelen en controleren van gegevens waardeloos zonder de uiteindelijke analyse en het uiteindelijke rapport.
Soms kunt u gaten in uw organisatie identificeren en een manier bedenken om deze op te vullen door functieanalyses uit te voeren. Er worden bijvoorbeeld geen taken toegewezen aan een medewerker die moet worden uitgevoerd. Of één baan heeft meer taken dan één persoon zou kunnen volbrengen.
Hoe meer informatie u kunt verzamelen, hoe gemakkelijker u de informatie zult vinden het daadwerkelijk schrijven van de functiebeschrijving. Over mooi taalgebruik hoeft u zich geen zorgen te maken. U wilt vooral een functionele functiebeschrijving. Zorg ervoor dat het duidelijk en beknopt is. Stel jezelf de vraag: “Als iemand anders dit leest, zou hij/zij dan weten wat de persoon in deze functie eigenlijk doet?”
Het komt neer op
Stel het schrijven van functiebeschrijvingen niet uit. U zult ze van onschatbare waarde vinden als u naar het salaris en de beloning kijkt bij het aannemen en bevorderen, en bij het beoordelen of een baan al dan niet voldoet aan de kwalificaties voor vrijstelling van overuren. Ze zijn een effectief communicatiemiddel om met medewerkers te gebruiken uw verwachtingen zijn duidelijk.
