Nadat u uw belastingaangifte voor dit jaar heeft ingediend, neemt u een paar minuten de tijd om uw belastinggegevens te ordenen en op te slaan waar u ze kunt vinden. U weet nooit wanneer u of uw bedrijf wordt gecontroleerd en u moet er klaar voor zijn.
Maar hoe lang moet je ze bewaren?
Waarom belastinggegevens bewaren?
Naast het gebruik van uw belastinggegevens voor uw eigen persoonlijke of zakelijke doeleinden, moet u ze ook opslaan om de bron te documenteren van de informatie op uw belastingaangifte en ter ondersteuning van uw zakelijke en persoonlijke inkomen, aftrekposten en tegoeden in geval van belasting audit.
Bedrijven hebben gedetailleerdere vereisten voor het bijhouden van gegevens, omdat ze belastingaftrek kunnen doen voor gewone en noodzakelijke zakelijke uitgaven. Ze moeten bijvoorbeeld een zakelijk doel aantonen op reisbewijzen en andere bonnen.
De tijdslimieten van de Internal Revenue Service (IRS) voor het bijhouden van belastinggegevens zijn hetzelfde voor zowel bedrijven als particulieren.
Wat is de regel voor het bijhouden van belastinggegevens?
Over het algemeen zegt de IRS dat u gegevens moet bijhouden die uw claims op uw belastingaangifte voor inkomsten, aftrekposten en tegoeden ondersteunen gedurende wat de instantie de ‘beperkingsperiode’ voor die aangifte noemt.
De verjaringstermijn is het tijdstip waarop:
- U kunt uw retourzending wijzigen om een tegoed of terugbetaling te claimen; of
- De Belastingdienst kan aanvullende belasting heffen
De termijnen beginnen doorgaans te lopen wanneer u de aangifte indient, maar als u vóór de vervaldatum indient, loopt de termijn vanaf de vervaldatum. Als u bijvoorbeeld op 15 maart aangifte doet, begint de beperking op 15 april (of de vervaldatum van dat jaar). Maar als u op 15 oktober een verlenging en dossier krijgt, gaat de beperking in vanaf die datum.
In sommige jaren zijn er geen belastingen verschuldigd op 15 april. In 2021 hebben bedrijven in Texas, Louisiana en Oklahoma tot 15 juni de tijd om hun belastingaangifte voor 2020 in te dienen. Dit is een eenmalige verlenging van de IRS als reactie op de winterstormen van 2021. Belastingbetalers in andere gebieden hebben tot 17 mei 2021 de tijd om hun federale belastingen voor 2020 in te dienen, maar dit geldt alleen voor particulieren, niet voor bedrijven.
In de meeste gevallen bedraagt de verjaringstermijn drie jaar vanaf de datum waarop u de aangifte heeft ingediend, maar voor sommige situaties gelden andere limieten.
Grenzen wanneer u geen inkomsten heeft gerapporteerd
De grens is zes jaar als u geen inkomen heeft aangegeven dat wel had moeten worden aangegeven, en het is meer dan 25% van de bruto-inkomen (uit alle bronnen) op het rendement, of het is toe te schrijven aan buitenlandse financiële activa en meer dan $5,000.
Grenzen aan het indienen van claims
Als u aanspraak wilt maken op terugbetaling, moet u de claim indienen binnen drie jaar vanaf de datum waarop u de aanvraag heeft ingediend teruggave voor dat jaar (of de vervaldatum), of twee jaar vanaf de datum waarop de belasting is betaald, afhankelijk van welke datum dat is later.
Als u een claim wilt indienen voor te veel betaald bedrag uit een aftrek voor dubieuze debiteuren of voor een verlies uit waardeloze effecten, moet u de claim indienen binnen zeven jaar vanaf de datum waarop de teruggave verschuldigd was.
Limieten voor eigendomsregistraties
Bewaar de eigendomsgegevens totdat de verjaringstermijn verstrijkt voor het jaar waarin u het onroerend goed heeft verkocht of afgestoten.
Als u bijvoorbeeld wordt gecontroleerd omdat u geld schuldig bent op uw belastingaangifte 2020, en u in 2019 een bedrijfsauto hebt verkocht, moet u bewaar de gegevens voor dit voertuig gedurende drie jaar vanaf de datum waarop u uw belastingaangifte 2020 heeft ingediend of de vervaldatum als u daarvoor aangifte heeft gedaan datum.
Als u een frauduleuze aangifte indient, of als u geen aangifte indient, is er geen beperkingsperiode voor wanneer de IRS belasting over die aangifte kan innen.
Belastingaangiften en loonbelastinggegevens opslaan
Vergeet niet uw eerdere belastingaangiften op te slaan. De termijnen voor het bewaren van deze aangiften zijn dezelfde als voor andere belastingaangiften: in de meeste gevallen drie jaar.
Bedrijven moeten loon- en werknemersinformatie bewaren voor audits gedurende ten minste vier jaar nadat de werknemer uw bedrijf heeft verlaten. Zie dit artikel op het bijhouden van loonadministratie voor meer details.
De American Bar Association waarschuwt u om oude belastingaangiften niet te vernietigen.
Een snelle vergelijking van het bijhouden van belastinggegevens
Het aantal jaren dat u een administratie moet bijhouden:
| Situatie | Aantal jaren vanaf indieningsdatum of vervaldatum |
|---|---|
| Als u geld schuldig bent | 3 jaar vanaf de indieningsdatum (verondersteld dat dit de vervaldatum is) |
| Als u niet al uw inkomsten heeft aangegeven | 6 jaar vanaf de vervaldatum of de datum van indiening, afhankelijk van welke datum later is |
| Als u een terugbetaling wilt | Drie jaar vanaf de datum waarop de aangifte is ingediend of twee jaar vanaf de datum waarop de belasting is betaald, afhankelijk van welke datum later valt |
| Als u een claim wilt indienen wegens te veel betaald bedrag voor een aftrek voor dubieuze debiteuren of verlies uit waardeloze effecten | 7 jaar vanaf de datum waarop de aangifte verschuldigd was |
| Frauduleuze belastingaangifte of geen belastingaangifte ingediend | Geen limiet |
| Eigendomsregistraties | De verjaringstermijn begint op het moment dat het onroerend goed wordt verkocht of op andere wijze wordt afgestoten. |
Staatsvereisten voor het opslaan van belastinggegevens
De meeste Amerikaanse staten volgen de federale regels van de IRS voor het bijhouden van belastinggegevens, maar sommige hebben langere perioden van beperkingen. Dit artikel over het bijhouden van staatsbelastinggegevens bevat details.
Wat als een record ontbreekt of vernietigd wordt?
Wat moet u doen als u geen bewijs heeft van een aftrek of kosten die u voor uw belastingen heeft geclaimd?
Als u bijvoorbeeld geen geannuleerde cheque of elektronisch ontvangstbewijs heeft om een inhouding te bewijzen, kunt u om te beginnen bij uw bank navragen of deze een kopie van het document heeft. U kunt ook een financieel overzicht van een bank of beleggingsonderneming gebruiken om de transactie weer te geven, zolang deze ‘goed leesbaar’ is.
Als uw gegevens zijn vernietigd door een ramp zoals een overstroming of brand, kunt u:
- Ontvang kopieën van uw belastingaangiften met behulp van de Get Transcript-service van de IRS of bel 800-908-9946 om ze te bestellen.
- Ontvang creditcard- en bankafschriften van uw financiële instelling.
- Ontvang kopieën van documenten met betrekking tot het onroerend goed door contact op te nemen met het bedrijf dat de aankoop heeft afgehandeld.
- Neem contact op met aannemers die uw huis hebben gebouwd of verbouwd. U kunt ook schriftelijke beschrijvingen krijgen van vrienden en familieleden die het pand hebben gezien voor en nadat het werd vernietigd.
- Voor geërfde eigendommen controleert u de rechtbankdossiers of praat u met de advocaat die de trust of de nalatenschap heeft afgehandeld.
- Voor auto's zoekt u in Kelley Blue Book, de National Automobile Dealers Association of Edmunds naar de huidige eerlijke marktwaarden.
