E-mail is emotioneel.
Op hoeveel e-mails zit je nu? Wachten ze geduldig en vriendelijk in je inbox op je volgende zorgvuldig geplande check-in? Of roepen ze je naam en herinneren ze je aan wat je vandaag nog niet hebt gedaan?
Mijn e-mails hebben de neiging om "mijn naam te noemen en me te herinneren aan mijn vermeende tekortkomingen", maar online communicatie is ook een essentieel onderdeel van mijn workflow. Bovendien blijf ik op deze manier verbonden met enkele van de meest levendige mensen waarmee ik ooit heb mogen werken. Ik heb dus moeten leren mijn inbox te beheren zoals ik mijn emotionele zelf op het werk beheers: voorzichtig en met een focus op grenzen.
Er zijn veel boeken en artikelen over effectief omgaan met tijd op het werk, vooral over e-mails. Sommigen beweren dat we zoveel mogelijk e-mails verwijderen, zo niet allemaal. Ik ben het echter niet eens met het idee dat e-mail zinloos, oppervlakkig werk is; sommige bedrijven zijn gebouwd op samenwerking en vertrouwen op e-mailcommunicatie om vooruit te komen. Veel werknemers zijn belast met dit "oppervlakkige werk" dat ervoor zorgt dat de zaken soepel verlopen en als een onzichtbare maar essentiële ruggengraat dienen.
Tegenwoordig sta ik voor een nieuwe afgrond: hoe kan ik effectief communiceren zonder mezelf kostbare tijd en energie te verspillen? En hoe kan ik een deel van de emoties en stress rond mijn inbox verwijderen? (Of ben ik de enige die vindt dat e-mails emotioneel zwaar zijn?)
Hier is hoe ik fysiek en emotioneel mijn e-mail beheer, omwille van mijn werk - en omwille van mijn post-werk zelf.
Operatie Inbox Nul
Mijn go-to-strategie is inbox zero, maar de afgelopen weken heb ik de drempel van die laatste 100 e-mails niet kunnen doorbreken. (“Vandaag is de dag!” zeg ik elke dag; maar ) En in het licht van die laatste 100 e-mails, zie ik hoeveel e-mail een tol eist van meer dan alleen mijn tijd op het werk; het eist mijn energie.
Ik heb eerder geschreven over hoe ik heb mijn uitroeptekens in mijn communicatie verminderd, die hielpen overtollige lagen van aanmatiging en emotie af te werpen. Ik merkte zelfs dat het door directere communicatie naar de echte wereld werd vertaald - ik voelde me minder bang voor afwijzing en had meer vertrouwen om te vragen wat ik nodig had.
Hier zijn drie strategieën die me hebben geholpen mijn inbox-mustangs te verzamelen:
Stel grenzen als een kampioen.
E-mail is geen chatroom. Als je contact met me hebt, weet je dit misschien al: ik reageer niet snel, tenzij er iets dringends is (hallo, Eisenhower-matrix). Ik probeer ook het goede voorbeeld te geven en beknopte maar grondige e-mails te maken. Als er een verwachting (reëel of ingebeeld) is van onmiddellijke respons op uw werkplek, daag deze dan uit door alleen te reageren wanneer u er klaar voor bent.
Ik verontschuldig me ook niet langer voor een vertraagde reactie na het ontdekken enkele gracieuze alternatieven. Ik heb meer dan ooit bezuinigd op extra "aardigheden" omdat er werk aan de winkel is en niemand pluisjes hoeft te lezen.
Oh, en tenzij je een dringende cyclus hebt, raad ik je ten zeerste aan om pushmeldingen te verwijderen die je elke nieuwe e-mail in realtime laten zien. Het zal je leven veranderen.
Opzetten van nieuwe methoden voor taakbeheer.
Wie is er nog meer schuldig aan het gebruik van hun inbox als hun takenlijst? 🙋 Hoewel er bepaalde projecten zijn die ik nog steeds vanuit mijn inbox uitvoer, ben ik op weg naar effectiever (en minder stress-inducerend) taakbeheer.
Elke maandag zet ik bijvoorbeeld mijn wekelijkse prioriteiten op een plaknotitie op mijn bureaublad. Elke ochtend bekijk ik de projectenlijst en schrijf ik in mijn planner mijn toptaken voor die dag. Ik noteer ook taken uit mijn inbox - dan archiveer ik de e-mail en laat mijn lijstminnende zelf het vanaf daar beheren. (Dit helpt me ook om mijn projecten bij te houden voor mijn werk dagboek.)
Ik heb ook geleerd dat als er een e-mail is die ik moet verzenden, het productiever is om het uit te schrijven als een afzonderlijke, specifieke taak. Doordacht e-mailen kan voor mij vermoeiend zijn, dus het is een oefening in zelfrespect om elke e-mail een eigen plek op mijn takenlijst te geven.
Beheer uitgaande e-mails zorgvuldig.
Persoonlijk zijn uitgaande e-mails meer intimiderend dan een eindeloze inbox. De kans op fouten, de kans op afwijzing: dat is waar ik het over heb als ik zeg dat e-mail emotioneel is. Dus hier neem ik even de tijd van mijn bureau om wat zonneschijn en frisse lucht te krijgen, dan ga ik zitten met een kopje koffie en blaas kalmerende muziek in mijn koptelefoon.
Soms stel ik mezelf gerust door concepten zorgvuldig te bekijken, zodat elke e-mail een meesterwerk is voordat ik hem verstuur. Maar andere keren vertrouw ik mezelf genoeg om niet elk concept een miljoen keer opnieuw te lezen voordat ik het verzend. Soms druk ik op verzenden voordat mijn hagedisbrein zegt: "maar wat gebeurt er als het niet perfect is?" en kijk hoe het bericht inzoomt in de digitale ether.
E-mail-geïnduceerde emoties beheren
Van alle zelfhulpartikelen die ik heb gelezen, hebben er maar zo weinig hulp geboden voor het zeer specifieke type vermoeidheid dat je oploopt als je dagelijks door oceanen van e-mails moet waden.
Niemand praat over de zwaarte in je buik na het verzenden van een bijzonder gewaagde e-mail, of de paniek wanneer je denkt dat je een naam verkeerd hebt gespeld. Of, nogmaals, die angst voor afwijzing. (Veel hiervan komt van mijn koude e-maildagen waarin ik dingen als cloud computing probeerde te pitchen voor technische bloggers - er zijn veel nee's in die ruimte.)
Dus, afgezien van mijn "omring mezelf met gezelligheid" -methode voor het verzenden van e-mails, heb ik ook een paar tactieken ontwikkeld om mijn angst op drukke dagen met e-mail te verlichten.
Adem diep in voordat u uw e-mailapp opent.
Ik maak geen grapje als ik zeg dat e-mails me opwinden, daarom haal ik een paar keer diep adem voordat ik elke dag mijn inbox open. Op non-stopdagen doe ik dit ook tussen verzendingen door. Het is een handige manier om me meer aanwezig te voelen en me uit mijn kilometer-per-minuut hoofd te halen.
Ga naar buiten.
Als je kunt, sluip dan tien minuten naar buiten. Dit geeft me meestal voldoende mentale en fysieke ruimte om fris en zelfverzekerd terug te komen om de rest van mijn inbox door te stromen.
Gebruik een andere vorm van media.
Klik bij twijfel uit. Als ik te veel in mijn hoofd krijg rond e-mails, duik ik in mijn nieuwsbriefmap en lees ik de laatste informatie over bedrijven met sociale impact of medianieuws. Ik vind een ruimte die weinig verwachtingen heeft, maar toch relevant blijft voor het werk dat ik doe. Ik vul mijn kopje met woorden van marktleiders en misschien wat luchtige inhoud voordat ik terug in mijn inbox duik.
Verwijderen, archiveren, verwijderen, herhalen.
Meedogenloos verwijderen. Meedogenloos afmelden. Als het geen waarde toevoegt aan je inbox (of 'sparking joy' als dat beter bij je past), gooi het dan weg. Als je er later misschien op terugkomt (dat doe je niet), bewaar het dan in een map. Indien inbox oneindig is meer jouw stijl, ga ervoor - vind gewoon wat voor jou werkt. Het doel is om geen golven van stress of angst te voelen wanneer u elke ochtend uw e-mail opent.
Een op zichzelf gerichte inbox is er een die je niet zeurt, je niet 's nachts wakker houdt of afbreuk doet aan je belangrijkste werk. Het is een inbox die je kracht geeft, je van dienst is en je vooruit helpt.
Proost, mede-e-mailers. We hebben dit.
