Witamy w Etapie 6 z serii artykułów omawiających zarządzanie zmianą. Osiągnąłeś ostatni etap wprowadzania zmian i zarządzania nimi w Twojej organizacji: Integracja. Na tym etapie możesz w pełni uwzględnić zmiany, nad którymi pracowałeś w pięciu początkowych etapach, które budowały zaangażowanie pracowników w zmianę.
Etap 6: Integracja zmian
Na etapie integracji organizacja sprawia, że zmiany, nad którymi pracowała, stają się częścią sposobu, w jaki organizacja prowadzi biznes. Zmiany stają się integralną częścią funkcjonowania organizacji. Pracownicy mogą już nie pamiętać, jak funkcjonowała organizacja przed zmianami. Albo ich wspomnienia wyblakły do tego stopnia, że nie dbają o stare sposoby robienia rzeczy. Stawili czoła i przezwyciężyli swoje lęki przed porażką i brakiem postępów.
Aby ukończyć ten ostatni etap, musisz wprowadzić zmiany we wszystkich systemach i procesach w organizacji, tak aby zmiany miały fundamentalne znaczenie dla Twojego sposobu pracy. Tak więc zmiany będą miały wpływ na to, jak zatrudniasz pracowników, jak zapewniasz uznanie i co uznajesz oraz jak mierzysz sukces i wkład pracowników.
Zamroź swoją organizację po zmianie
Na etapie inicjacji/świadomości i na etapie dochodzenia zapoznałeś się z koncepcją odmrożenie Twojej organizacji, abyś mógł oduczyć się starych wzorców zachowań, zanim zrobią to zmiany zdarzyć. Spotkałeś Kurta Lewina, który zasugerował, jak Twoja organizacja mogłaby się odmrozić, aby umożliwić wprowadzenie zmian.
Na tym etapie Lewin zaleca ponowne zamrożenie organizacji po wprowadzonych zmianach. Aby to zrobić, kierownictwo musi zrobić wszystko, co możliwe, aby ustabilizować Twoją organizację na nowym poziomie funkcjonowania. Zanim jednak to zrobią, musisz ocenić, czy wprowadzone przez Ciebie zmiany działają na nowym, pożądanym poziomie.
Upływający czas, utrwalanie zmian i zrozumienie są niezbędne do ponownego zamrożenia organizacji na nowym poziomie. Ludzie mają tendencję do powracania do strefy komfortu starych, wyćwiczonych zachowań, chyba że menedżerowie i pracownicy są zawsze czujni i stale wspierają nowe zachowania.
Zidentyfikuj dodatkowe potrzeby zmian
Ten etap może trwać znacznie dłużej, niż przewidywano, ponieważ nowe zachowania pracowników są wzmacniane, rozpoznawane i nagradzane. Pamiętaj też, że Twoje początkowe zmiany prawdopodobnie spowodują potrzebę wprowadzenia dodatkowych zmian.
Trwałe zintegrowanie zmian w organizacji wymaga zmiany liderów i menedżerów zająć się tymi dodatkowymi zmianami potrzebnymi w pozostałej części organizacji w odpowiedzi na początkowe zmiany. Zadaj sobie pytania, na przykład, które inne systemy będą wymagały aktualizacji?
Na przykład, jeśli zmiany, które wprowadziłeś, obejmowały przejście z miejsca pracy pełnego indywidualnych współpracowników do formowania pracowników w zespołach roboczych, wiele będzie musiało się zmienić. Będziesz musiał zająć się systemami nagród i uznawania, aby nagradzać pracowników za skuteczny wkład jako członkowie zespołu.
Będziesz musiał zmienić system zarządzania wydajnością, aby wzmocnić pracę zespołową. Będziesz musiał zmienić systemy wynagrodzeń pracowników, aby część podwyżek lub premii była zależna od ich wkładu w cały zespół. Zamiast ustalać wszystkie indywidualne cele, będziesz musiał mieć wspólne cele zespołowe.
Trudno jest w pełni zintegrować zmiany, chyba że zmienisz inne procesy pracy, aby wspierać i wzmacniać wprowadzone zmiany.
Systemy i procesy, które będą wymagały zmiany
Na etapie integracji menedżerowie i członkowie zespołu powinni skupić się na następujących systemach.
Wynajmowanie
- Twoja organizacja może być zmuszona do zatrudnienia pracowników, którzy posiadają nowe umiejętności i doświadczenie w wyniku potrzeby bieżącego wspierania zmian.
- Orientacja na nowych pracowników będzie musiała uwzględniać zmiany.
- Będziesz musiał przepisać podręcznik pracownika, aby uwzględnić zmiany.
Szkolenie
- Prawdopodobnie będziesz potrzebować ciągłych szkoleń technicznych dla nowych pracowników i podnoszenia umiejętności obecnych pracowników.
- Będziesz musiał nadal szkolić pracowników w zakresie zarządzania zmianą i wszelkich umiejętności w zakresie relacji międzyludzkich, które wymagają aktualizacji w zmienionej organizacji.
Struktura organizacyjna
- Podejmuj decyzje dotyczące struktury organizacji po zmianach. Zobowiąż się do szybkiego i szczegółowego informowania pracowników o tym, co, dlaczego i jak zmiany.
- Rozważ osobiste reakcje członków organizacji, którzy mogą utracić władzę, autorytet lub status w nowej strukturze organizacyjnej; zbadanie sposobów zrekompensowania lub złagodzenia ich straty.
Nagrody i uznanie
- Opracuj nowe systemy nagród, w tym zmiany w procesach zarządzania wydajnością, aby wzmocnić integrację zmiany w Twojej organizacji.
- Zastanów się, jak Twój nieformalny system uznawania pracowników będzie nagradzał lub reagował na zmiany.
- Planuj i świętuj ze swoimi pracownikami, gdy w pełni integrujesz zmiany w swojej organizacji. Tak, ten szósty etap zasługuje na świętowanie oprócz tych, które odbywały się po drodze.
Komunikacja
- Opracuj ciągłe i spójne podejścia do komunikacji, takie jak cotygodniowe spotkania całej firmy, cotygodniowe spotkania działów, pisemne aktualizacje w Yammer lub inne systemy komunikacji elektronicznej używasz.
- Zapewnij swoim pracownikom ciągłą informację zwrotną o statusie zmian organizacyjnych.
- Zapewnij swoim pracownikom ciągłą informację zwrotną na temat stanu ich własnej wydajności w nowo utworzonych systemach w celu wprowadzenia zmian.
Co się stanie, jeśli organizacji nie uda się zintegrować zmian?
Brak zmian w procesach i systemach wspierających i wzmacniających zmiany utrudni lub uniemożliwi Twojej organizacji kiedykolwiek pełną integrację zmian. Podobnie niepowodzenie ponownego zamrożenia organizacji w zmieniającym się krajobrazie wpłynie na twoją zdolność do integracji zmian.
Nie chcesz, aby pracownicy widzieli, że nie podchodziłeś poważnie do wprowadzenia zmian. Zainwestowali niezliczoną energię – zarówno psychiczną, jak i inną – w przejście przez te sześć etapów zmian. Jeśli pozwolisz, aby zmiany odeszły w niepamięć, tworzysz środowisko, w którym pracownicy będą mniej skłonni, a nawet niechętni do ponownego wprowadzania zmian w przyszłości. Pamiętać, oszukaj mnie raz, wstydź się, oszukaj mnie dwa razy, wstydź się.
Twoi pracownicy rozwiną znużenie lub znużenie zmianami, jeśli poprosisz ich o zmianę zbyt często. Ale nic nie spowalnia potrzebnych zmian bardziej niż pracownicy, którzy czują, że oszukałeś ich w przeszłości.
Zobacz sześć etapów związanych z zarządzaniem zmianą.
