Artykułów ekspertów z zakresu zarządzania czasem nie trzeba szukać daleko. Znakomici guru i inni mędrcy potępiają spotkania i sugerują unikanie ich, ograniczanie ich lub w inny sposób rezygnację z nich, często pracowici korporacyjni marnujący czas.
Mimo wszystko czasami po prostu musimy się spotkać. Podczas spotkań istnieje kilka dobrze zdefiniowanych metod prowadzenia produktywnego spotkania. Niektóre techniki, które możesz zastosować podczas korzystania z tych metod, pomogą Twoim spotkaniom stać się bardziej produktywnymi i płynnymi.
Wyeliminuj aktualizacje „Idź dookoła stołu”.
Znasz to spotkanie. Umieścić osiemnaście osób w pokoju, a następnie wymagać od każdej osoby podzielenia się aktualizacją, która zwykle brzmi jak próba usprawiedliwienia istnienia.
Dyrektorzy generalni i liderzy wyższego szczebla są znani z organizowania takich spotkań, naiwnie wierząc, że jest to świetny sposób, aby wszyscy mogli usłyszeć, co dzieje się w firmie. W rzeczywistości ludzie przeważnie wyłączają się i skupiają na planowaniu własnej aktualizacji, której nikt nie będzie słuchał.
Zamiast tego możesz udostępniać istotne wiadomości, w tym wyniki finansowe, duże wygrane klientów lub aktualizacje dotyczące inicjatyw w całej organizacji. Rozszerz także ofertę dla osób prywatnych, aby poruszyć ważne kwestie.
Jeśli wydarzyło się coś godnego uwagi i mało znanego, ktoś powinien się tym podzielić. Jeśli jedna grupa potrzebuje pomocy innej grupy, zgłoś prośbę. W przeciwnym razie nie zmuszaj wszystkich uczestników do dzielenia się.
Aktualizacje za pośrednictwem technologii
Nie ma potrzeby zwoływania spotkania w sprawie czegoś, co można sprawdzić. Wykorzystaj narzędzia technologiczne dostępne w ciągu dnia, aby mieć pewność, że Twoje zespoły robocze utrzymują aktualne i widoczne aktualizacje statusu, tak aby każdy mógł je zobaczyć za jednym kliknięciem myszy.
Jeśli musisz się spotkać, skróć planowany czas spotkania o połowę lub zastosuj zwinne podejście i prowadź krótkie sesje „na stojąco”. Bądź drakoński, jeśli chodzi o dygresje i rozrywki, które wydłużają te sesje. Skoncentruj się na udostępnianiu statusu” i wymagaj od ludzi rozwiązywania problemów poza tym forum.
Nieustrukturyzowane spotkania burzy mózgów
Pracuj nad zdefiniowaniem tematu burzy mózgów i udostępnij go zaproszonym osobom przed sesją. Zbierz ich wkład, skonsoliduj i opublikuj lub udostępnij bez przypisywania pomysłów. Skorzystaj z sesji na żywo, aby przeskakiwać i rozwijać przesłane pomysły, dodając je do listy.
Oprzyj się pokusie oceny pomysłów podczas tej sesji. Włącz inne techniki, które minimalizują presję socjalizacyjną, takie jak pisanie mózgowe. A przede wszystkim skonsoliduj pomysły i stwórz proces ich oceny bez spotkań. Gdy zostaną należycie ocenione, zarchiwizuj je, aby ułatwić grupowe odniesienie w przyszłych sesjach i sytuacjach.
Dogłębne recenzje operacji
Zachowaj prywatność szczegółowych informacji i egzaminów korporacyjnych i skup się na dzieleniu się kluczowymi wskaźnikami operacyjnymi, problemami i możliwościami. Spotkanie grupowe nie jest czasem ani miejscem na rozdzieranie słabszego obszaru lub jednostki.
Umów się na spotkanie uzupełniające na miejscu, ale nie poddawaj wszystkich innych widocznemu przesłuchaniu krzyżowemu w tej sprawie. Nie wycofuj się z odpowiedzialności za poprawę, ale wyeliminuj publiczne zawstydzenie ze swoich spotkań.
Usuń spontaniczne podejmowanie decyzji
O dziwo, sala konferencyjna jest jednym z najgorszych miejsc szybkie decyzje. Podniesienie problemu po raz pierwszy i wezwanie do podjęcia decyzji stawia ludzi w miejscu. Decyzje zwykle wymagają informacji i przygotowania. Mogą nie mieć przed sobą odpowiednich informacji lub nie zostali poinformowani o tej sprawie.
Zamiast tego możesz pracować przed spotkaniami grupowymi, aby zaangażować kluczowych interesariuszy w kwestie i opcje. Poproś ich o wkład, przedstaw swoją perspektywę i pracuj, aby pośredniczyć we wspólnych interesach. Skorzystaj z forum spotkania, aby zweryfikować interesy interesariuszy i zidentyfikować ich rekomendacje.
Chociaż możesz nie otrzymać natychmiastowej decyzji bez wykonania kolejnego kroku lub dwóch, wzmocnisz swoje relacje robocze dzięki pracy przed sesją i zaoszczędzisz czas w tym procesie.
Końcowe przemyślenia
Ludzie są z natury istotami społecznymi. Chociaż istnieje wiele narzędzi technologicznych, które pozwalają nam łączyć się bez przebywania w tym samym miejscu, czasami pomaga kontakt twarzą w twarz.
Mądrze wykorzystaj ten czas i okaż szacunek uczestnikom, organizując spotkania, które minimalizują zainwestowany czas i maksymalizują dzielenie się wysokiej jakości informacjami w niezagrażającym środowisku.
