Organizacje sąsiedzkie w miastach w całym kraju organizują specjalne wydarzenia publiczne i społeczne, takie jak festiwale plenerowe, jarmarki uliczne i karnawały. Wiele z tych wydarzeń publicznych — zwłaszcza tych odnoszących sukcesy — staje się wyczekiwanymi uroczystościami, a czasem powodem do dumy dla społeczności goszczącej. Chociaż istnieją aspekty planowania i realizacji wydarzeń, które są wspólne dla wszystkich rodzajów wydarzeń, od wesel po konferencje firmowe, wydarzenia publiczne zwykle mają swoje własne potrzeby i wyzwania. Jednym z tych wyjątkowych czynników związanych z planowaniem wydarzeń publicznych jest współpraca z agencjami rządowymi i uzyskiwanie od nich pozwolenia.
Czasami najlepszym sposobem na naukę jest po prostu wskoczyć od razu. Innym razem warto uczyć się na lekcjach i doświadczeniach innych. W tym przypadku będziemy uczyć się od miasta Chicago. Mając doświadczenie w organizowaniu około 350 wydarzeń specjalnych w całym Chicago, Biuro Burmistrza ds. Wydarzeń Specjalnych stworzyło Zasoby dotyczące Wydarzeń Specjalnych Pakiet zezwoleń na przewodnik i wydarzenia specjalne, który zawiera praktyczne pomysły, które inne miasta mogą chcieć włączyć do swojej społeczności wydarzenia. Oto najważniejsze wskazówki dotyczące planowania udanych wydarzeń społecznościowych od samych mistrzów.
Przeprowadź formalny proces aplikacji
W Chicago, kodeks miejski wymaga od organizacji, które chcą zorganizować wydarzenie społeczne, złożenia formalnego wniosku, który wyraża zgodę na określone wytyczne dotyczące wydarzenia, takie jak:
- Za wstęp nie pobiera się żadnych opłat (należy ustalić kwotę darowizny).
- Sprzedawcy żywności muszą być licencjonowani i posiadać certyfikat.
- Sprzedawcy alkoholi muszą mieć koncesję (tylko piwo i wino).
- Sprzedawcy towarów muszą posiadać licencje.
- Należy powiadomić Chicago Transit Authority.
Posiadanie formalnego procesu składania wniosków na specjalne wydarzenia publiczne i społecznościowe może zmniejszyć obciążenie pracą i usprawnić zatwierdzanie, co jest korzystne dla wszystkich.
Wymagaj specjalnego zezwolenia na wydarzenie
Oprócz procesu ubiegania się o wydarzenie, miasto Chicago wymaga również od organizatorów złożenia specjalnego wniosku o pozwolenie na wydarzenie, który zawiera własne wymagania, takie jak:
- Wniosek należy złożyć co najmniej 45 dni przed imprezą.
- Wnioski muszą być poświadczone notarialnie.
- Organizatorzy muszą przedstawić zaświadczenie o ubezpieczeniu od odpowiedzialności cywilnej w wysokości 1 miliona USD, wskazujące miasto Chicago jako dodatkowe ubezpieczenie.
Choć na pierwszy rzut oka może się wydawać, że Chicago po prostu tworzy sporo biurokratycznych przeszkód, przez które trzeba przejść, jeśli chodzi o wydarzenia społeczne, bez czyniąc aplikacje zbyt trudnymi, miasto zapewniło, że wszystkie wydarzenia publiczne spełnią ich zestaw wymagań - z których wiele się odnosi bezpieczeństwo.
Wymagaj mapy zdarzeń z wnioskiem o pozwolenie
W ramach każdego wniosku o pozwolenie na wydarzenie specjalne organizatorzy powinni złożyć mapę wydarzenia, która określa proponowane obszary zamknięcia ulic i plan zmiany trasy. Mapa powinna również uwzględniać publiczne miejsca garażowe, dostęp do podjazdu i miejsce na drogę pożarową. Znaki objazdów i barykady muszą być zgodne z wymogami miasta, a organizatorzy są zobowiązani do bezpośredniego pozyskiwania tych materiałów. Przy wydawaniu zezwolenia brane są pod uwagę następujące elementy:
- Bezpieczeństwo publiczne.
- Bliskość innego wydarzenia w okolicy w tym samym czasie.
- Poprzednie wydanie zezwolenia na inną imprezę w tej samej lokalizacji na mapie.
Wymagaj pozwolenia na namiot i baldachim
W Chicago namioty lub baldachimy większe niż 240 stóp kwadratowych na imprezach publicznych wymagają pozwolenia miasta. Jeśli powierzchnia jest większa niż 600 stóp kwadratowych, rysunki muszą być opatrzone pieczęcią przez licencjonowanego architekta lub inżyniera budownictwa, a także należy przedłożyć plany wyjścia i plany awaryjne, w tym znaki i oświetlenie. Jeśli wielkość przekracza 4000 stóp kwadratowych, wniosek o pozwolenie musi zostać złożony przez firmę odpowiedzialną za wzniesienie konstrukcji. Proces ten gwarantuje, że środki bezpieczeństwa są traktowane poważnie.
Wymagaj współpracy z urzędnikami ds. bezpieczeństwa publicznego
Specjalne wydarzenia w Chicago muszą angażować zarówno policję, jak i straż pożarną. Organizatorzy muszą spotkać się z komendantem policji (i/lub jego przedstawicielem) w celu rozwiązania problemów takie jak pas ruchu dla pojazdów uprzywilejowanych, plany bezpieczeństwa i wyznaczone stanowisko dowodzenia na wydarzenie. Organizatorzy powinni wyznaczyć osobę, która będzie pełnić rolę łącznika z policją, strażą pożarną, służbami sanitarnymi, biurem imprez specjalnych i innymi. Pomocne będzie posiadanie co najmniej jednej kompetentnej i doświadczonej osoby w swoim zespole, która będzie koordynować wszystkie te działy publiczne.
Podaj listę kontrolną kodeksu bezpieczeństwa pożarowego
Organizatorzy festiwali i imprez plenerowych w Chicago otrzymują listę kontrolną i są zobowiązani do spełnienia określonych wymagań przepisów przeciwpożarowych, w tym:
- Namioty powinny być wykonane z materiału trudnopalnego (wymagana atestacja).
- Gaśnice są wymagane w każdym stoisku.
- Tymczasowe rzędy siedzeń powinny pomieścić od 5 do 14 osób (maksymalnie).
- Tymczasowe przejścia między siedzeniami powinny mieć co najmniej 36 cali.
- Płynów łatwopalnych nie należy przechowywać w żadnym namiocie, baldachimie ani budce.
- Śmieci nie mogą się gromadzić.
- Przewody elektryczne powinny być zaklejone taśmą i zaleca się stosowanie wielu gniazdek.
- Zalecane są drogi pożarowe dla pojazdów uprzywilejowanych (pas pożarowy o długości 10 stóp).
- Podstawowa RKO i kursy pierwszej pomocy są zalecane dla członków personelu.
Zarówno doświadczeni, jak i nowi planiści wydarzeń publicznych docenią dobrą listę kontrolną.
Zapewnij praktyki bezpiecznego obchodzenia się z żywnością
Miasto Chicago wymaga, aby sprzedawcy przed złożeniem jakichkolwiek wniosków uczestniczyli w zajęciach organizowanych przez Departament Zdrowia. Ponadto sprzedawcy muszą uzyskać szkolenie i certyfikat sanitarny podczas letniego festiwalu (oferowane przez Illinois Restaurant Association). Urzędnik ds. zdrowia, który określa, czy sprzedawca otrzyma pozwolenie na operację, zachowuje prawo do zawieszenia każdego zezwolenia w dowolnym momencie.
Miasto określa szczegółowe zasady dotyczące żywności, pojemników, etykiet, ochrony żywności, higieny osobistej, sprzętu spożywczego, odpadów, budowy stoisk i materiałów toksycznych. Wymaga również od dostawców wzięcia udziału w obowiązkowym seminarium dotyczącym warunków sanitarnych.
W pokrewnej notatce, koncesja na alkohol na specjalne okazje musi być otrzymane 20 dni przed wydarzeniem.
Miej plan kontraktowania usług miejskich
Do szeregu usług, w tym delegowania, należy zatrudniać wykonawców publicznych lub prywatnych Nie parkować znaki, zapewnianie barykad, holowanie, beczki na śmieci, beczki do recyklingu, wykładziny, zamiatanie, wywóz śmieci, usługi elektryczne i/lub sprzęt nagłaśniający. W Chicago Departament Ulic i Urządzeń Sanitarnych może świadczyć takie usługi według harmonogramu stawek godzinowych w oparciu o wiedzę fachową.
Program recyklingu jest również wymagany jako część specjalnego pakietu zezwoleń na imprezy w Chicago. Biorąc pod uwagę wzrost popularności zielonych wydarzeń, nie jest to zły pomysł!
Wymagaj zezwoleń dla zwierząt
Jeśli zwierzęta są w jakikolwiek sposób zaangażowane w wydarzenie, miasto Chicago wymaga podania wraz ze zgłoszeniem nazwiska lokalnego lekarza weterynarii, który będzie obecny na wydarzeniu. Osoba ta będzie odpowiedzialna za opiekę nad chorymi lub rannymi zwierzętami. Ponadto Komisja ds. Opieki nad Zwierzętami i Kontroli może przeprowadzać inspekcje zwierząt przed ich wykorzystaniem w działalności publicznej.
Zarządzaj oznakowaniem i promocją wydarzeń
Organizatorzy wydarzeń publicznych w Chicago mają możliwość dodatkowego wyeksponowania wydarzenia dzięki banerom z masztem świetlnym. Oczywiście miasto zarządza tymi prośbami, wymagając od organizatorów wypełnienia wniosku o zezwolenie na baner w tym kopię proponowanej grafiki banerowej, datę wydarzenia i wszelkie inne istotne aspekty wniosek. Departament ulic i urządzeń sanitarnych zarządza tego typu wnioskami.
