Karta zakupowa lub P-card jest formą firmowej karty kredytowej wydawanej pracownikom, którzy mogą następnie nabywać towary i usługi bez konieczności przetwarzania transakcji w ramach tradycyjnej procedury zakupowej, takiej jak zapotrzebowanie na zakup lub zakup Zamówienia.
Istnieje wiele różnych programów kart zakupowych; niektóre wymagają jedynie użycia zatwierdzonego przez firmę sprzedawcy, podczas gdy inne pozwalają na użycie dowolnego dostawcy. Zakupy dokonywane przez pracownika przy użyciu karty zakupowej są na ogół niewielkie i mają niewielką wartość. Wiele negatywnych reakcji na programy kart zakupowych dotyczy konkretnie nadużywania karty przez pracowników. Jednak korzyści płynące z programów zamówień są znacznie większe niż ryzyko i koszty związane z obsługą programu.
Korzyści z kart zaopatrzenia
Rząd Stanów Zjednoczonych stwierdził, że zakupy poniżej 2500 USD stanowiły tylko 2 procent ogólnych wydatków rządowych, ale stanowiły 85 procent wszystkich zakupów. Ponieważ koszty administracyjne tych drobnych zakupów często przekraczały faktyczne wydatki w dolarach, w wielu departamentach rządowych wzrosło użycie kart zakupowych. Jedna agencja rządowa, Departament Handlu, oszacowała, że korzystanie z kart zamówień zaoszczędziło im ponad 22 miliony dolarów rocznie na koszty administracyjne i ograniczenie przetwarzania zakupów czas. Korzystanie z kart pozwoliło działom zakupów skoncentrować swoje wysiłki na 15 procentach całkowitych wydatków na zakupy, które stanowią 98 procent całkowitych wydatków.
Wdrażanie kontroli wewnętrznych
Nadużywanie kart zamówień jest na pierwszych stronach gazet, ale te nadużycia, zwłaszcza w rządzie departamenty, często wykazują wysoką wartość dolara, która jest jednak mniejsza niż połowa jednego procenta całkowite wydatki. Mimo to zdarzają się nadużycia, ale można je kontrolować, wdrażając odpowiednie kontrole wewnętrzne w celu ograniczenia marnotrawstwa i nadużyć.
Silny kierunek zarządzania ma kluczowe znaczenie dla udanego programu kart zaopatrzeniowych. Kierownictwo powinno jasno określić dozwolone zastosowania karty oraz określić i nałożyć kary za opóźnienia w płatnościach, oszustwa i nadużycia. Oczywiście procedury i zasoby zaplecza muszą istnieć, aby wdrożyć kontrole. Jeśli nie ma wystarczających środków na monitorowanie i radzenie sobie z nadużyciami związanymi z kartami zakupowymi, nadużycia będą kontynuowane i nasilają się, ponieważ użytkownicy dostrzegają brak zaangażowania w program.
Kto dostaje kartę?
Innym negatywnym aspektem programów kart zakupowych jest to, że firmy uważają, że muszą wręczać karty wszystkim swoim pracownikom, którzy dokonują zakupów. Nie o to chodzi; wydanie karty zamówienia jest obdarzeniem zaufaniem. Firma musi mieć zaufanie do użytkownika karty, ponieważ faktycznie wydaje on pieniądze firmy. Powinien istnieć proces zatwierdzania, w którym pracownicy muszą być wybierani, przeglądani i zatwierdzani. Jeśli pracownik ma zły kredyt, czy powinien otrzymać firmową kartę zamówień?
Nakładanie limitów wydatków
Jak każda karta kredytowa, powinien istnieć limit kredytowy dla użytkownika. Firmy obsługujące karty kredytowe przyznają posiadaczom kart limit w oparciu o ich zdolność do płacenia. W przypadku posiadaczy kart zakupowych firmy powinny przyznać posiadaczom kart limit wydatków odpowiedni do ich stanowiska i prawdopodobnych wydatków. Na przykład osoba zatrudniona jako analityk IT może być zobowiązana jedynie do zakupu tuszu do drukarki i drobnych urządzeń peryferyjnych do komputera, co może wynieść zaledwie kilkaset dolarów rocznie. Limit wydatków dla tego pracownika powinien to odzwierciedlać i nie powinien on mieć ogólnego limitu wydatków w wysokości 2500 USD, który może być przyznany wszystkim pracownikom IT. Limity wydatków powinny być okresowo weryfikowane, tak aby pracownicy otrzymywali odpowiedni poziom na podstawie ich rzeczywistych wydatków.
