Pracujesz nad projektem? A może to, co robisz, jest częścią codziennej działalności Twojej firmy? Oba są wymagane w organizacji i są równie ważne, ale pomaga zrozumieć, nad czym pracujesz, dzięki czemu możesz lepiej zobaczyć, gdzie pasuje to do ogólnej strategii.
Istnieje pięć głównych różnic między pracą projektową a normalną pracą biznesową (często w skrócie BAU). Mając na uwadze te wytyczne, powinno być łatwo stwierdzić, czy pracujesz nad projektami, nad pracą BAU, czy też nad jednym i drugim.
Ograniczony w czasie vs. Bieżący
Projekty mają datę początkową, środkową i końcową i są wydarzeniem jednorazowym. To jest cykl życia projektu. W rzeczywistości najbardziej definiującą cechą projektu jest to, że ma on koniec. W tym czasie kierownik projektu i zespół pracują nad projektem. Na koniec zespół jest zwykle rozwiązywany.
BAU trwa. Można oczywiście zamknąć funkcję lub zatrzymać proces, jeśli nie jest już potrzebny firmie — ale nawet to zwykle odbywa się w ramach projektu. Funkcja BAU tworzy ciągłą pracę bez przewidywalnej daty zakończenia.
Zmieniacze vs. Zmień identyfikatory
Istnieje różnica w sposobie obsługi zmian w pracy projektowej i BAU. Zespoły BAU identyfikują potrzebę zmiany, a zespoły projektowe wdrażają tę zmianę.
Ponieważ zespoły BAU zarządzają biznesem, jako pierwsze wiedzą, kiedy istniejące procesy nie działają i nie są już przydatne. Kiedy tak się dzieje, identyfikują potrzebę zmiany.
Menedżer w ramach przeglądu strategicznego może zasugerować, jakie zmiany należy wprowadzić, aby jednostka osiągnęła swoje cele. Lub członek zespołu może zasugerować zmianę. Na drugim końcu spektrum możesz mieć pełne uzasadnienie biznesowe opracowane przez kierownika wyższego szczebla w celu wprowadzenia zmian wymaganych do pomocy ich oddziałowi w osiągnięciu rocznych celów. Osoby pracujące na stanowiskach BAU mogą również zdawać sobie sprawę, że zmiana jest niezbędna ze względu na zmiany w ramach regulacyjnych lub jako część konkurencyjnego krajobrazu organizacji.
Zespoły projektowe pomagają wdrożyć wszystkie te potrzebne zmiany. Projekty dostarczają zmiany do i za pośrednictwem funkcji BAU przy użyciu zarządzania projektami. Zwykle dzieje się tak, gdy projekt przejdzie przez proces uzasadnienia biznesowego i zatwierdzenia przez kierownictwo wyższego szczebla.
Zarządzanie vs. Ograniczanie ryzyka
Aby zwykłe funkcje biznesowe były skuteczne, przekonasz się, że zespoły BAU starają się ograniczyć wszelkie ryzyko operacyjne. Pracują nad wyeliminowaniem niepewności z biznesu w celu uzyskania lepszej stabilności organizacyjnej i powtarzalności procesów.
Ze względu na swój wyjątkowy charakter i niepewność projekty wymagają elementu ryzyka. Firma wykonuje mały skok w nieznane, po prostu realizując projekt, ponieważ wprowadza zmiany i dostarcza coś, czego wcześniej nie było.
Zespoły projektowe podchodzą zatem do ryzyka w inny sposób niż zespoły BAU. Kierownicy projektów starają się zarządzać ryzykiem — zarówno pozytywnym, jak i negatywnym — aby uzyskać jak najlepsze wyniki. Może to obejmować ograniczanie ryzyka w celu ograniczenia prawdopodobieństwa jego wystąpienia, ale obejmuje również inne strategie zarządzania ryzykiem.
Wielkie litery vs. Brak kapitalizacji kosztów
Projekty można zwykle kapitalizować, a często BAU nie może być, ponieważ polegasz na wydatkach operacyjnych związanych z bieżącą działalnością jako zwykłą pracą. Innymi słowy, metody księgowania projektów i innych zadań są różne.
Finansowanie projektu często wiąże się z uruchomieniem składnika aktywów, co oznacza, że koszty można skapitalizować. W niektórych przypadkach, w zależności od tego, gdzie jesteś na świecie i lokalnych przepisów księgowych, możesz nawet obniżyć koszty projektu poniżej granicy.
Koszty BAU są zwykle uważane za wydatki operacyjne i są śledzone w rachunku zysków i strat firmy.
Finansowanie projektów i ogólnie finansowanie przedsiębiorstw to bardzo wyspecjalizowany obszar, dlatego zawsze najlepiej jest zasięgnąć porady skonsultuj się z ekspertami finansowymi przed podjęciem decyzji o tym, co powinno, a czego nie powinno być pisane wielką literą organizacja. Zasady rachunkowości różnią się w zależności od kraju, a nawet organizacji, w której poszczególne firmy mają określone procesy i sposoby działania.
Wielofunkcyjny vs. Zespoły funkcjonalne
Wreszcie, istnieje duża różnica w składzie zespołów projektowych i BAU. Projekty zazwyczaj angażują multidyscyplinarne zespoły ekspertów zebrane razem w celu dostarczenia określonego produktu.
Zespoły projektowe składają się z osób pełniących określone role. Nie są to tytuły stanowisk, ale stanowiska w ramach projektu z odrębnymi obowiązkami. Główne role w zespole projektowym to:
- Sponsor projektu
- Menadżer projektu
- Starszy dostawca (organizacja odpowiedzialna za wykonanie pracy, którą może być zespół wewnętrzny, taki jak dział IT lub zewnętrzny wykonawca lub dostawca)
- Klient (może to być klient wewnętrzny, taki jak inny kierownik działu lub, w organizacji obsługi klienta, klient, dla którego realizujesz projekt)
- Eksperci merytoryczni (osoby wprowadzone do zespołu na czas trwania projektu lub jego część, które wykorzystują swoją wiedzę, aby przyczynić się do sukcesu projektu).
Z drugiej strony praca BAU jest zarządzana przez zespoły funkcjonalne. Są ekspertami na swoich własnych prawach, ale zgrupowani jako dywizja. Zwykle w mniejszym stopniu zachodzi nakładanie się różnych funkcji na inne działy, a oni będą mieli określone cele i wizję roli, jaką dział odgrywa w firmie. Przykładem może być zespół obsługi klienta, który działa jako część większego działu obsługi klienta, obsługującego połączenia i e-maile od klientów dotyczące Twojego produktu.
Może występować pewne nakładanie się, ponieważ ludzie z zespołów BAU są powoływani do udziału w zespołach projektowych.
BAU i konflikty projektowe
Praca projektowa i praca BAU mogą dobrze ze sobą współgrać, ale często mogą występować napięcia. Dzieje się tak, ponieważ projekty starają się zmienić status quo.
Po drugie, kiedy zapraszasz ludzi do swojego zespołu projektowego, mogą oni cierpieć z powodu konfliktu lojalności. Czy ich głównym obowiązkiem jest codzienna praca czy projekt? Jasne cele i silne zaangażowanie kierownictwa w projekt mogą tu pomóc, a także utrzymywanie otwartych kanałów komunikacji, aby wiedzieli, jakie powinny być priorytety.
Po trzecie, utrzymanie działalności firmy jest zawsze priorytetem. Ma to wpływ na zespoły projektowe, które mogą zobaczyć, jak ich fundusze zostały obcięte, a kluczowe zasoby wycofane z powrotem do BAU role i ramy czasowe są opóźnione, ponieważ utrzymanie codziennych operacji organizacji jest ciągnące centrum.
