Kanadyjscy podatnicy mogą zminimalizować swoje zobowiązania podatkowe, odliczając wydatki służbowe w momencie składania zeznania podatkowego. Osobom ubiegającym się o takie odliczenia Kanadyjska Agencja Skarbowa (CRA) zezwala na wszelkie „rozsądne” wydatki służbowe.
Agencja ratingowa definiuje to w następujący sposób. Wydatki służbowe to:
...pewne koszty, które są uzasadnione dla danego rodzaju działalności i które ponoszone są w celu osiągnięcia dochodu. Wydatki służbowe można odliczyć dla celów podatkowych. Wydatki osobiste, życiowe i inne niezwiązane z prowadzoną działalnością nie mogą być odliczane dla celów podatkowych.
Dlatego jako osoba prowadząca działalność gospodarczą musisz pamiętać o rozróżnieniu wydatków służbowych od wydatków osobistych przez cały rok. Trzymanie się osobno firmowe konto bankowe a przestrzeganie dobrych praktyk księgowych pomoże Ci to osiągnąć. Oto kilka dodatkowych wskazówek, jak najlepiej wykorzystać odliczenia z wydatków biznesowych.
Zapewnienie możliwości ubiegania się o zwrot wydatków służbowych
Zastanawiając się nad ubieganiem się o zwrot wydatków służbowych w Kanadzie, należy pamiętać o kilku zastrzeżeniach.
1) Zwróć uwagę na słowo „rozsądne” w definicji. To, co jest rozsądnym wydatkiem biznesowym dla jednej firmy, może nie być dla innej. Dla projektanta domu rozsądne wydaje się uwzględnienie obiadów dla gości jako na przykład wydatku służbowego, ale w przypadku hydraulika jest to dziwna rzecz.
Kwota żądanego wydatku również musi mieścić się w granicach oczekiwań agencji ratingowej jako uzasadniona. Jeśli projektant domu z poprzedniego przykładu żąda 800 dolarów wydatków na pojedynczy lunch biznesowy, podniesie to czerwoną flagę w agencji ratingowej (i prawdopodobnie poddać się audytowi firmy).
Jeśli nie masz pewności, czy wydatek służbowy, który chcesz odliczyć w ramach odliczenia, jest uzasadniony, najlepiej skonsultować się z księgowym. W rzeczywistości zlecenie księgowego rozliczenia podatku dochodowego samo w sobie jest odliczeniem związane z kosztami prowadzenia działalności.
2) Możesz odliczyć tylko część wydatków służbowych, która jest bezpośrednio związana z Twoją działalnością. Jeśli kupujesz i używasz pojazdów lub sprzętu zarówno do celów osobistych, jak i biznesowych, musisz dokonać rozróżnienia między nimi i ubiegać się wyłącznie o część służbową. Na przykład, jeśli pracujesz w domu i zaliczasz opłaty za Internet do wydatków służbowych, możesz ubiegać się o zwrot jedynie części opłat na pokrycie kosztów korzystania z usługi. Nie możesz żądać opłat za korzystanie z Internetu w celach osobistych.
3) Wszystkie wydatki służbowe muszą być poparte dokumentacją. Oprócz pewne wyjątki w przypadku niektórych wydatków na posiłki i pojazd musisz mieć rachunki na poparcie swoich roszczeń z tytułu wydatków służbowych.
Typowe wydatki biznesowe
Agencje ratingowe indeks wydatków służbowych wymienia wiele typowych wydatków biznesowych – od księgowości po media – i wyjaśnia zasady odliczeń podatku dochodowego odnoszące się do każdego wydatku. Do najczęstszych wydatków podlegających odliczeniu zaliczają się m.in pojazd silnikowy I wydatki na posiłki i rozrywkę.
Jeśli nadal masz wątpliwości lub wątpliwości dotyczące ubiegania się o konkretny wydatek służbowy, porozmawiaj ze swoim księgowym lub zadzwoń do agencji ratingowej.
Czy podatki są ważnym wydatkiem biznesowym?
Jeśli zgłaszasz wydatki służbowe w formularzu T2125, czy możesz uwzględnić GST/HST to, czy zapłaciłeś z tytułu wnioskowanego wydatku, zależy od tego, czy jesteś abonentem podatku GST i będziesz ubiegać się o podatek GST/HST z tytułu tego wydatku jako Ulga podatkowa naliczonego (ITC). Jeśli ubiegasz się o ITC, obniżysz deklarowane wydatki o kwotę ulgi podatkowej podaną w formularzu podatku dochodowego.
Według słów Kanadyjskiego Urzędu Skarbowego:
Kiedy ubiegasz się o zwrot podatku GST/HST poniesionego z tytułu wydatków służbowych w ramach ulgi podatkowej naliczonej, zmniejsz kwotę podatku naliczonego wydatki wykazane w formularzu T2125, Oświadczenie o prowadzeniu działalności gospodarczej lub działalności zawodowej, o kwotę ulgi podatkowej naliczonej. Zrób to, gdy podatek GST/HST, za który ubiegasz się o ulgę podatkową naliczony, został zapłacony lub stał się wymagalny.
Załóżmy, że w bieżącym roku podatkowym zatrudniłeś kogoś lub zleciłeś podwykonawstwo jakąś pracę. Kiedy zgłaszałeś ich wynagrodzenia lub honoraria jako wydatek (na formularzu T2125 zeznania podatkowego T1, jeśli Twoja firma jest jednoosobową działalnością gospodarczą lub spółki cywilnej), odliczyłbyś wszelki podatek GST/HST, jeśli zgłosiłeś go już jako wypłacony GST/HST w momencie składania zeznania GST/HST do odpowiedniego okres.
Jeśli w tamtym czasie nie byłeś zarejestrowanym podatnikiem GST (na przykład byłeś: mały dostawca i nie musiałeś pobierać i odprowadzać podatku GST/HST), uwzględniłbyś podatek GST/HST, który zapłaciłeś jako część wynagrodzenia lub wynagrodzenia z tytułu umowy o podwykonawstwo, ponieważ nie otrzymałeś tego odliczenia gdzie indziej. Podobnie, jeśli zatrudniłeś kogoś lub zleciłeś podwykonawstwo jakiejś pracy komuś w prowincji, która ma podatek od sprzedaży w Quebecu (tylko Quebec) lub Prowincjonalny podatek od sprzedaży (PST), na przykład Kolumbia Brytyjska, Saskatchewan, Manitoba, wówczas uwzględniłbyś ten podatek we wniosku o zwrot kosztów wynagrodzeń lub honorariów.
Pamiętaj, że nie możesz żądać żadnych rysunków ani wynagrodzeń wypłaconych właścicielowi firmy. Ponadto, ubiegając się o zwrot wydatków służbowych w Kanadzie, jeśli otrzymałeś jakikolwiek inny rabat, dotację lub pomoc, odejmij tę kwotę od wydatków służbowych, których dotyczyła.
