Ustawa o opiece zdrowotnej z 2009 r., ustawa o przystępnej cenie (ACA), zawiera kilka przepisów dotyczących zgłaszania pracownikom świadczeń opieki zdrowotnej przez pracodawców.
Niektóre wymagania dotyczą wszystkich pracodawców, a niektóre dodatkowe wymagania dotyczą większych pracodawców. IRS zarządza procesami i raportami zgodnie z tą ustawą.
Wymagania dotyczące raportowania przez pracodawcę dotyczące świadczeń zdrowotnych pracowników
Wszyscy pracodawcy muszą zgłaszać koszty świadczeń zdrowotnych zapewnianych pracownikom przez pracodawcę na formularzu W-2 i składać formularze W-2 dla wszystkich pracowników w Administracji Ubezpieczeń Społecznych.
Ponadto duzi pracodawcy (zgodnie z definicją IRS) muszą składać pracownikom roczne sprawozdanie na formularzu 1095-C i składać je w IRS.
Wymagania dotyczące raportowania dla wszystkich pracodawców
IRS wymaga, aby wszyscy pracodawcy zgłaszali koszty ubezpieczenia pracowników w ramach Kodeksu DD na temat pracownika formularz W-2, roczny raport o zarobkach rozdawany pracownikom i składany każdy z nich w Administracji Ubezpieczeń Społecznych rok.
Wprowadź kwotę tego ubezpieczenia zdrowotnego w formularzu W-2 pracownika, w szczególności używając kodu DD, który oznacza koszt ubezpieczenia zdrowotnego sponsorowanego przez pracodawcę. Zgłaszaj zarówno część opłacaną przez Twoją firmę, jak i przez pracownika.
Zgłaszając, podaj wartość wszelkich usług medycznych, dentystycznych i okulistycznych, za które możesz zapłacić. Uwzględnij część kosztów po stronie pracodawcy i pracownika; innymi słowy, całkowity koszt planu, niezależnie od tego, kto za niego płaci.
Nie musisz wystawiać formularza W-2, jeśli informacje dotyczące opieki zdrowotnej zawarte w kodzie DD są jedyną rzeczą, którą zgłaszasz, np. w przypadku emeryta.
Jeśli zapomniałeś uwzględnić koszty świadczeń opieki zdrowotnej w przypadku pracowników W-2, będziesz musiał złożyć formularze W-2c, aby poprawić ten błąd.
IRS ma pomocny wykres który pokazuje wszystkie rodzaje ubezpieczeń zdrowotnych, które muszą być uwzględnione w sumie na formularzu W-2.
Podatki i świadczenia zdrowotne
Zanim obliczysz świadczenia zdrowotne pracowników i wpiszesz je w kodzie DD formularza W-2, musisz wiedzieć, co podlega opodatkowaniu pracowników.
Koszty ponoszone przez pracodawców na ubezpieczenie zdrowotne nie podlegają opodatkowaniu pracowników ani w przypadku federalnego podatku dochodowego, ani podatków FICA (Ubezpieczenie społeczne i Medicare). Świadczeń tych nie uważa się również za wynagrodzenie dla celów podatku od bezrobocia. (Istnieją specjalne wymagania dla pracowników korporacji S.)
Pamiętaj, aby poinformować pracowników, że kwota w kodzie DD nie ma wpływu na ich podatki. Raport ma charakter wyłącznie informacyjny i ma pokazać pracownikom wartość przysługujących im świadczeń zdrowotnych.
Wymagania dotyczące raportowania dla dużych pracodawców
Kim jest duży pracodawca?
IRS nazywa dużych pracodawców właściwymi dużymi pracodawcami (ALE), co oznacza, że muszą oni spełniać określone wymagania dotyczące raportowania ALE na potrzeby ustawy Affordable Care Act. Twoja firma może być ALE w jednym roku, a w następnym już nie, ponieważ wymóg ustalany jest w każdym roku kalendarzowym, w zależności od średniej liczby pracowników w roku poprzednim.
Jeśli Twoja firma zatrudnia 50 lub więcej pracowników w przeliczeniu na pełny etat, jesteś uważany za „odpowiedniego dużego pracodawcę” (ALE) na potrzeby raportowania i dla celów Współodpowiedzialność pracodawcy.
Za pracowników pełnoetatowych uważa się tych, którzy pracują przeciętnie co najmniej 30 godzin tygodniowo. Jeśli zatrudniasz pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin, łączysz godziny pracy osób pracujących w niepełnym wymiarze godzin, aby uzyskać tak zwaną liczbę pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy.
Duże obowiązki pracodawcy w ramach ACA
Jeśli Twoja firma to ALE, musisz wykonać jedną z poniższych czynności.
- Oferuj „niedrogą” opiekę zdrowotną pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy. Ubezpieczenie to musi zapewniać „wartość minimalną”.
- Dokonaj płatności w ramach współodpowiedzialności pracodawcy (ESR) na rzecz IRS. Płatność ta musi zostać dokonana, jeśli co najmniej jeden pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy otrzyma ulgę podatkową na składki za wykupienie indywidualnego ubezpieczenia na giełdzie opieki zdrowotnej.
Co duzi pracodawcy muszą zgłaszać pracownikom
Poniżej znajdują się szczegółowe informacje na temat tego, co i kiedy należy zgłaszać pracownikom.
- Oświadczenie dla pracowników dotyczące ubezpieczenia zdrowotnego oferowanego pracownikom. To oświadczenie w sprawie IRS Formularz 1095-C, należy (a) przekazać każdemu pracownikowi w dniu i (b) zgłosić do urzędu skarbowego.
- Jeśli Twoja firma samodzielnie ubezpiecza swój plan opieki zdrowotnej, musisz przedstawić IRS oświadczenie dotyczące tego ubezpieczenia. W tym celu należy skorzystać z sekcji III formularza 1095-C.
Składanie formularzy 1095-C drogą elektroniczną
Jeśli składasz w IRS mniej niż 250 formularzy 1095-C, nie musisz składać ich elektronicznie. Jeśli składasz więcej niż 250 formularzy, musisz złożyć je elektronicznie.
IRS posiada specjalny system interfejsu użytkownika dla Zwroty informacji na temat ustawy o przystępnej cenie z którego możesz skorzystać.
Terminy raportowania dla 1095-C
Termin składania sprawozdań na formularzu 1095-C dotyczy poprzedniego roku kalendarzowego. Na przykład formularz należy złożyć w IRS do 28 lutego 2019 r. za rok 2018. Upewnij się, że używasz formularza właściwego dla roku, w którym składasz sprawozdanie, a nie roku, w którym wypełniasz formularz.
Raportowanie do pracowników: Musisz przekazać każdemu pracownikowi kopię formularza 1095-C za poprzedni rok kalendarzowy do 31 stycznia.
Zgłaszanie do Urzędu Skarbowego: Formularz IRS 1095-C należy złożyć w IRS przed 28 lutego (31 marca w przypadku złożenia elektronicznego).
Szczegóły formularza 1095-C
Formularz 1095-C wymaga następujących informacji.
- Imię i nazwisko pracownika, adres i numer NIP
- Adres pracodawcy, dane kontaktowe i numer EIN
- Oferty pracownicze dotyczące ubezpieczenia, łącznie rok i miesiąc po miesiącu
- Wymagana składka pracownika, ogółem rok i miesiąc po miesiącu
- W przypadku planów samodzielnego ubezpieczenia — pracownicy objęci ubezpieczeniem, dane identyfikacyjne i miesiące ubezpieczenia
The instrukcje dotyczące formularza 1095-C podać więcej szczegółów na temat wymagań dotyczących tego formularza.
Niezależnie od tego, czy jesteś mały pracodawca lub duży biznespoświęć trochę czasu na zapoznanie się z ustawą Affordable Care Act i jej wpływem na Twoją firmę.
Informacje na temat wymagań pracodawcy wynikających z ustawy Affordable Care Act są skomplikowane i wciąż się zmieniają, a każda sytuacja biznesowa jest wyjątkowa. Przed wdrożeniem któregokolwiek z tych wymogów dotyczących raportowania skontaktuj się ze swoimi doradcami podatkowymi, ubezpieczeniowymi i prawnymi.
