Przygotowanie biura przed zamknięciem na święta wymaga starannego przygotowania. Właściwe przesyłanie wiadomości sprawi, że Twoi klienci, dostawcy i pracownicy będą mogli zaplanować przestoje, a to oznacza, że nie będziesz musiał zajmować się wieloma gniewnymi skargami przed przerwą i po niej. To powinno zapewnić beztroskie wakacje i zasłużony odpoczynek.
Oto prosta lista kontrolna obejmująca kroki, od ustawienia wiadomości o nieobecności na wakacjach po resetowanie termostatów, które sprawią, że zakończenie wakacji będzie przebiegać sprawnie i opłacalnie.
Powiadom pracowników, klientów i dostawców
Pamiętaj, aby powiadomić interesariuszy w swojej firmie co najmniej dwa do czterech tygodni wcześniej. Pracownicy mogą być powiadamiani i przypominani za pośrednictwem biurowych systemów kalendarzy, powiadomień e-mailowych, znaków i ogłoszeń w całym biurze oraz wkładek do wypłat. I nie zapomnij o kolejnych przypomnieniach; nie każda wiadomość dociera do odbiorcy za pierwszym razem.
Możesz powiadamiać klientów za pośrednictwem swojej witryny internetowej i automatycznej wiadomości w systemie telefonicznym.
Powiadom dostawców (zwłaszcza tych, którzy mają powtarzające się harmonogramy dostaw) za pośrednictwem poczty elektronicznej, telefonu lub zwykłej poczty.
Powiadom personel lub służby ochrony
Powiadom personel ochrony lub służbę bezpieczeństwa o nadchodzących datach zamknięcia. Upewnij się, że dostawcy zabezpieczeń mają zaktualizowaną listę kontaktów w sytuacjach awaryjnych, która zawiera dane kontaktowe, w tym numery telefonów, dla Ciebie i Twoich kluczowych pracowników. Powinni wiedzieć, z kim się kontaktować w przypadku problemów związanych z bezpieczeństwem, nawet gdy biuro jest zamknięte i kto jest upoważniony do przebywania w budynku w czasie jego przestoju.
Zmień automatyczne powitanie asystenta
Na tydzień lub dwa przed zamknięciem nagraj plik automatyczne powitanie asystenta w systemie telefonicznym z informacją, że biuro będzie zamknięte przez dłuższy okres. Podaj datę zamknięcia i przewidywaną datę ponownego otwarcia. Tuż przed wyjściem nagraj drugie automatyczne powitanie, które podkreśli, kiedy wrócisz i, w stosownych przypadkach, do kogo dzwoniący powinni kierować wszelkie pytania podczas Twojej nieobecności.
Jeśli świadczysz usługi awaryjne, takie jak ogrzewanie i chłodzenie, hydraulika lub inne niezbędne usługi dla klienta, pamiętaj, aby poinformować rozmówców, jak połączyć się z automatyczną sekretarką lub telefonem komórkowym w przypadku połączenia nagły wypadek.
Powiadom swoją sekretarkę
Powiadom swoją sekretarkę o terminach, w których biuro będzie nieczynne i zaktualizuj swoją listę kontaktów o numery telefonów pracowników, którzy będą dyżurować. Upewnij się, że wiedzą, z kim się kontaktować w określonych sytuacjach; nie chcesz, aby menedżerowie najwyższego szczebla byli powiadamiani na przykład w przypadku problemów z dostawą.
Zmień powitania w poczcie głosowej
Jeśli Twój system telefoniczny umożliwia pracownikom odbieranie połączeń zewnętrznych przy biurkach, poinstruuj ich, aby nagrywali „zamknięte”. na święta” lub powitanie poczty głosowej „poza biurem”, które przekazuje dzwoniącym istotne informacje na temat zamknięcie. Pracownicy powinni poinformować dzwoniących, kiedy wrócą do biura i co zrobić, jeśli będą potrzebowali natychmiastowej pomocy, gdy biuro jest zamknięte. W większości przypadków nie chcesz, aby pracownicy podawali osobiste dane kontaktowe.
Zmniejsz termostaty, wyłącz sprzęt biurowy
Oszczędzaj energię i pieniądze, ustawiając lub przeprogramowując termostaty w biurze podczas przestoju. Będziesz zaskoczony oszczędnościami, jakie możesz uzyskać, a to może być dobre Szansa PR; pokaż, że Twoja firma jest zaangażowana w ochronę zasobów.
Możesz także zaoszczędzić energię i pieniądze, wyłączając wszystkie niepotrzebne urządzenia biurowe, w tym lampy biurkowe, kopiarki, drukarki i komputery.
Serwery zapasowe
Jeśli masz komputery i serwery, upewnij się, że cykl tworzenia kopii zapasowych przebiega prawidłowo przed i po wyłączeniu. Zmniejsz ryzyko katastrofy, planując kopię zapasową poza siedzibą firmy i umożliwiającą wcześniejszy odbiór. IT to dziedzina, w której chcesz mieć jasne instrukcje, z kim się skontaktować w przypadku problemu, dlatego upewnij się, że Twoja automatyczna sekretarka jest prawidłowo poinformowana.
Nie wyłączać
Jest kilka urządzeń biurowych, których nie należy wyłączać, m.in.:
- Faksy
- System telefoniczny
- Serwery i systemy kopii zapasowych
- Agregaty chłodnicze
- Systemy bezpieczeństwa
