Władza i polityka są faktami w każdej organizacji, a twoim pierwszym wyzwaniem politycznym jest nauczenie się tego zyskać wsparcie za Twoje pomysły i projekty od swojego szefa. Chociaż może się wydawać, że Twój szef ma skłonność do szybkiego „Nie” lub „Nie mieści się to w budżecie” za każdym razem, gdy proponujesz nowy pomysł, bardziej prawdopodobne jest, że po prostu nie przedstawiłeś swoich racji skutecznie. W tym artykule znajdziesz pomysły na naukę poprawić swój wskaźnik sukcesu gdy prosisz szefa o wsparcie Twoich inicjatyw.
Podstawa tego, jak myślą szefowie, gdy prosisz o zasoby i pieniądze:
Typowy przełożony liniowy lub bezpośredni jest napięty pod względem zasobów i czasu, a za każdym razem, gdy sugerujesz nową inicjatywę, toczysz żmudną walkę o zainteresowanie i uwagę. Pełniąc tę rolę przez wiele lat, mogę Cię zapewnić, że gdy przedstawiasz swojemu szefowi swój najnowszy pomysł, następujące myśli najczęściej pojawiają się w głowie:
- Mamy już zbyt wiele projektów, które wymagają zbyt małej ilości zasobów. Nie możemy już dodać nic więcej, bo zespół się zbuntuje.
- Moim priorytetem jest cięcie kosztów, a Twój pomysł będzie kosztował, a nie ma gwarancji, że zaoszczędzimy pieniądze w dłuższej perspektywie.
- Stanąć w kolejce. Jesteś trzecią osobą w tym tygodniu, która proponuje nową, ważną inicjatywę.
- Twój pomysł brzmi świetnie, ale nie pasuje strategia. Jeśli nie uda mi się powiązać tego z realizacją naszych celów strategicznych w tym roku, nie będę mógł go sprzedać.
- Mam trzy sytuacje awaryjne i mój szef ściga mnie z powodu problemu, o którym nawet nie wiem. Nie przeszkadzaj mi.
Chociaż mogą to być niewypowiedziane myśli Twojego szefa, reprezentują one bardzo realne wyzwania i bóle głowy większości menedżerów. Często jest to niewdzięczna praca. Teraz, gdy znasz już przynajmniej kilka problemów, które nie pozwalają spać menedżerowi w nocy, rozważ kilka dodatkowych realiów korporacyjnych.
- Wiele organizacji ma szczegółowy proces zatwierdzania projektu, wymagający przygotowania uzasadnienia biznesowego w ramach uzasadnienia inicjatywy.
- Chociaż nie każda inicjatywa zasługuje na uzasadnienie biznesowe, jeśli Twoja prośba obejmuje zasoby i/lub pieniądze, walczysz o wstępnie przydzielone środki budżetowe. Menedżerowie wyższego szczebla mają pewną swobodę w przenoszeniu środków budżetowych z jednej kategorii do drugiej, jednak w niektórych organizacjach jest to czynność czasochłonna i irytująco trudna.
- Wiele organizacji będzie filtrować żądania pod kątem nadrzędnej strategii i kluczowych celów. Jeśli inicjatywa nie wydaje się wspierać tych celów lub do nich nie pasuje, trudno jest ją uzasadnić.
Tak, istnieje wiele dobrych powodów, dla których Twoje pomysły, prośby i projekty umrą cichą śmiercią wraz z Twoim menadżerem lub menadżerem Twojego menedżera. Twoim wyzwaniem jest przewidzenie problemów zidentyfikowanych powyżej i przedstawienie przypadku, który eliminuje największe przeszkody.
Siedem kroków do uzyskania „tak” w rozmowie z szefem:
- Zawsze odrób swoją pracę domową. Staraj się zrozumieć cele korporacyjne i funkcjonalne oraz pracuj nad tym, aby Twoje pomysły i prośby były logicznie i łatwo zgodne z tymi celami. Jeśli to konieczne, zanim zaproponujesz swoją inicjatywę, poproś swojego szefa, aby przejrzał cele Twojego działu na nadchodzący okres. Pójdź o krok dalej i poproś szefa o opisanie swoich celów. Im więcej masz wiedzy na temat tego, jak Twój szef i Twój zespół będą oceniani, tym łatwiej będzie dostosować Twoją prośbę tak, aby mieściła się w tych parametrach.
- Podkreślaj zmniejszenie obciążeń, a nie jakieś dwuznaczne i mało prawdopodobne przyszłe korzyści. Przejrzyj powyższą treść i pamiętaj, że Twój szef bardziej skupia się na przetrwaniu niż na samorealizacji. Opracuj propozycje prezentujące redukcję siły roboczej, uproszczenie procesów i odciążenie i tak już przeciążonych zasobów.
- Zaplanuj swoją sprawę jak prawnik. Twój szef i być może inni menedżerowie wyższego szczebla zasiadają w ławie przysięgłych i zazwyczaj masz jedną szansę na przedstawienie swojej sprawy. Oprzyj swoją sprawę na pomocy w rozwiązaniu problemu; pokazać, jak złagodzi to problem; wskazać wpływ w postaci oszczędności kosztów, zwiększonej produktywności lub poprawy wydajności. Poproś obiektywną osobę trzecią o sprawdzenie Twoich założeń i danych.
- Ostrożnie dodaj korzyści pośrednie, aby osłodzić swoją sprawę. Po określeniu odciążenia oraz uzasadnieniu liczb i założeń możesz zaoferować potencjalne dodatkowe korzyści, które są większe niematerialne, ale atrakcyjne, takie jak poprawa morale lub zadowolenia z pracy, mniejsza rotacja personelu, możliwość dodatkowej nauki lub pracy obrót.
- Zaplanuj z góry swoje odpowiedzi na zastrzeżenia. Przewiduj pytania i zastrzeżenia oraz przemyśl i udokumentuj swoje odpowiedzi przed złożeniem faktycznej prośby.
- Czas, miejsce i możliwości są krytyczne. Rozważnie znajdź najlepszą okazję do przedstawienia swojej sprawy. Jeden z moich szefów wolał spotykać się bardzo wcześnie przy śniadaniu, aby omówić nowe pomysły. Miałem jego pełną uwagę przez 45 minut. Jedyne, co musiałem zrobić, to przybyć o 5:15, znaleźć odpowiednik „najlepszego czasu” swojego szefa i dostosować się do harmonogramu.
- Przygotuj prezentację sprzedażową jak sprzedawca-doradca. Pamiętaj, że Twój szef chce pomocy, a nie dodatkowej pracy czy dodatkowych kosztów. Wczuj się w wyzwania. Zaproponuj uprzejme rozwiązania wszelkich zastrzeżeń lub dostosuj swoje podejście według potrzeb. Okaż swoją pasję do pomysłu i zaangażuj się w jego powodzenie. Ten ostatni krok, zaangażowanie, jest najważniejszy.
Konkluzja:
Istotą zarządzania jest alokacja zasobów dla najlepszych szans. Twoje zrozumienie celów i zadań oraz empatia w stosunku do wyzwań stojących przed szefem są niezbędne, aby odnieść sukces w wyrażeniu „tak” dla swoich pomysłów i propozycji projektów. Metodyczne podejście do budowania, przedstawiania i obrony swojej sprawy ogromnie zwiększy Twoje szanse na sukces.
