Wiele dużych spotkań i konferencji korporacyjnych rozpoczyna program wydarzenia sesją otwierającą, czasami nazywaną sesją plenarną lub sesją otwierającą. Sesje te najczęściej kojarzą się z większymi konferencjami, kongresami czy konwencjami, ale można je wykorzystać również w przypadku mniejszych wydarzeń firmowych.
Sesje otwierające są zawsze zaplanowane na określony czas na początku programu. Zwykle trwają od jednej do dwóch godzin. Prezentacje zaplanowane w tych godzinach mogą dać organizatorom i gospodarzom wydarzeń wyjątkową okazję do zwrócenia się do uczestników.
Co składa się na sesję otwierającą?
Otwierające sesje ogólne charakteryzują się zaplanowaną prezentacją lub serią prezentacji prowadzonych przez różnych prelegentów. Są nastawione na dotarcie do ogółu odbiorców.
Niektóre programy wydarzeń ostatecznie oferują równoległe sesje grupowe, podczas których uczestnicy dzielą się na mniejsze grupy w celu prezentacji i warsztatów. Inni niemal natychmiast dzielą publiczność na sesje poświęcone określonym rolom, zestawom umiejętności lub zainteresowaniom. Sesja plenarna jest jednak okazją do wspólnego przemówienia do wszystkich uczestników wydarzenia.
Lider organizatora może zdecydować o omówieniu ogólnych punktów programu i nakreśleniu celów ogólnego programu. Sesje otwierające zwykle obejmują także: główny mówca oraz inni prezenterzy, którzy pomagają nadać ton konwencji.
Prezentacje te mogą odbywać się w różnych formatach, ale same sesje są z definicji otwarte dla wszystkich uczestników.
Dlaczego warto rozpocząć od sesji plenarnej?
Najskuteczniejsze otwierające sesje ogólne to te, które organizowane są z korzyścią dla publiczności i uczestników wydarzenia, nie organizatorzy wydarzenia. Organizatorzy wydarzeń może skorzystać z okazji, aby poruszyć kwestie biznesowe firmy lub stowarzyszenia, logistykę wydarzeń i punkty porządku obrad, ale wspaniała sesja plenarna powinna również bawić i motywować publiczność.
Skuteczne programy wymagają zaangażowania i zainteresowania publiczności. Organizatorzy wydarzeń muszą walczyć o odzyskanie tego zainteresowania, jeśli je stracą na początku. Otwarcie sesji generalnych powinno rozpocząć program mocnym akcentem.
Cele i zamierzenia
Świetne sesje otwierające mają zazwyczaj na celu osiągnięcie pewnej kombinacji następujących celów:
- Motywuj, edukuj i/lub baw i angażuj publiczność.
- Ustaw ton programu.
- Stwórz niezapomniane przeżycie.
- Podziel się ważnymi informacjami.
Najlepsze otwierające sesje ogólne zapewniają wszystkie te cele. Sesja plenarna dorocznej konferencji może obejmować przesłanie powitalne organizacji prezydenta, po czym następuje przemówienie przewodniczącego, który będzie pełnił funkcję moderatora na czas trwania obrad wydarzenie.
Sesję plenarną można zakończyć mocnym akcentem dzięki gościnnemu głównemu mówcy, który wygłasza prezentację na temat motywowania uczestników do osiągnięcia określonych celów.
Kiedy jest to zrobione dobrze
Dobra sesja ogólna otwierająca nada nastrój całemu wydarzeniu. Utrzymasz zainteresowanie, jeśli uda ci się utrzymać dobry nastrój podczas sesji plenarnej. Chcesz motywować uczestników. Przekaż informacje, których wcześniej nie znali, jako przedsmak tego, co ma nadejść. Nawiąż z nimi kontakt.
I tak, można dorzucić trochę rozrywki, ale nie chcesz, żeby rozrywka obejmowała całe przedstawienie.
