Każdego roku otwarta rekrutacja umożliwia pracodawcom oferowanie swoim pracownikom świadczeń grupowych przez krótki czas, zwykle około 30–45 dni. W tym krytycznym okresie pracownicy muszą zostać poinformowani o świadczeniach pracowniczych, na które mogą się zapisać, kiedy to zrobić i gdzie się zapisać. Niestety wiele zespołów ds. zasobów ludzkich ma trudności z przekazaniem pracownikom niezbędnych informacji, przez co mogą je przegapić.
Poczta elektroniczna może być potężnym narzędziem komunikacji służącym kształceniu pracowników w okresach otwartej rekrutacji, jeśli jest właściwie wykorzystywana. Ponieważ jest powszechnie akceptowanym i dostępnym narzędziem komunikacji, może to być dobry sposób na dotarcie do wszystkich pracowników. Poznaj wskazówki ekspertów dotyczące informowania o korzyściach podczas otwartej rejestracji, aby Twoi pracownicy mogli w pełni skorzystać z ofert świadczeń grupowych w tym roku.
Komunikuj korzyści przed, w trakcie i po otwartej rejestracji
Na kilka miesięcy przed datą otwartej rejestracji ważne jest, aby mieć solidny plan komunikacji dotyczący dostarczania istotne informacje dla pracowników przed rejestracją, w trakcie aktywnej rejestracji i po jej zakończeniu w górę. Może to być seria e-maili zachęcających pracowników do podjęcia określonych działań, zawierających linki do strony rejestracyjnej i informacje o świadczeniach.
Przypisz przedstawiciela ds. komunikacji centralnej ds. korzyści
Reagowanie ma kluczowe znaczenie podczas otwartej rekrutacji, ponieważ w tym czasie pracownicy będą mieli niezliczoną ilość pytań. Pamiętaj, aby wyznaczyć co najmniej jedną osobę, która będzie osobą kontaktową dla wszystkich przychodzących e-maili od pracowników, którzy mają pytania i wątpliwości. Powinna to być osoba dobrze zaznajomiona ze szczegółami planu, stawkami i terminami.
Korzystaj z wewnętrznego systemu gromadzenia informacji i analiz związanych z korzyściami
Czy Twoja firma aktywnie śledzi rejestracje, częściowe rejestracje i inne aspekty procesu rejestracji? Jeśli nie, wówczas system wewnętrzny może być pomocny w utrzymaniu kontroli nad zarządzaniem rekrutacjami w całej organizacji. Skorzystaj z bezpłatnego serwera poczty e-mail, takiego jak Outlook, aby skonfigurować powiadomienia e-mail o zmianach danych.
Utwórz serię wiadomości dla cotygodniowych punktów kontaktu z pracownikami
Otwarta rekrutacja może być łatwiejsza i bardziej produktywna, jeśli istnieje ciągła wymiana informacji między zespołem HR a pracownikami. W ramach strategii komunikacji e-mailowej utwórz serię wiadomości poruszających tematy związane ze zdrowiem i dobrym samopoczuciem, funkcjami programów świadczeń i innymi powiązanymi kwestiami. Wysyłaj do wszystkich cotygodniowe e-maile dotyczące punktów kontaktowych.
Daj menedżerom cotygodniowe sprawozdanie z wysiłków związanych z rejestracją świadczeń
Zawsze dobrze jest uzyskać pełne wsparcie ze strony menedżerów podczas prób rejestracji świadczeń. Dlaczego? Menedżerowie mogą pomóc pracownikom w ustaleniu priorytetów w zakresie korzystania ze świadczeń w nadchodzącym roku planowym oraz podzielić się informacjami, w jaki sposób świadczenia wspierają cele pracowników. Użyj ukierunkowanej kampanii e-mailowej dla menedżerów w okresach OE, aby informować ich na bieżąco o ważnych zadaniach i datach.
Spraw, aby e-maile dotyczące korzyści stały się zabawą
Otwarty okres rekrutacji nie musi być stresujący. W rzeczywistości może to być okazja do dobrej zabawy. Twórz e-maile zawierające zabawne gry, takie jak pytania o ciekawostki, ciekawe fakty na temat firmy i bezpłatne upominki ze zdrowymi przekąskami.
Zadbaj o poprawną gramatykę i pisownię w wiadomościach e-mail
Przed wysłaniem e-maili z korzyściami upewnij się, że dokładnie sprawdziłeś gramatykę i ortografię. Dzięki temu do czytelników nie dotrą żadne literówki, a e-maile będą miały sens. Literówki mogą dezorientować pracowników i wyglądają nieprofesjonalnie.
Użyj standardowego szablonu wiadomości e-mail i pomiń kod HTML
Eksperci twierdzą, że opracowując e-maile do komunikacji o korzyściach, najlepiej trzymać się standardowego szablonu wiadomości e-mail i zachować prostotę. Stray HTML może zakłócać działanie niektórych programów do czytania e-maili, szczególnie na urządzeniach mobilnych.
Napisz mocne tematy
Wiadomości e-mail będą czytane dopiero po ich otwarciu. A tak się nie stanie, jeśli temat nie będzie przekonywał odbiorców. Pisząc e-maile, skup się na utworzeniu tematu e-maila, który zaintryguje odbiorców do otwarcia e-mail zawierający mocne słowa, takie jak „pilne”, „pilne” i „uwaga”, może pomóc w osiągnięciu tego celu.
Używaj zestawień nagród ogółem w sezonowych wiadomościach e-mail
Aby pomóc pracownikom zrozumieć pełną wartość przysługujących im świadczeń pracowniczych, użyj zestawienia nagród ogółem przynajmniej raz w tym kwartale. Można go załączyć w formacie PDF do poszczególnych wiadomości e-mail lub w wiadomości e-mail można umieścić hiperłącze umożliwiające wyświetlenie zestawienia wynagrodzeń ogółem w dogodny dla pracowników sposób.
