Planiści wydarzeń zrozumieć istotną rolę, jaką odgrywa dobre oznakowanie w przyciąganiu uczestników do i z szerokiej gamy ofert konferencyjnych. Biorąc to pod uwagę, zaplanowanie skutecznej strategii oznakowania wydarzenia rzadko jest tak proste, jak utworzenie kilku kierunkowych wyświetlaczy z pianki. Zawsze, gdy w nieznanym obszarze gromadzą się setki osób, należy założyć, że będą wyjątki nawet od najlepszych ścieżek ruchu. Omówmy 5 najważniejszych kwestii, które należy ocenić przed podjęciem decyzji budżet wydarzenia na wydatki związane z drukiem.
Dopasuj nazwy pokoi do właściwości
We współczesnej epoce uznania sponsorów często można zobaczyć pokój podgrupy nazwany na cześć uczestniczącego sponsora. Ma to sens, ponieważ jest to świetny sposób na wyróżnienie osób biorących udział w konferencji. Jedną z rzeczy, których nie chcesz robić, jest zastąpienie nazw pokoi w Twoim obiekcie.
Na przykład, jeśli obiekt zdefiniował Twoją salę sesyjną ogólną jako Salę Bankietową 4, musisz umieścić tę informację na swoim oznakowaniu i programie. Przestrzeganie tego protokołu pomoże każdemu, od menedżerów po woźnych, skierować zagubionych uczestników we właściwe miejsce. W przeciwnym razie zagubiona dusza poszukująca twórczo nazwanego „Złotego Pokoju” może zostać przekazana kilku osobom, zanim uzyska właściwe informacje.
Użyj rzepu, aby zwiększyć elastyczność swojego oznakowania
To prosty trik, który oszczędzi Ci wielu kłopotów w dniu wydarzenia. Utwórz kilka ogólnych znaków kierunkowych ze strzałkami na rzepy, które możesz zmieniać w razie potrzeby. Niektórych wzorców ruchu nie da się przewidzieć, a możliwość szybkiego umieszczenia oznaczeń kierunkowych może uchronić Cię przed katastrofą.
W tym samym duchu możesz także wykorzystać funkcjonalność rzepów, aby zmienić przeznaczenie oznakowania na przyszłe wydarzenia. Na przykład znaki parkingowe i toalety to rodzaje rzeczy, które można wykorzystać praktycznie podczas każdego wydarzenia.
Upewnij się, że Twoje znaki wyróżniają się na tle innych
Częstym problemem planistów wydarzeń jest brak powszechnego oznakowania wydarzeń zapewnianego przez hotele i centra konferencyjne. Najprostszym sposobem na obejście tego problemu jest wzięcie odpowiedzialności za wszystkie potrzeby w zakresie oznakowania. Rozsądne jest dokonanie inwentaryzacji dostępnych opcji wewnętrznych, ale nie zapominaj, że być może będziesz musiał udostępnić niektóre z tych zasobów innym wydarzeniom w miejscu wydarzenia. Oznaczenia marki, które wyróżniają się na tle subtelnego oznakowania obiektu, są znacznie lepiej rozpoznawalne dla gości. Ludzie zwykle przechodzą obok oznakowań domów, więc upewnij się, że Twoja marka lub logo są wyraźnie widoczne, aby przyciągnąć uwagę.
Najpierw zaprowadź gości do drzwi wejściowych
Nie czekaj, aż uczestnicy wejdą do obiektu, zanim zaczniesz ich kierować. Znaki wjazdowe i parkingowe mają kluczowe znaczenie dla zapewnienia, że uczestnicy parkują i wchodzą do budynku we właściwym miejscu. Zaufaj mi; nie chcesz być osobą witającą rejestrującego, który właśnie przeszedł pół mili, ponieważ zaparkował po niewłaściwej stronie budynku! Dobra strategia oznakowania zaczyna się w pierwszym miejscu, w którym gość wyląduje na terenie posiadłości.
Nigdy nie lekceważ potęgi interakcji międzyludzkich
Bez względu na to, jak przyciągające wzrok mogą wydawać Ci się Twoje znaki, nigdy nie zastąpią one wartości przyjaznej twarzy. Osoby witające, woźni i pracownicy parkingu zawsze będą najlepszą obroną przed zagubionymi i zirytowanymi uczestnikami. Większość centrów konferencyjnych oferuje te usługi po stawce godzinowej, ale możesz też pozyskać ochotników z wnętrza Twojej organizacji. Strategicznie rozmieszczony stół rejestracyjny zmniejszy część zapotrzebowania na personel, ale pamiętaj o tym spacerujesz po obiekcie i identyfikujesz miejsca, do których mogą potencjalnie dotrzeć Twoi goście zaginiony.
Najlepszym podejściem do opracowania dobrej strategii oznakowania wydarzenia jest wyrzucenie wszystkich założeń przez okno. Każdy hotel i centrum konferencyjne posiada pewne oznakowania magazynowe, ale nie należy na nim polegać jako na głównym źródle wskazówek dotyczących konferencji. W świecie, w którym reklamy napierają na nas z każdej strony, skuteczne oznakowanie wydarzeń musi się wyróżniać i przyciągać uwagę uczestników. Może to być tak proste, jak umieszczenie logo konferencji na wszystkich znakach lub nawet bardziej pewne, wyznaczenie wyznaczonego pracownika, który będzie się uśmiechał i odpowiadał na pytania, gdy goście przybędą.
