O e-mail é emocional.
Quantos e-mails você está recebendo agora? Eles estão esperando pacientemente e docemente em sua caixa de entrada pelo seu próximo check-in cuidadosamente programado? Ou eles estão chamando seu nome - lembrando-lhe o que você ainda não fez hoje?
Meus e-mails tendem a “chamar meu nome e me lembrar de minhas inadequações percebidas”, mas a comunicação online também é uma parte essencial do meu fluxo de trabalho. Além disso, é como fico conectado a algumas das pessoas mais vibrantes com quem já tive o prazer de trabalhar. Então, eu tive que aprender a gerenciar minha caixa de entrada da mesma forma que gerencio meu eu emocional no trabalho: com cuidado e com foco nos limites.
Existem muitos livros e artigos sobre como gerenciar o tempo no trabalho de maneira eficaz, especialmente em torno de e-mails. Alguns argumentam que excluímos tantos e-mails quanto possível, senão todos eles. Não concordo com a ideia de que e-mail seja um trabalho inútil e superficial; algumas empresas baseiam-se na colaboração e dependem da comunicação por e-mail para seguir em frente. Muitos trabalhadores são encarregados deste “trabalho superficial” que permite que as coisas fluam suavemente, servindo como uma espinha dorsal invisível, mas essencial.
Hoje em dia, encontro-me em um novo precipício: como posso me comunicar de forma eficaz sem esgotar meu precioso tempo e energia? E como posso remover algumas das emoções e estresse que cercam minha caixa de entrada? (Ou sou o único que acha que os e-mails têm peso emocional?)
É assim que estou gerenciando física e emocionalmente meu e-mail, para o bem do meu trabalho - e para o meu eu pós-trabalho.
Operação Caixa de Entrada Zero
Minha estratégia de acesso é a caixa de entrada zero, mas nas últimas semanas, não consegui romper o limite dos últimos 100 e-mails. (“Hoje é o dia!” Digo todos os dias; mas) E em face desses últimos 100 e-mails, estou vendo quanto e-mail custa mais do que apenas o meu tempo no trabalho; é um pedágio em minha energia.
Já escrevi antes sobre como tenho reduziu meus pontos de exclamação na minha comunicação, o que ajudou a eliminar camadas excessivas de presunção e emoção. Até descobri que isso se traduzia no mundo real por meio de uma comunicação mais direta - senti menos medo da rejeição e mais confiança em pedir o que precisava.
Aqui estão três estratégias que me ajudaram a encurralar meus mustangs na caixa de entrada:
Defina limites como um campeão.
Email não é uma sala de chat. Se você está em contato comigo, você já deve saber disso: não sou uma resposta rápida, a menos que algo seja urgente (olá, Matriz de Eisenhower). Também tento dar o exemplo e criar e-mails concisos, mas completos. Se houver uma expectativa (real ou imaginária) de resposta instantânea em seu local de trabalho, desafie-a respondendo apenas quando estiver pronto.
Eu também não peço mais desculpas por uma resposta atrasada após descobrir algumas alternativas graciosas. Reduzi mais do que nunca as "sutilezas" adicionais porque há trabalho a ser feito e ninguém precisa ler boatos.
Ah, e a menos que você opere em um ciclo urgente, eu recomendo a remoção de notificações push que mostram a você cada e-mail novo em tempo real. Isso vai mudar sua vida.
Estabeleça novos métodos de gerenciamento de tarefas.
Quem mais é culpado de usar sua caixa de entrada como lista de tarefas? 🙋 Embora existam alguns projetos que eu ainda possa operar fora da minha caixa de entrada, estou mudando para um gerenciamento de tarefas mais eficaz (e menos estressante).
Por exemplo, toda segunda-feira, coloco minhas prioridades semanais em um post-it em minha área de trabalho. Então, todas as manhãs, reviso a lista de projetos e escrevo em meu planejador minhas principais tarefas do dia. Eu também anoto tarefas em minha caixa de entrada - então, arquivarei o e-mail e deixarei que meu eu, amante de listas, gerencie-as a partir daí. (Isso também me ajuda a manter o controle dos meus projetos para o meu diário de trabalho.)
Também aprendi que, se houver um e-mail que devo enviar, é mais produtivo escrevê-lo como uma tarefa específica separada. Enviar e-mails atenciosos podem ser cansativos para mim, portanto, dar a cada e-mail seu próprio espaço na minha lista de tarefas é uma prática de respeito próprio.
Gerencie e-mails enviados com cuidado.
Pessoalmente, os e-mails enviados são mais intimidantes do que uma caixa de entrada sem fim. O potencial para erro, o potencial para rejeição: é disso que estou falando quando digo que o e-mail é emocional. Então, aqui é onde eu tiro alguns momentos da minha mesa para pegar um pouco de sol e ar fresco, então eu me sento com uma xícara de café e música calmante em meus fones de ouvido.
Às vezes, eu me tranquilizo revisando os rascunhos cuidadosamente, garantindo que cada e-mail seja uma obra-prima antes de enviá-lo. Mas outras vezes, confio em mim o suficiente para não reler cada rascunho um milhão de vezes antes de enviá-lo. Às vezes, clico em enviar antes que meu cérebro de lagarto diga: "mas o que vai acontecer se não for perfeito?" e observe a mensagem diminuir o zoom no éter digital.
Gerenciando Emoções Induzidas por Email
De todos os artigos de autoajuda que li, poucos ofereceram ajuda para o tipo específico de fadiga em que você incorre quando precisa navegar em oceanos de e-mails diariamente.
Ninguém fala sobre o peso em seu estômago depois de enviar um e-mail particularmente ousado, ou o pânico quando você acha que soletrou um nome errado. Ou, novamente, aquele medo da rejeição. (Muito disso vem de meus dias frios de envio de e-mail, quando tentava lançar coisas como computação em nuvem para blogueiros de tecnologia - há muitos nãos nesse espaço.)
Portanto, além de meu método de envio de e-mails "me cerqueie de aconchego", também desenvolvi algumas táticas para ajudar a aliviar minha ansiedade em dias de e-mail pesado.
Respire profundamente antes de abrir seu aplicativo de e-mail.
Não estou brincando quando digo que os e-mails me animam, e é por isso que respiro fundo algumas vezes antes de abrir minha caixa de entrada todos os dias. Em dias sem escalas, também farei isso entre os envios. É uma maneira útil de me sentir mais presente e me tirar da minha cabeça milha por minuto.
Sair.
Se você puder, saia para uma caminhada de dez minutos. Isso geralmente me dá espaço mental e físico suficiente para voltar me sentindo revigorado e confiante para poder acessar o resto da minha caixa de entrada.
Consumir uma forma diferente de mídia.
Na dúvida, clique aqui. Se eu começar a entender muito sobre os e-mails, vou entrar na minha pasta de boletins informativos e ler algumas das informações mais recentes sobre empresas de impacto social ou notícias na mídia. Acho um espaço que tem pouca expectativa, mas continua relevante para o trabalho que estou fazendo. Eu encho minha xícara com palavras de líderes do setor e talvez algum conteúdo alegre antes de voltar para minha caixa de entrada.
Apague, arquive, apague, repita.
Exclua implacavelmente. Cancele a assinatura implacavelmente. Se não estiver agregando valor à sua caixa de entrada (ou "estimulando a alegria", se for melhor para você), descarte-o. Se você puder voltar para buscá-lo mais tarde (você não voltará), arquive-o em uma pasta. Se caixa de entrada infinita é mais o seu estilo, vá em frente - apenas encontre o que funciona para você. O objetivo é não sentir ondas de estresse ou ansiedade ao abrir seu e-mail todas as manhãs.
Uma caixa de entrada voltada para o autocuidado é aquela que não incomoda, não mantém você acordado à noite ou prejudica seu trabalho mais importante. É uma caixa de entrada que capacita, atende e impulsiona você.
Saudações, companheiros de e-mail. Nós temos isso.
