Întrebarea angajatului pare simplă, directă și ar trebui să fie ușor de răspuns. Dreapta? Nu dacă slujba ta este în Resurse umane. Chiar și cea mai simplă întrebare a angajatului ridică nenumărate semnale roșii pentru echipa de resurse umane a unui angajator. Încă o dată, mergi pe acea cale cu cinci trepte. Cum îi mulțumiți pe toți cei cinci părți interesate în timp ce îl tratați corect pe angajatul actual?
Ce este mai bine pentru angajator? Ce este mai bine pentru angajat? Ce este legal sau cerut de o agenție guvernamentală? Ce creează precedentul pentru deciziile viitoare privind și tratamentul echitabil al angajaților? Ce decizie vă va duce în judecată cu toate costurile concurente și agravarea?
Nu poți lua o decizie decât dacă decizia îi satisface pe toți cei cinci părți interesate – într-o anumită măsură. Este într-adevăr de mirare că, uneori, partea interesată a angajatului este cea care suferă? Iată cum trebuie să gândească oamenii din Resurse Umane și să ia decizii pentru a răspunde la întrebarea angajatului. Să folosim ca exemplu modificarea politicii de călătorie a expozițiilor comerciale ale companiei.
Cum gândește HR, ia decizii și răspunde la întrebări
Întrebarea oferită de un cititor părea destul de simplă. Un angajat, care călătorește cu afacerile companiei la târguri și alte evenimente pentru clienți, a dorit să-și prelungească timpul în orașul evenimentului folosind timpul de vacanță. Nici o problemă.
Nicio problemă, adică până când HR nu l-a informat despre modul în care zilele vor fi taxate din timpul concediului plătit. Cu simpatie atât față de HR, cât și față de angajat, iată cum trebuie să gândească o persoană din HR și să ia decizii.
Angajatul s-a deplasat duminică la o expoziție comercială. (Nici o problemă cu acest timp de călătorie; compania, prin politica, pe care toți angajații o înțeleg, nu plătește timp de călătorie în weekend pentru angajații scutiți.) The angajatul a lucrat de luni până miercuri la târgul comercial și a vrut să înceapă utilizarea zilei de vacanță după eveniment.
Bine, spuse Manager de resurse umane, joi și vineri sunt zile de vacanță. Nu, a răspuns angajatul, joi, în mod normal aș călători înapoi la companie; deoarece acea zi ar fi plătită ca parte a săptămânii mele normale de lucru, nu este corect să mă oblige să iau o zi de vacanță pentru a acoperi joia. Esti cu mine?
Gândirea HR și luarea deciziilor încep să ruleze
Bine, spune managerul HR, a cărui primă înclinație este să taxeze joia ca zi de concediu, deoarece angajatul nu folosește, de fapt, ziua pentru a se întoarce în companie. Persoana de HR, pe bună dreptate, nu vrea să fie nevoită să ia decizii de concediu a angajaților de la caz la caz, pentru angajații care participă la evenimentele sponsorizate de companie.
Verificând cu câțiva directori generali și cu o altă persoană HR, ambele decizii au avut susținători. Dacă angajatul trebuia să se întoarcă de la conferință miercuri și să lucreze joi, atunci joia ar trebui să fie o zi de vacanță.
Dacă joi ar fi în mod normal o zi de călătorie, ar conta ca zi de lucru, nu ca zi de vacanță. În împrejurări normale, oricum s-ar întoarce înapoi și compania nu ar trebui să-l sancționeze pentru că și-a prelungit șederea cu o vacanță.
Dar, el a ales să nu călătorească înapoi, ci să plece în vacanță, au spus disidenții. Aceasta nu este problema companiei și plătim timpul de călătorie doar dacă angajatul folosește ziua lucrătoare pentru a călători înapoi. Deoarece nu plătim nicio perioadă de călătorie în weekend și nu există o zi de călătorie, angajații ar trebui să fie plătiți numai dacă lucrează.
În plus, în mod normal, un angajat, cu excepția cazului în care a fost repartizat la demontarea cabinei, ar fi de așteptat să se întoarcă miercuri și să se prezinte la serviciu joi. Ar putea aranja să ajungă târziu cu managerul său, dacă zborul lui avea ochi roșii.
În acest caz, fără îndoială, joia ar trebui să fie taxată ca zi de vacanță. Dar, care a fost practica trecută în companie? Se așteaptă ca angajații să se întoarcă miercuri, dacă este posibil, sau joi este ziua normală de călătorie pentru întoarcere.
Majoritatea angajaților doresc să se întoarcă acasă și să lucreze cât mai curând posibil. Așadar, ei călătoresc acasă miercuri, dacă este posibil vreun zbor, în loc să petreacă o noapte petrecând singuri într-un oraș ciudat fără nimic de făcut.
Aceasta este, de asemenea, o întrebare în sectorul privat versus angajații publici. Dacă sunteți angajat din sectorul public, care lucrează adesea în condițiile negociate ale unui contract de sindicat, vă așteptați la astfel de considerații precum plata pentru fiecare minut în care lucrați. Dacă nu în compensație directă, se așteaptă un angajat din sectorul public timp de comp pentru orele lucrate și m-am aștepta să fie plătit și pentru călătoria în weekend.
Această gândire este anatema pentru un angajator din sectorul privat care se așteaptă ca angajații scutiți să-și facă treaba și să atingă obiectivele. De fapt, gândirea ca un angajat orar vă va împiedica cariera și vă va face mai puțin apreciat ca angajat. Iată câteva gânduri anterioare despre compensarea angajaților pentru timpul de călătorie.
Dacă angajatul este orar sau angajat neexceptat, angajatorii trebuie să țină cont de timpul de călătorie plătit, plus orele lucrate la târg. Atunci când un angajat este eligibil pentru ore suplimentare, aceste reglementări se aplică chiar și pe drum.
(Aceasta este una dintre teoriile despre motivul pentru care angajații care nu sunt scutiți sunt rugați atât de rar să călătorească pentru evenimente și formare pentru clienți. Reglementările guvernamentale fac ca costurile de participare să fie prohibitive – sau cel puțin – o durere în spate pentru a răspunde și a plăti de către angajatori. Și, oricât de mult aceste reguli pot inhiba utilizarea și creșterea carierei angajaților orar, simpatiile HR sunt față de angajatori.)
Considerații pentru decizia HR cu privire la politica târgurilor comerciale
Următoarea problemă pe care HR trebuie să o ia în considerare, în acest caz, este că mulți angajați călătoresc frecvent pentru expoziții comerciale și alte evenimente ale companiei. O decizie luată, în acest caz, are ramificații de anvergură pentru angajator și decizii cu privire la solicitările altor angajați în viitor.
Își dorește cu adevărat HR să ia aceste decizii de la caz la caz? În ce moment se termină munca și începe vacanța? Când expoziția se încheie la ora 16:00. miercuri?
Când pleacă ultimul avion spre orașul de domiciliu al angajatului miercuri seara? Dacă miercuri nu există avion? Cât de multă documentație și cercetare va trebui să solicite HR în viitor de la alți angajați pentru a se asigura că deciziile contabile ale companiei sunt consecvente și corecte?
La un moment dat, HR trebuie să stabilească că o decizie în favoarea permiterii acestui angajat să folosească ziua de joi ca zi de vacanță are prea multe ramificații pentru cereri similare în viitor. Angajatul se va simți nefericit.
Dar, nimeni din HR, pe care-l cunosc, nu vrea să-și petreacă timpul de lucru ca polițist pentru timpul de HR. Angajatul alege să nu călătorească înapoi la timp plătit; el poate călători înapoi dacă dorește plata lui și apoi să plece în vacanță. Orice altă decizie deschide o cutie de viermi mult prea mare.
Un ultim gând pentru persoana HR implică modul în care angajații au fost tratați în trecut. În general, angajații călătoresc miercuri noaptea sau joi? Dacă joi, sunt așteptați să apară la birou? Dacă miercuri seara, cât de mult din joi au fost de așteptat să lucreze?
Dacă, în cursul normal al afacerilor, s-ar fi întors miercuri seara, atunci joia ar trebui să fie considerată vacanță. Dacă, în cursul normal al activității, ar călători joi, dar ar fi de așteptat să apară și la locul de muncă joi, atunci joia ar trebui să fie taxată ca zi de vacanță.
Ah, este prima dată când întâlnești această întrebare? Grozav. Aveți șansa de a crea precedentul și de a stabili politica și practicile de călătorie ale companiei dvs.
Probabil chiar vei putea adăuga decizia ta la manualul angajatului, astfel încât toți angajații să cunoască terenul pentru a-și ghida luarea deciziilor în viitor.
HR ajunge la o soluție
Ce zici de asta pentru o soluție la întrebarea actuală? Cum a gestionat compania călătoriile angajaților la târguri comerciale și evenimente pentru clienți în trecut? Angajații zboară înapoi în acea noapte și lucrează a doua zi sau compania le dă libertate și îi lasă să zboare înapoi a doua zi după eveniment și să se prezinte la serviciu a doua zi?
Determinați ce a guvernat gestionarea acestor practici în trecut, conform mai multor manageri care sunt responsabili pentru angajații care participă la evenimentele cu clienții. Practica anterioară va determina utilizarea unei zile de vacanță – sau nu – pentru absenta joia.
Ce se întâmplă dacă descoperi – după cum este probabil – că practicile au fost inconsecvente în general și nu există nicio practică anterioară clară? Desenați linia în nisip. Spune-i angajatului care solicită în prezent, care nu avea reguli care să-l ghideze, că poate folosi o zi de concediu pentru joi. Apoi:
- Dezvoltați-vă politica,
- Adăugați politica la manualul angajatului,
- Instruiți angajații care călătoresc despre politica revizuită,
- Informați managerii că discreția conducerii nu va mai ghida deciziile de călătorie ale angajaților, deoarece deciziile nu au fost consecvente și corecte și
- Utilizați noua politică pentru a lua decizii coerente și corecte în viitor.
Limbajul politicii de călătorie pentru viitor
Într-o companie în care angajații călătoresc frecvent pentru afaceri și mai ales dacă grupul de angajați este mare, ar fi a coșmar pentru companie să ia decizii de la caz la caz, iar compania nu ar putea fi niciodată corectă pe tot parcursul bord. Cerințe de documentare pentru angajați adaugă o povară inutilă.
Alegerea cu angajați buni, care contribuie la urmărirea timpului de minute este insultătoare și înjositoare – pentru manager, HR și angajat. Și, învinge scopul dvs. de a avea încredere în angajați, tratând angajații ca pe niște adulți și așteptându-se ca angajații să ia decizii responsabile în conformitate cu orientările stabilite.
Deci, în funcție de nevoile companiei dvs., iată politica recomandată ca parte a politicii generale de călătorie. (Aveți o mulțime de decizii suplimentare pentru o politică cuprinzătoare.)
Și, apropo, dacă ai doar câțiva angajați care călătoresc? Ignorați toată această gândire de HR și luarea deciziilor. Duh! Managerii pot lua decizii contabile de timp de la caz la caz.
Călătorie către și de la evenimente sponsorizate de companie:
În (numele companiei), angajații călătoresc frecvent pentru afaceri. Angajații participă la întâlniri de formare sau asociații profesionale, vizitează vânzătorii și concurenții, se întâlnesc cu clienții și participă targuri și alte evenimente de interacțiune cu clienții, pentru a numi doar câteva exemple. Deoarece aceste evenimente sunt adesea organizate în locații dorite, angajații solicită frecvent să-și folosească PTO sau timpul de vacanță pentru a-și prelungi șederea la locația evenimentului.
În aceste cazuri, compania este responsabilă pentru costul deplasării angajaților inclusiv avioane, taxiuri, autobuze pentru aeroport și mijloacele de transport necesare din ziua în care angajatul se deplasează la eveniment până când angajatul finalizează activitatea companiei la eveniment. Angajatul trebuie să contabilizeze fiecare zi suplimentară a săptămânii luată de la serviciu după eveniment ca vacanță plătită, timp PTO sau concediu fără plată cu permisiunea conducerii.
Toate costurile suportate de angajat sau de însoțitorii de călătorie pentru călătorie, mâncare, cazare, transport și așa mai departe, în timp ce își iau concediul, trebuie să fie plătite de către angajat. Porțiunea din biletul de avion, achiziționată de companie pentru întoarcerea angajatului după participarea la eveniment, sau a contabilizat kilometrajul, plătită în mod normal pentru întoarcerea angajatului de către companie, poate fi folosită pentru întoarcerea angajatului acasă.
Compania nu va plăti cheltuieli suplimentare. Angajatul trebuie să contabilizeze fiecare zi liberă în urma evenimentului sponsorizat de companie.
Da, acesta este un răspuns lung la întrebarea angajatului despre utilizarea timpului de vacanță pentru a-și extinde călătoria la evenimentul companiei. Dar, este un bun exemplu al tuturor factorilor pe care HR-ul trebuie să ia în considerare în gândirea HR și luarea deciziilor. Nu este distractiv pentru HR, dar este necesară gândirea HR și luarea de decizii pentru a satisface nevoile celor cinci părți interesate ale companiei.
Nu doar tu urăsc jargonul HR? Începeți cu cuvântul: încurajați.
