Evenimentele de strângere de fonduri de toate tipurile, de la gale cu cravată neagră la maratoane transpirate la licitații zgomotoase, au reprezentat o parte semnificativă a mixului de strângere de fonduri pentru majoritatea organizațiilor caritabile de decenii.
De ce a fost atât de populară această formă de strângere de fonduri? Pentru unele organizații de caritate, evenimentele speciale aduc destul de mulți bani. Pentru alții, evenimentele de strângere de fonduri ating obiective precum construirea de relații, aducerea de noi susținători sau crearea de mai multă publicitate în comunitățile lor.
Deși evenimentele de strângere de fonduri din întreaga lume au fost fie amânate, fie anulate în 2020, multe organizații caritabile au aflat cum să le mențineți trecând la evenimente virtuale sau inventând noi tipuri de evenimente care se potrivesc cu un digital lume. Aceste evenimente au inclus concerte virtuale, jocuri virtuale și chiar atletism virtual.
Dar evenimentele speciale necesită multă planificare și, poate cel mai important, necesită evitarea greșelilor comune, cum ar fi să cheltuiești mai mult pentru eveniment decât aduce, să te gândești că un eveniment poate fi finalizat rapid și sărac urmare. Iată câteva greșeli de evitat.
Greșeli de planificare a evenimentelor de evitat
Aștept prea mult pentru a începe planificarea
Este ușor să ne gândim că putem organiza un eveniment împreună în ultimul moment, dar asta poate fi o greșeală costisitoare. Cu cât evenimentul este mai mare, cu atât ar trebui să alocați mai mult timp planificării.
Mai întâi, stabilește-ți obiectivele de strângere de fonduri. Dacă doriți să strângeți mii de dolari, va trebui să vă dedicați luni pentru a vă pregăti.
Nu ai un scop? Determină unul înainte de a merge mai departe. Este scopul tău să strângi mulți bani sau construirea unei relații sau publicitate? Scopul dvs. poate include toate acestea, dar decideți care va avea prioritate, apoi planificați în consecință.
Scopul și scopul dvs. monetar va determina cu cât timp înainte ar trebui să începeți planificarea, mai ales dacă acesta este un eveniment nou. De exemplu, o licitație tăcută sau o gală poate dura mult timp pentru a planifica și a stabili o strategie. Neon, un furnizor de software pentru evenimente, vă sugerează să acordați două luni de planificare pentru fiecare 100 de invitați.
Un eveniment atletic, cum ar fi un walk-a-thon, poate necesita inițial un an sau mai mult, pur și simplu pentru că există multe părți mobile pentru un astfel de eveniment, de la crearea înregistrării online, formarea unei campanii de strângere de fonduri de la egal la egal la obținerea de sponsorizări profitabile pentru eveniment.
Desigur, evenimentele mai mici pot fi organizate destul de repede, în funcție de obiectivul dvs. și de numărul de participanți pe care îi vizați.
Cu toate acestea, abordați un eveniment special în mod realist. Probabil că va dura mai mult decât credeți inițial, mai ales dacă este un eveniment nou-nouț. Evenimentele repetate durează în mod natural mai puțin timp. Dar 6-12 luni este un interval de timp ideal pentru a vă planifica prima.
Crearea unui buget nerealist
Două lucruri de luat în considerare cu bugetele sunt dacă evenimentul va face bani sau va cheltui bani. Dacă evenimentul tău este mic și scopul tău este construirea unei relații, a nu câștiga bani poate fi bine. Dar planificarea unui eveniment amplu fără a scăpa numerele poate fi o greșeală.
Luați în considerare rentabilitatea investiției (ROI) al evenimentului dvs. Dacă scopul tău este să strângi mai mult decât cheltuiești, asigură-te că poți realiza asta. Când construiți un buget pentru un eveniment, includeți toate aspectele, de la costul locației până la divertisment și până la timpul pe care personalul dumneavoastră îl va petrece pentru acesta.
De asemenea, luați în considerare dacă aveți puterea voluntară pentru a finaliza evenimentul. Aceste costuri ar trebui să fie cuantificate cât mai mult posibil și incluse în bugetul dumneavoastră.
Înainte de a repeta un eveniment, aruncați o privire atentă asupra performanței sale trecute și asupra faptului dacă va continua să facă bani. Uitați-vă la datele evenimentului de-a lungul mai multor ani pentru a determina dacă donațiile au scăzut și dacă voluntarii sunt mai greu de găsit.
Stabiliți dacă încasările din eveniment țin pasul cu inflația. Donațiile cresc sau scad? Nu vă fie teamă să renunțați la un eveniment de strângere de fonduri dacă începe să pulverizeze. Uneori, o idee nouă generează energie și interes nouă.
Nu aleg o temă
O temă este pur și simplu o idee unificatoare. Vă reunește toate eforturile sub aceeași umbrelă. Temele pot fi distractive, inspiratoare sau determinate de un scop. Aruncă o plasă largă atunci când te gândești la o temă. Încercați să depășiți ceea ce este evident, cum ar fi „Noaptea de cazinou” sau „Dansez cu stelele”.
Luați în considerare toate posibilitățile de design pentru tema dvs. Va funcționa bine pentru marketing și publicitate? Cum va arăta pe programul pe care îl tipăriți, pe semnele pe care le creați în comunicatele de presă și altă publicitate?
Cele mai bune teme sunt atât interesante, cât și care provoacă gânduri. Amintiți-vă, tema pe care o alegeți trimite un mesaj subconștient participanților dvs., așa că alegeți cu înțelepciune.
Iată câteva teme reale pentru a vă stârni imaginația:
- Demascarea Viitorului: Cea de-a 26-a strângere de fonduri anuală a Hob Nob Gala a Fundației Saint Francis a strâns peste 300.000 de dolari care au fost destinate programului său de granturi comunitare și alte servicii spitalicești. Acesta a fost un eveniment virtual care include o licitație și divertisment profesional.
- Merge o milă în pantofii ei: Acest walk-a-thon inovator i-a invitat pe bărbați să meargă o milă cu pantofi cu toc pentru femei pentru a strânge fonduri pentru a combate abuzul domestic. Evenimentul s-a desfășurat la nivel național la care au participat numeroase organizații locale mici.
- Înfometați un vampir. Doneaza sange: Acesta a fost un eveniment de colectare de sânge început în urmă cu câțiva ani de Crucea Roșie Americană, dar școlile, universitățile și chiar companiile încă folosesc ideea și tema la Halloween.
Solicitare slabă de sponsorizare
Nu toate evenimentele de strângere de fonduri au sponsori, dar cele mai mari au de obicei. Sponsorizarea este remarcabilă în special pentru evenimentele sportive mari, dar poate fi potrivită și pentru gale, expoziții de muzee sau un eveniment în mai multe state sau strângere de fonduri. Sponsorii pot ajuta la furnizarea de publicitate, la finanțarea unui loc și la asistență tehnică sofisticată.
Sponsorizările sunt parteneriate. Companiile câștigă o mare bunăvoință prin sponsorizarea evenimentelor nonprofit. În lumea de astăzi, consumatorii plasează etica companiilor deasupra competenței, potrivit The Edelman Trust Barometer 2020. Organizațiile de caritate ar trebui să profite de această necesitate ca întreprinderile să arate cât de responsabile sunt din punct de vedere social.
Există mai mulți pași pe care îi puteți face pentru a găsi sponsorizări, care sunt subliniați mai jos:
- Verificați ce legături ați putea avea deja cu companii. Luați în considerare companiile pe care le utilizați deja, cum ar fi furnizorii dvs. Întrebați membrii consiliului dumneavoastră ce conexiuni au. Priviți în jur asociațiile pe care le puteți avea, cum ar fi Camera de Comerț sau cluburi de afaceri precum Rotary Club sau Kiwanis.
- Faceți o listă cu companiile din apropiere care ar putea fi interesate de evenimentul dvs. Acestea pot fi doar afaceri locale sau sucursale ale afacerilor naționale. Ajungeți la acele afaceri prin intermediul birourilor lor de marketing sau filantropice.
- Odată ce găsiți un contact la o companie, cercetați-i obiectivele, publicul și planurile de marketing. Există o potrivire cu misiunea ta, publicul tău, activitățile tale?
- Când găsești o afacere cu obiective și un public care se potrivește cu al tău, pregătește o propunere de sponsorizare. Gândiți-vă la un parteneriat din punct de vedere al afacerii și modelați-vă propunerea în funcție de interesele afacerii respective.
Nu vă segmentați baza de date
S-ar putea să fiți obișnuit să utilizați cercetarea potențialului pentru campaniile dvs. majore de strângere de fonduri, dar funcționează la fel de bine cu evenimentele de strângere de fonduri, mai ales dacă evenimentul este cu miză mare.
Cercetează-ți lista de participanți sau lista de invitații pentru a vedea cine ar putea avea mai multe șanse să ofere un cadou mai mare înainte sau după eveniment. Dacă faci cercetări în mod continuu, aceasta nu va fi o problemă. Dacă nu, începe acum prin a-ți evalua donatorii în ceea ce privește valoarea lor netă și angajamentul lor cu organizația ta de caritate.
Personalul dvs. poate face cercetări de prospect sau puteți angaja un consultant de cercetare sau o companie. Valoarea netă, amintiți-vă, este doar o parte din ceea ce determină un donator să dea. Legăturile lor anterioare cu cauza și angajamentul dvs. probabil contează pentru mai mult.
Ceea ce găsiți vă poate ajuta să dezvoltați o diagramă de locuri mai înțeleaptă sau să influențați modul în care ajungeți la anumiți participanți. Dincolo de simpla trimitere a unei invitații, un membru al consiliului dvs. poate da un telefon pentru a încuraja acel potențial să participe.
Greșeli de evitat în timpul unui eveniment
A face evenimentul prea lung
A face evenimentele să dureze mai mult decât este necesar este o altă greșeală pe care o fac multe organizații nonprofit atunci când organizează un eveniment de strângere de fonduri.
Este mai bine să trimiteți oaspeții acasă puțin mai devreme decât să le cereți să participe la un program lung sau un set de activități.
Participanții la evenimentul de strângere de fonduri nu doresc să rămână captivi pentru totdeauna. Au vieți, copii și locuri de muncă și nu vor să petreacă șase ore la evenimentul tău, oricât de minunat ar fi acesta.
O modalitate de a menține un eveniment sub control este să luați un reper de la teatru. Luați în considerare scenariul întregii afaceri. Dacă aveți vorbitori, spuneți-le cât timp au la dispoziție și chiar oferiți-vă să scrieți câteva observații pentru ei.
Scrieți fiecare detaliu al evenimentului de la momentul începerii unui segment până la momentul în care se termină. Dați scenariul fiecărui membru al personalului care lucrează la eveniment și fiecărui voluntar. Subliniați importanța respectării cât mai îndeaproape posibil la intervalul de timp.
Păstrați evenimentele de strângere de fonduri scurte, dulci și la obiect. Întotdeauna vrei să-ți lași oaspeții dorind mai mult.
Nereușirea să solicite o donație de la participanți
Dacă nu le cereți niciodată donații susținătorilor și nu sunteți niciodată precis cu privire la nevoile dvs., cum vă puteți aștepta ca aceștia să vină în fața dvs.?
Cel mai bun mod de a remedia această discrepanță este să sari direct. Spuneți participanților dvs. totul despre obiectivele și aspirațiile voastre înalte. Lasă-le să participe la planificarea inițiativelor tale viitoare.
Probabil că sunt curioși de proiectele pe care intenționați să le abordați. Mai mult decât atât, vor să știe cum pot ajuta și să intre la parterul muncii bune pe care o desfășurați.
Cereți ajutorul donatorilor. Spune-le că donațiile lor contează și că fiecare dolar contează pentru realizarea viselor tale nonprofit.
S-ar putea să pară nefiresc la început să ceri bani de-a dreptul, dar donatorii tăi preferă să cunoască adevărul decât să nu știe cum ar putea fi de real ajutor cauzei tale.
Faceți întrebări directe participanților la eveniment. S-ar putea să fii surprins de cât de pozitive sunt răspunsurile lor.
Nu se coordonează pe toate platformele
Totul în strângerea de fonduri este acum multicanal, chiar și evenimente în persoană. Puteți vinde bilete online, puteți organiza licitația online, puteți avea oportunități de donații online în timpul unui eveniment sau puteți opera un sistem complex de strângere de fonduri peer-to-peer.
Organizația dvs. poate gestiona un eveniment mic cu câteva componente digitale, dar un eveniment mai mare poate necesita ajutor extern.
Multe organizații nonprofit folosesc servicii de planificare a evenimentelor pentru a le ajuta să își organizeze și să își comercializeze evenimentele, mai ales când există multe părți mobile. În acest spațiu funcționează multe servicii.
Câteva firme care merită să fie analizate sunt Dirigo Design and Development și Sir Isaac. De asemenea, numeroase fonduri de crowdfunding platformele pot ajuta cu componentele digitale ale oricărui eveniment special de strângere de fonduri, cum ar fi CauseVox, Classy și Eventbrite.
Greșeli de evitat după eveniment
Nu vă mulțumiți donatorilor imediat
Una dintre cele mai mari greșeli pe care le fac mulți strângeri de fonduri este că nu mulțumesc participanților la eveniment și donatorilor lor. Sau dacă o fac, s-ar putea să nu-și mulțumească donatorilor în mod corect. De exemplu, dacă un donator dă 10 USD după un eveniment de strângere de fonduri, este perfect acceptabil să îi trimiți un e-mail de mulțumire.
Cu toate acestea, dacă un donator major vă oferă organizației dvs. nonprofit 5.000 USD, un e-mail nu este suficient. O scrisoare de mulțumire bine gândită este în ordine. Mai mult, un apel telefonic oficial de la un membru al consiliului pentru a-i recunoaște contribuția generoasă ar fi cel mai bine.
Pentru a oferi cea mai bună experiență de administrare posibilă, este important să luați în considerare fiecare dintre donatorii dvs. ca indivizi. De asemenea, este important să recunoașteți că recunoașterea donatorilor dvs. este ceea ce îi face să se întoarcă la organizația dvs. Într-un studiu de cercetare, Donor Voice a descoperit că mulțumirea unui donator rapid și eficient a fost unul dintre cei șapte factori cheie ai angajamentului donatorului.
Cea mai bună practică pentru a mulțumi participanților la eveniment este să trimiteți mulțumirile dumneavoastră în primele 48 de ore de la strângere de fonduri.
Practic, aceasta înseamnă că probabil ar trebui să trimiteți mai întâi mulțumiri generale prin e-mail și apoi să treceți la moduri mai personalizate, cum ar fi apelurile telefonice și scrisorile de mulțumire trimise prin poștă.
Asigurați-vă că le mulțumiți donatorilor devreme, des și într-o manieră care se potrivește cu implicarea lor în organizația dvs.
Nu cere feedback
Cererea de feedback este doar o parte solidă a încurajării relațiilor cu clienții. Primim sondaje de oriunde cumpărăm sau facem afaceri sau chiar atunci când cerem ajutor cu un serviciu online. Așa că niciunul dintre participanții la eveniment nu va deranja să primească un sondaj de la dvs. în care să vă întrebați cum le-a plăcut evenimentul și dacă au sugestii pentru a-l îmbunătăți data viitoare.
Un sondaj prin e-mail este cea mai bună opțiune. Chiar și participanții dvs. mai în vârstă vor putea participa probabil. Există aplicații de sondaj care funcționează bine și sunt simple și ieftine. SurveyMonkey este cel mai cunoscut. Dar dacă utilizați un furnizor de evenimente pentru operațiunea dvs., probabil că va exista un sistem de sondaj încorporat. În ambele cazuri, tabelarea și înțelegerea răspunsurilor ar trebui să fie ușoară.
Trimiteți sondajul rapid, în 24 de ore, dacă este posibil, și luați în considerare oferirea unui stimulent pentru completarea acestuia. Faceți și sondajul scurt. Eventbrite sugerează nu mai mult de 10 întrebări cu răspunsuri multiple.
Concluzia
Deși pot exista destul de multe gafe pe care o organizație nonprofit le-ar putea face cu ușurință cu un eveniment de strângere de fonduri, există și tot atâtea remedieri rapide. Folosește aceste soluții și poți găzdui un eveniment de strângere de fonduri cu încrederea că îți vei îndeplini obiectivele pentru eveniment, de la strângerea de bani până la creșterea bunăvoinței.
