Una dintre cele mai frecvente provocări pentru proprietarii de afaceri mici este echilibrarea nevoii de a realiza multe în ceea ce nu pare niciodată suficient de timp. Suntem o grupă adesea supraprogramată și cei mai mulți dintre noi ar putea beneficia de ceva timp suplimentar sau cel puțin mai productiv folosirea timpului pe care îl avem.
Cand vine vorba de de gestionare a timpului, a descoperi cum să folosești timpul mai productiv este adesea o provocare. Un loc bun pentru a începe este gestionarea e-mailului; acesta este un domeniu care se află în fruntea listei de ucigași ai timpului pentru mulți proprietari de afaceri mici.
Pentru că un e-mail este o formă continuă de comunicare și nu avem control complet asupra celor primite flux, trebuie să lucrăm la îmbunătățirea productivității noastre în modul în care primim, organizăm, răspundem și chiar gândim la e-mail. Sfaturile de mai jos vă vor ajuta să creați un sistem de gestionare a e-mailului într-un mod care să susțină productivitatea în loc să o consumați.
1. Dezactivați notificările prin e-mail
E-mailul tinde să sosească la orice oră din zi și din noapte, așa că este vital să controlați modul în care fluxul de mesaje primite se potrivește în ziua dvs. Dezactivați notificările de mesaje noi atât pe computer, cât și pe smartphone pentru a preveni distragerile și întreruperile constante ale programului dvs. și verificați e-mailurile atunci când vă convine.
2. Decideți cum să utilizați căsuța de e-mail
Există multe filozofii diferite când vine vorba de gestionarea căsuței de e-mail. Puteți să vă folosiți căsuța de e-mail ca o reclamă, să o limitați doar la mesaje cu prioritate ridicată sau să o transformați într-o listă de sarcini de lucru. Cheia este să alegeți un scop pentru căsuța dvs. de e-mail și să rămâneți cu el.
3. Creați liste albe și liste negre de e-mail
Majoritatea clienților de e-mail și a furnizorilor de e-mail permit utilizatorilor să facă liste cu adrese sigure pentru a se asigura că aceste mesaje ajung, în timp ce plasează pe lista neagră sau blochează ceea ce considerați adrese spam. Acordați-vă timp pentru a actualiza frecvent aceste liste pentru a păstra e-mailurile primite curate.
4. Setați un cronometru și un proces lot
Unii proprietari de afaceri mici beneficiază de a avea buzunare de timp în ziua lor doar pentru e-mail. Dacă acest lucru funcționează pentru dvs., rezervați o anumită perioadă de timp în timpul zilei pentru a răspunde la mesaje, mutați-vă elemente de acțiune în lista de sarcini, ștergeți mesajele nedorite și obțineți o idee dintr-o privire despre ceea ce necesită atenția dvs Următorul.
5. Utilizați reguli pentru a automatiza procesul
Pentru a simplifica și mai mult procesul de gestionare a e-mailului, utilizați reguli în clientul dvs. de e-mail care sortează, semnalează, mută și organizează mesajele. Deși va dura ceva timp pentru a crea reguli care să susțină modul în care utilizați e-mailul, odată ce le-ați creat, puteți reduce o parte semnificativă a timpului de procesare a e-mailului.
6. Obțineți un avans de la smartphone-ul dvs
Mulți proprietari de afaceri mici au smartphone-uri, astfel încât să poată rămâne în contact și să poată fi la curent cu locul de muncă, chiar și atunci când sunt în afara biroului. Dacă verificați frecvent e-mailurile pe dispozitivul dvs. mobil, puteți economisi o cantitate semnificativă de timp citind și începând să procesați mesajele în timp ce sunteți mobil. Chiar dacă îți faci un obicei din a șterge mesajele nedorite și pe care nu trebuie să le salvezi, poți beneficia de o căsuță de e-mail simplificată când te întorci la birou.
7. Dacă nu îl citiți, dezabonați-vă
E-mail buletine informative și altele marketing prin e-mail mesajele pot fi o modalitate excelentă de a rămâne conectat cu clienții, colegii, partenerii și alte afaceri care vă interesează, dar aceste mesaje se pot acumula rapid. Dacă nu ați citit o anumită corespondență recurentă în mai multe numere, opriți-vă abonamentul. Limitarea buletinelor informative prin e-mail și a altor mesaje automate doar la cele pe care le citiți în mod regulat poate fi o modalitate ușoară de a reduce volumul din căsuța dvs. de e-mail.
Odată ce ați plasat e-mailul, luați în considerare să încercați suplimentar instrumente digitale pentru a deveni și mai eficient.
