Scopul scrisului de afaceri este de a transmite informații altcuiva sau de a solicita informații de la acesta. Pentru a fi un scris eficient pentru afaceri, trebuie să fii complet, concis și precis. Textul dvs. ar trebui să fie scris în așa fel încât cititorul să poată înțelege cu ușurință ceea ce spuneți sau îi întrebați.
O mulțime de scris pentru afaceri este neglijent, prost scris, dezorganizat, plin de jargon și incomplet. Adesea este fie prea lung, fie prea scurt. Toate aceste atribute contribuie la scrierea de afaceri ineficientă.
Fie că ești redactarea unei propuneri de vânzare, un e-mail către șeful dvs. sau un manual de instrucțiuni pentru un pachet de software, există anumiți pași pe care trebuie să îi urmați pentru a fi eficient. Urmați acești cinci pași:
- Organizează-ți materialul
- Luați în considerare publicul dvs
- Notează-ți gândurile
- Verificați-vă materialul
- Editează-ți materialul
Organizarea este cheia
Dacă nu îți organizezi materialul, nu va curge bine și nu va avea sens. Scrisul poate fi simplu sau complicat. Când scrieți un e-mail care anunță o întâlnire a personalului, acest lucru este la fel de simplu ca să vă colectați gândurile. Pe de altă parte, probabil că va trebui să dezvoltați o schiță complexă înainte de materialul finit, dacă scrieți rezultatele unui studiu farmaceutic inovator. Oricare ar fi sarcina, fără un nivel adecvat de organizare (chiar și organizarea gândurilor), este posibil să nu includeți tot ce aveți nevoie sau să nu reușiți să acordați proeminență celor mai importante subiecte. Omisiunile sau o focalizare incorectă vor face scrisul de afaceri mai puțin clar.
Cunoaște-ți publicul
Înainte de a începe să scrieți, gândiți-vă la publicul vizat. De exemplu, o prezentare despre noul program 401(k) al companiei dvs. poate avea aceeași schiță atunci când este oferită directorului financiar, precum și angajaților, dar nivelul de detalii pe care îl includeți va varia. De asemenea, trebuie să luați în considerare tonul. Un e-mail rapid către echipa dvs., care să le amintească de picnicul anual al companiei, nu va avea același ton ca și misiunea dvs. cu privire la raportul anual al companiei dvs.
De asemenea, amintiți-vă că o veți face comunica mai eficient pentru audiența dvs. dacă vă concentrați pe ceea ce doriți să audă mai degrabă decât pe ceea ce veți spune.
Un cuvânt despre scrisul bun
Scriitorii buni au stiluri diferite de a scrie. Unii preferă să scrie totul și apoi să se întoarcă și să editeze. Alții preferă să editeze pe măsură ce merg. Uneori, stilul lor preferat variază în funcție de ceea ce scriu.
Pe măsură ce scrieți (sau când editați) fiți conștient de lungime. Ar trebui să folosiți suficiente cuvinte pentru a vă clarifica sensul, dar nu folosiți cuvinte inutile doar pentru a-l face înflorit. Scrierea de afaceri trebuie să fie clară și concisă, nu pronunțată și înflorită. Amintiți-vă, nimeni din afaceri nu are timp să citească mai mult decât este necesar.
Pe de altă parte, nu-ți face piesa prea scurtă. Trebuie să scrii suficient pentru ca sensul tău să fie clar și să nu fie înțeles greșit. Imaginează-ți dacă un echipament dintr-un depozit ar fi etichetat „folosit, dar bun”. Ar fi neclar dacă asta ar însemna echipamentul fusese folosit foarte mult, sau că echipamentul nu mai era nou, dar totuși funcţional. Câteva cuvinte suplimentare ar fi clarificat sensul. De asemenea, evitați să folosiți jargon sau abrevieri, deoarece acestea pot însemna lucruri diferite pentru diferiți cititori.
Verificați și editați
Indiferent de stilul tău de scriere, toți scriitorii trebuie să corecteze și să editeze tot materialul scris, chiar și e-mailurile. După ce ai terminat de scris, corectează-ți munca. Este posibil să fie necesar să-l editați. Corectarea este recitirea a ceea ce ai scris pentru a te asigura că toate cuvintele din capul tău au ajuns corect pe hârtie. Deoarece creierul nostru funcționează mai repede decât degetele noastre, puteți să omiteți cuvinte, să omiteți un final sau să folosiți omonimul greșit (de exemplu, „acolo” în loc de „ale lor”). Corectarea prinde aceste erori. Evident, corectarea unui e-mail cu o singură linie este ușoară și ar putea fi suficient să aruncați o privire peste el în timp ce scrieți. Cu toate acestea, dacă scrieți un manual de instrucțiuni, corectarea va fi mai complicată și va dura mai mult.
După ce ați corectat materialul, este timpul să editați. Uneori, corectarea și editarea se pot face simultan, dar este mai eficientă atunci când sunt făcute secvenţial.
Motivul pentru care editezi este să repari sau să schimbi ceea ce ai scris pentru ca materialul să sune (și să citească) mai bine. Când scrieți pentru afaceri, aceasta înseamnă să remediați erorile și să faceți textul cât mai clar și concis posibil.
Nu scrii un roman
Când scrii pentru afaceri, nu scrii următorul „mare roman american”. Scrisul tău ar trebui să fie ca descriptiv, după cum este necesar, dar nu trebuie să pictați imagini cu cuvinte vii folosind o mulțime de cuvinte mari și cifre de vorbire. Dacă vrei să spui „case de sticlă”, nu scrie „domicilii vitroase”, scrie „case de sticlă”.
