Liderul întâlnirii este angajatul care este responsabil cu planificarea, organizarea, gestionarea detaliilor despre și invitarea participanților la o întâlnire. El sau ea este angajatul care este responsabil și responsabil pentru progresul întâlnirii propriu-zise. Ei întreprind acțiuni specifice înainte, în timpul și după întâlnire pentru a se asigura că întâlnirea își atinge obiectivele cu succes.
Ce este un lider de întâlnire?
Liderul întâlnirii este cheia făcând întâlniri și echipe de succes. În unele întâlniri, liderul este deja șeful de departament, liderul echipei sau persoana desemnată de conducerea superioară să conducă o inițiativă. Acești angajați au fost selectați pentru rolul lor de conducere datorită abilităților lor percepute ca manager sau lider.
Alteori, un angajat poate apărea ca lider în mod natural. Acești lideri sunt angajați pe care alți angajați îi admiră și îi respectă. În alte ocazii, o echipă poate decide să schimbe rolul de conducere între toți membrii. Acest lucru permite tuturor membrilor echipei să continue să-și dezvolte abilitățile ca lideri de întâlnire și în crearea de întâlniri de succes, în general.
Responsabilitățile conducătorului ședinței
Iată câteva dintre responsabilitățile cheie ale unui lider de întâlnire.
- Liderul întâlnirii determină scopul, sarcina sau scopul care trebuie îndeplinit în cadrul întâlnirii. Aceasta este adesea o misiune sau o parte din fișa postului liderului.
- Liderul întâlnirii decide dacă o întâlnire este cea mai bună metodă posibilă pentru a obține scopul sau scopul sau pentru a obține rezultatul dorit. Răspundeți la întrebarea: este nevoie de o întâlnire?
- Liderul întâlnirii stabilește cine trebuie să ajute la planificarea întâlnirii.
- Liderul reuniunii decide asupra ordinea de zi a ședinței. (În întâlnirile în curs, această sarcină este îndeplinită la sfârșitul întâlnirii curente.)
- Liderul întâlnirii determină data, ora și locația cel mai frecvent folosind un calendar organizațional comun.
- Liderul întâlnirii alcătuiește lucrările prealabile ale întâlnirii, cum ar fi citirea, informațiile financiare, istoricul, procesele-verbale aferente întâlnirii echipei și așa mai departe.
- Liderul întâlnirii invită participanții și distribuie sarcinile și lucrările prealabile, oferind cât mai mult timp posibil, astfel încât participanții să vină pregătiți la întâlnire.
- Liderul întâlnirii se asigură că întâlnirea are un înregistrator sau un procesator de minute documentează procedurile și orice angajamente, măsuri sau decizii. De asemenea, ea numește un cronometru atunci când este necesar pentru desfășurarea ordonată a unei întâlniri.
- Conducătorul întâlnirii poate folosiți un spărgător de gheață pentru a încălzi participanții și creați un mediu în care participanții la întâlnire sunt confortabili să comunice între ei și să facă schimb de idei și informații.
- Șeful întâlnirii sosește devreme și conduce întâlnirea menținându-l pe drumul cel bun și implicând toți participanții, astfel încât fiecare să simtă că prezența lor a fost esențială la întâlnire. Acest lucru asigură participarea lor la următoarea întâlnire
- Liderul întâlnirii condimentează întâlnirea companiei astfel încât participanții să nu se simtă plictisiți și plictisiți. Fie că folosești spărgătoare de gheață, umor sau exemple distractive, nicio întâlnire nu ar trebui să se încheie fără râs.
- Liderul întâlnirii se asigură că următorii pași și elementele de acțiune sunt alocate și gestionate.
- Liderul întâlnirii informează întâlnirea și planifică ordinea de zi pentru următoarea întâlnire.
- Liderul întâlnirii urmărește participanții între întâlniri pentru a se asigura că elementele de acțiune sunt pe drumul cel bun și pentru a oferi asistență și/sau resurse dacă voluntarul întâmpină probleme.
Roluri suplimentare de lider
Liderul întâlnirii își asumă aceste responsabilități dar și are roluri legate de comunicare, raportare și performanța coechipierului.
Fiecare membru al unei echipe sau întruniri care este interfuncțională are obligația de a-și menține departamentul sau funcția informat cu privire la activitățile și progresul unei întâlniri sau al unei echipe aflate în desfășurare. Ei au, de asemenea, responsabilitatea de a căuta contribuții de la colegii care nu fac parte din echipă sau din întâlnire. Nu orice angajat poate participa la fiecare întâlnire.
Dacă un participant la întâlnire are performanțe ineficiente la întâlnire, liderul are responsabilitatea de a corecta comportamentul prin tehnici eficiente de lider de întâlnire în timpul întâlnirii și coaching eficient în afara întâlnirii. Un participant la întâlnire care monopolizează întâlnirea cu opiniile sale sau îi critică pe alți membri pentru ale lor trebuie corectat înainte ca individul să saboteze succesul întâlnirii.
Concluzia
Un lider eficient de întâlnire nu garantează că un proiect sau o echipă funcționează cu succes, dar el sau ea este un factor cheie care contribuie atunci când proiectele, departamentele, întâlnirile sau echipele reușesc.
