Ce fac angajatorii despre angajații care navighează pe web la locul de muncă

Angajații petrec între una și trei ore pe zi navigând pe internet pentru afaceri personale la locul de muncă, în funcție de studiul analizat. Deoarece majoritatea studiilor depind de datele auto-raportate ale angajaților, această pierdere de productivitate, combinată cu preocupările angajatorilor cu privire la locul în care își au angajații navighează pe web la locul de muncă, determină mai mulți angajatori să decidă să monitorizeze utilizarea internetului de către angajați.

Angajații cumpără, fac activități bancare, vizitează site-uri sportive, plătesc facturi, chat pe Facebook, tweet pe Twitter și multe altele. Cu majoritatea angajaților, acestea sunt activități ocazionale pe care le desfășoară în pauze și prânz. Dacă își petrec câteva minute de lucru, probabil că ei compensează răspunsul la e-mail după ce copiii merg la culcare.

Abuzul de internet la locul de muncă

Un procent din angajați abuzează de privilegiul de utilizare a internetului la locul de muncă. Într-o companie, un supraveghetor nemulțumit petrecea 6-7 ore pe zi făcând totul, de la căutarea unui loc de muncă la căutarea rețetelor, cumpărăturile și descărcarea de cupoane.

În altul, un angajat și-a schimbat poziția computerului, făcând vizualizarea ecranului acestuia imposibil de văzut de către oricine, cu excepția angajatului. Acest lucru a ridicat suspiciunile personalului IT, așa că i-au văzut istoricul pe internet și au descoperit că angajatul descărca și se uita la filme pornografice.

Dacă angajatorul nu știa că angajatul vizionează porno, angajatorul s-ar fi putut confrunta cu a proces pentru hărțuire sexuală sau a revendicarea unui mediu de lucru ostil. Nici unul nu ar fi fost binevenit, așa că angajatorul a lăsat angajatul să plece. (Politica angajatorului de utilizare a internetului a precizat clar condițiile în care ar rezilia un angajat.)

Supravegherea angajatorilor a angajaților care navighează pe web

Angajatorii care blochează accesul angajaților care navighează pe internet la locul de muncă sunt îngrijorați de angajații care vizitează site-uri pentru adulți conținut sexual, romantic sau pornografic, precum și site-uri pentru jocuri, rețele sociale, divertisment, cumpărături/licitații și sport. În plus, unele companii folosesc blocuri URL pentru a împiedica angajații să viziteze bloguri externe. Alții blochează accesul la site-uri precum Facebook la locul de muncă.

În funcție de companie, monitorizarea computerului ia mai multe forme: unii angajatori urmăresc conținutul, apăsările de taste și timpul petrecut la tastatură; alții stochează și revizuiesc fișierele computerizate. Multe firme folosesc alerte pentru a monitoriza ceea ce se scrie despre companie de către angajați și alții monitorizați site-urile de rețele de socializare.

Când companiile monitorizează e-mailul, unele folosesc instrumente tehnologice pentru a gestiona jobul în căutarea cuvintelor și expresiilor cheie, în timp ce altele desemnează un angajat să le citească și să le revizuiască manual.

De ce angajatorii monitorizează comportamentul online

Angajatorii consideră că această supraveghere a angajaților este necesară pentru productivitatea angajaților, din motive legale, pentru siguranța informațiilor companiei și pentru a preveni un mediu de hărțuire.

Manny Avramidis, președinte și CEO al Asociației Americane de Management, scrie:

„Există motive principale pentru care angajatorii monitorizează comportamentul angajaților pe internet la locul de muncă, în funcție de organizație și de angajații acesteia. Productivitatea angajaților este cheia. Unele companii vor spune că problemele legate de secretele comerciale sunt importante, nu neapărat pentru că angajații împart în mod intenționat compania informații, dar este posibil ca angajații să nu realizeze importanța pentru concurenți a unor articole precum caracteristicile și organizarea noilor produse grafice.

„Site-urile intranet împărtășesc informații pe care angajatorii nu vor să le cunoască străinii din cauza concurenței și a necesității de a învinge concurenții pe piață. Alte companii sunt preocupate de fraudă în ceea ce privește securitatea datelor, asigurându-se că informațiile nu sunt furate.

„Unele companii vor spune că siguranța și productivitatea sunt preocupările lor cheie, care ar putea implica monitorizarea locației angajaților prin GPS [global satelit de poziționare], camere video în zonele de lucru de producție și agenți de securitate pentru a verifica ID-urile și conținutul articolelor aduse la muncă. Și, alți angajatori vor invoca răspunderea potențială pentru că au fost arși în instanțe. Majoritatea organizațiilor au ceva capital de monitorizat și este destul de ieftin să o facă. Așa fac”.

Mai multe îngrijorări ale angajatorilor cu privire la navigarea pe web la locul de muncă

Pe lângă îngrijorarea cu privire la tipurile de site-uri pe care le vizitează angajații la locul de muncă din aceste motive, o serie de preocupări suplimentare îi motivează pe angajatori să monitorizeze angajații care navighează pe internet la locul de muncă.

Litigiile reprezintă o problemă serioasă pentru angajatori, a declarat Nancy Flynn, director executiv al The ePolicy Institute și autoarea cărții Manualul ePolicy și alte cărți legate de politicile de internet.

Potrivit Societății pentru Managementul Resurselor Umane (SHRM), „În această era a informațiilor digitale, managerii de afaceri, profesioniștii în resurse umane, Profesioniștii IT și juriștii trebuie să lucreze îndeaproape împreună pentru a dezvolta politici și proceduri legate de angajare păstrarea înregistrărilor. În cazul unui litigiu legat de angajare, probabil că se va efectua o căutare amănunțită a înregistrărilor electronice ale angajatorului.

„Datele electronice includ e-mail, pagini web, fișiere de procesare de text, baze de date computerizate și orice altele informații care sunt stocate pe un computer și care există într-un mediu care poate fi doar citit prin utilizarea calculatoare. Poate include și urme electronice lăsate în urmă, cum ar fi atunci când un manager adaugă sau șterge text la o evaluare a performanței, formulele folosite de angajați pentru efectuarea calculelor din foile de calcul sau a modificărilor unui memorandum și altele stocate neintenționat date.

„Datele electronice devin din ce în ce mai importante în procedurile judiciare. Consultarea consilierului juridic cu privire la stocarea, păstrarea și distrugerea datelor electronice este deosebit de importantă deoarece Regulile federale de procedură civilă — Regula 34 a fost modificată în mod special pentru a aborda regulile de descoperire pentru stocarea electronică informație."

Potrivit Avramidis de la AMA, supravegherea angajaților este inevitabilă, deoarece tehnologia pentru a o face devine mai ieftină. El scrie:

„Acolo unde angajatorii nu sunt adesea insuficienti este ei le spun angajaților că vor fi monitorizați, dar nu descriu exact ce comportament este de așteptat sau nu. Este important să explice exact care sunt așteptările lor cu privire la politică. Se recomandă educarea angajaților și explicarea definiției a ceea ce este echitabil și acceptabil utilizarea internetului și a e-mailului anual.”

În timp ce un număr tot mai mare de state și jurisdicții solicită angajatorilor să anunță angajații cu privire la monitorizarea electronică, majoritatea angajatorilor fac o treabă bună alertând angajații atunci când sunt urmăriți.

Majoritatea angajatorilor informează angajații că compania monitorizează conținutul, apăsările de taste și timpul petrecut la tastatură și majoritatea îi informează pe angajați că compania le analizează utilizarea computerului. Majoritatea avertizează, de asemenea, angajații cu privire la monitorizarea e-mailului.

Ar trebui să monitorizați angajații?

Monitorizarea timpului angajat și a utilizării online este un semnal de neîncredere și incongruent cu o cultură orientată către angajați care privesc angajații drept bunurile principale ale companiei.

Dacă mai puțin de 1% dintre angajați, după unele rapoarte, își abuzează ziua de muncă și angajatorul încredere online, de ce să-i faci pe 100% dintre angajați să se simtă inconfortabil și neîncrezător? Deci, practica de monitorizarea electronică a angajaților la locul de muncă are avantaje și dezavantaje puternice.

Supravegherea electronică a angajaților la locul de muncă poate da rezultate benefice pentru angajator în controlul abuzului. Ele pot proteja interesele unui angajator într-un proces – sau nu – în funcție de natura situației.

Dar, există motive puternice pentru care un angajator ar putea să nu dorească să folosească monitorizarea pe internet a angajaților. Avramidis spune că această decizie depinde de companie și de mediul de lucru pe care un angajator dorește să-l creeze:

„În funcție de nivelul de libertate permis într-o companie sau de tipul de angajator, supravegherea electronică a angajaților poate să nu fie de dorit. Companiile care angajează noi absolvenți de facultate, care au linii absolut neclare și sunt online toată ziua, sunt un exemplu.

În zilele mari de cumpărături online, cum ar fi Cyber ​​Monday sau Prime Day, marile ocazii sportive cum ar fi March Madness ale campionatelor NCAA și alte evenimente populare, angajatorii ar putea fi tentați să reacționeze exagerat. Angajații pot simți că trebuie să se strecoare și să trișeze pentru a-și desfășura activitățile pe internet. Dar, un echilibru sănătos aduce beneficii tuturor părților.

Angajatorii ar putea dori să se gândească de două ori la dezvoltarea și implementarea politicilor care interzic orice utilizare a computerelor personale online în timpul zilei de lucru, când angajații încă răspund la e-mailuri după orele de program.

De asemenea, angajații trebuie să practice utilizarea rezonabilă a internetului. Puțini angajatori se vor chinui în câteva minute pentru a plasa o comandă, dar mulți se opun pe bună dreptate ca un angajat să compare prețurile online pentru jumătate din ziua de muncă. Între timp, departamentele IT au preocupări legitime cu privire la modul în care streamingul încetinește sistemele companiei.

Ar trebui ca angajații să înțeleagă politicile și așteptările angajatorului lor de internet, e-mail și computer. Angajatorii care au concediat lucrători pentru abuz de e-mail au făcut acest lucru din următoarele motive:

• Încălcarea politicii companiei
• limbaj nepotrivit sau jignitor
• Utilizare personală excesivă
• Încălcarea regulilor de confidențialitate a companiei

Cunoașteți politicile angajatorului despre utilizarea internetului și a e-mailului. Ceea ce nu cunoașteți sau la care nu acordați atenție ar putea afecta relația dvs. față de angajator.

Alternative la monitorizarea angajaților

Iată modalități de a crea un mediu organizațional în care angajații să nu abuzeze de încrederea angajatorului:

• Dezvoltați un solid politica de internet și e-mail care oferă angajaţilor așteptări clare despre poziția angajatorului cu privire la timpul personal online la locul de muncă. Această politică poate interzice în linii mari anumite activități și vizite la fața locului fără a-i face pe angajați să se simtă infractori. Politica poate pune accent pe responsabilitate, credință, încredere profesională și încredere.
• Comunicați politica folosind o mulțime de exemple, astfel încât angajații să nu fie confuzi cu privire la cerințe. Comunicați-vă în mod continuu așteptările și adresați-vă angajaților individual care profită de timpul angajatorului lor. Dacă productivitatea sau contribuția unui angajat scade, comunicați cu angajatul pentru a determina dacă utilizarea online afectează performanța. Utilizare disciplină progresivă cu angajați care vă încalcă în mod repetat așteptările și încrederea.
• Instruiți-vă managerii și supraveghetorii despre cum să stabiliți și să mențineți așteptările și politicile la locul dvs. de muncă. Antrenați-i să recunoască când un angajat ar putea abuza de timpul pe internet sau de site-uri la locul de muncă.
• Dezvoltați și mențineți o cultură a încrederii. Dezvoltarea unui mediu în care angajații să-și monitorizeze singuri timpul personal online la locul de muncă este cea mai eficientă abordare. Tratează-te cu angajații care trec peste linie, de la caz la caz. Nu împovărați majoritatea angajaților dvs. harnici politici excesiv de împovărătoare din cauza acţiunilor câtorva. Scapă de puțini.

Monitorizarea îi determină pe angajați să risipească energie, îngrijorându-se dacă ceea ce fac este acceptabil și încurajează o mentalitate între 9 și 5. Un angajatorul ales găsește alternative la monitorizarea pe internet a angajaților.