Când cumpărați Neat Receipts Scanalizer, veți primi un scanner compact și ușor, împreună cu software pentru a vă organiza imaginile digitale, un cablu USB și accesorii de stocare.
Neat Receipts Scanalizer este specializat în scanare și stocarea imaginilor și detaliilor chitanțelor, cărți de vizită și orice documentație pe hârtie cu o lățime de până la 8,5 inchi. Scanați o chitanță și software-ul va introduce data tranzacției, suma și taxa pe vânzări în software, apoi va clasifica tranzacția. Neat Receipts poate indica chiar dacă suma chitanței este rambursabilă sau deductibilă fiscal.
Articolele scanate sunt organizate în dosare cu organizatoare separate pentru chitanțe, documentație fiscală, cărți de vizită și documente diverse. Chitanțe pot fi tipărite, trimise prin e-mail sau exportate într-un PDF sau într-o varietate de alte formate.
Neat Receipts este pentru persoanele care doresc să păstreze documentația pe hârtie organizată digital, să reducă cantitatea de hârtie stocați fizic în fișiere (sau grămezi) sau exportați datele de chitanță într-o foaie de calcul sau într-un software financiar cum ar fi TurboTax.
Software pentru chitanțe îngrijite
Software-ul Neat Receipts este organizat în patru secțiuni:
Organizator chitante: Dosarele din această secțiune separă chitanțele de afaceri de cele personale. De asemenea, pot defalca achizițiile pe categorii. Documentele scanate sunt salvate ca imagine, iar software-ul extrage automat data, suma achiziției și alte detalii.
Organizator fiscal: Această secțiune conține 116 categorii de taxe care facilitează organizarea achizițiilor și raportarea acestora în timpul sezonului fiscal. Utilizatorii pot compila informații despre impozitul pe venit în cadrul software-ului sau pot genera documente fiscale, inclusiv formularul 1040 și atașamentele Anexei A. Datele fiscale pot fi exportate în TurboTax, Microsoft Excel și alte tipuri de fișiere.
Cărți de vizită și contacte: Documentele introduse în această secțiune sunt scanate automat pentru informații de contact. Odată ce sunt extrase din document, informațiile sunt organizate într-o filă de contacte, unde pot fi căutate, sincronizate cu alt software sau exportate ca fișier.
Organizator documente: Această secțiune cuprinzătoare vă permite să creați foldere descriptive care să vă personalizeze experiența de organizare. Polițele de asigurare, contractele angajaților și orice alte documente diverse pot fi stocate aici și ușor de accesat prin intermediul funcției de căutare.
Scaner de chitanțe îngrijite
Dimensiunea compactă și greutatea de 10,6 uncii ale Neat Receipts Scanalizer îl fac ideal pentru călătorii de afaceri. Scanerul este capabil să obțină scanări complete ale chitanțelor neclare sau mototolite. Pentru chitanțele uzate, funcția Ajustare imagine poate ajuta la întunecarea textului și la îmbunătățirea lizibilității.
Calibrarea scanerului este rapidă și ușoară, doar scanați eșantionul de hârtie inclus cu marcaje negre. Software-ul care vine cu scanerul explică procesul de calibrare cu instrucțiuni pas cu pas, deși configurarea poate fi puțin dificilă. Cu toate acestea, odată ce este configurat, nu va trebui să calibrați din nou și toate caracteristicile scanerului vor deveni complet disponibile. Aceste caracteristici includ dimensionarea automată, decuparea automată și rotirea automată.
Instalarea și începutul cu Chitanțe netede
Solicitările software vă vor ghida prin procesul de instalare. Doar urmați instrucțiunile și luați orice comenzi rapide în timpul instalării Chitanțelor îngrijite pentru a evita potențialele bătăi de cap mai târziu.
Când conectați pentru prima dată scanerul Neat Receipts, vi se va cere să specificați dacă veți folosi scanerul numai pentru uz personal (organizarea personală și cheltuielile casnice, gestionarea cheltuielilor deductibile din punct de vedere fiscal, salvarea documentelor) sau și pentru uz comercial (organizarea cheltuielilor afacerii, crearea rapoartelor de cheltuieli). Puteți modifica această preferință dacă decideți ulterior să extindeți sau să reduceți utilizarea software-ului.
Neat Receipts vă permite să vizualizați un tutorial rapid care explică utilizarea generală a software-ului, a scanerului și cum funcționează cel mai bine cu chitanțele, rapoartele fiscale, cărțile de vizită și documentele.
Tutorialul explică, de asemenea, cum să calibrați scanerul folosind foaia de calibrare. Fiecare calibrare a scanerului Neat Receipts durează mai puțin de un minut, deși uneori sunt necesare mai multe calibrări. Dacă pierdeți foaia de calibrare care vine cu scanerul, o puteți imprima pe propria dvs.
Exportarea datelor de chitanțe netede către alte aplicații
Chitanțe, documente și datele scanate în Neat Receipts pot fi salvate sau exportate în mai multe formate. Formatele sunt optimizate pentru Microsoft Excel, QuickBooks, Quicken, Microsoft Money sau orice software care importă formate de date QIF, OFX și CSV.
Exportul în PDF, HTML și Microsoft Word este simplu, dar înainte de a exporta într-o foaie de calcul Excel pentru prima dată, trebuie să mapați câmpurile bazei de date între Neat Receipts și titlurile coloanelor din foaia de calcul. În mod similar, dacă veți importa datele de chitanță din Neat Receipts în software-ul financiar, setați susțineți categorii în Chitanțe îngrijite care sunt identice cu categoriile dvs. de software financiar pentru a le evita probleme.
Exportarea datelor OFX de la Neat Receipts la Microsoft Money este destul de simplă, dar dacă utilizați Quicken, rețineți că va importa numai datele QIF în conturile de numerar. Va trebui să importați tranzacțiile QIF în contul de numerar Quicken, apoi mutați tranzacțiile în conturile Quicken corespunzătoare.
Tranzacții împărțite în chitanțe netede
Încearcă, Microsoft Money și alte tipuri de software financiar utilizează tranzacții divizate pentru a împărți o tranzacție în mai multe categorii. Neat Receipts împarte chitanțele în mai multe categorii, dar nu afișează împărțirea tranzacțiilor la fel cum o face software-ul financiar în registrul de cont. În schimb, o copie a tranzacției apare pentru fiecare categorie. De exemplu, este posibil să fi cumpărat hrană pentru câini, înghețată și o rolă de bandă adezivă la un magazin, apoi ați împărțit chitanța în categorii pentru animale de companie, produse alimentare și rechizite de birou. Veți vedea chitanța listată de trei ori în Neat Receipts cu aceeași dată și furnizor, dar cu categorii și sume în dolari diferite.
Tranzacțiile împărțite se importă din Chitanțe Neat în software-ul financiar, cu câte o tranzacție pe categorie alocată în divizare. S-ar putea să nu fie cel mai convenabil mod vizual de afișare a informațiilor, dar nu va compromite acuratețea raportării financiare.
Dacă utilizați Quicken sau Microsoft Money și doriți ca toate tranzacțiile divizate să aibă același aspect în contul dvs înregistrează, folosește metode tradiționale de introducere a tranzacțiilor, apoi exportă chitanțele din Neat Receipts în fișiere de imagine digitale. Aceste fișiere pot fi atașate la tranzacțiile din Quicken (2007 și mai târziu) și Microsoft Money Plus (2008 și mai târziu).
Funcții de ajutor Neat Receipts
Faceți clic pe Ajutor în Neat Receipts pentru a vedea Ghidul de pornire rapidă și Neat Receipts Help. Ambele referințe sunt o lectură rapidă și vă puteți economisi timp și confuzie citindu-le înainte de a începe, spre deosebire de a încerca să învățați pe măsură ce mergeți. Secțiunea 2 din Ajutor PDF, de exemplu, se va asigura că ați configurat corect software-ul. Salvați fișierele PDF pe desktop pentru o referință ușoară în timp ce învățați mai întâi cum să utilizați software-ul.
Alte link-uri utile din PDF includ:
- Funcții de ajutor tradiționale, care pot fi căutate
- Instrument de depanare la scanare și imagini
- Eșantion de vizualizare a datelor
- Informații fiscale IRS
- Neat Receipts asistență tehnică și clienți online
Argumente pro şi contra
Asistența tehnică Neat Receipts este un punct culminant al produsului. Echipa de tehnologie răspunde la întrebări rapid și complet pe forumurile de asistență online, iar chatul de asistență tehnologică este o sursă excelentă de ajutor în timp real.
Software-ul simplifică introducerea datelor, făcându-l perfect pentru călătorii de afaceri și persoanele care desfășoară activități independente care au nevoie de chitanțe și date de cheltuieli pentru raportarea impozitelor. Neat Receipts este, de asemenea, util pentru utilizatorul casnic care dorește să stocheze polițe de asigurare, extrase bancare, facturi și alte documente pe lângă chitanțe.
Singurul dezavantaj major este modul în care Neat Receipts exportă tranzacțiile divizate și modul în care utilizatorii Quicken trebuie să facă față mai mulți pași pentru a importa date în contul corespunzător. Utilizatorii pot experimenta o întârziere atunci când lansează software-ul Neat Receipts, deoarece baza de date se încarcă de fiecare dată când software-ul este deschis (în loc să ruleze continuu în fundal).
Unele caracteristici suplimentare ale versiunii „Lite” a software-ului includ:
- Scanați și organizați automat mai multe documente în același timp
- Scanați în PDF, apoi selectați și copiați textul editabil din acel PDF
- Sortare inteligentă
- Noi rapoarte rezumative fiscale
- Gestionare îmbunătățită a memoriei, performanță a aplicației, OCR și acuratețe de analiză
- Convertiți în text editabil
Scanere de chitanțe îngrijite a costat 134,99 USD și mai mult. Un abonament pentru versiunea „Lite” a software-ului costă 89,99 USD pe an.
Încă nu te poți decide dacă să mergi cu Chitanțe îngrijite? Învăța mai multe detalii pe site-ul Neat Receipts sau verificați mai multe software de scanare a chitanțelor.
