Шаблон профессионального делового письма

Деловое письмо – это профессиональная переписка. Если вы пишете сопроводительное письмо, рекомендательное письмо, благодарственное письмо или любую другую профессиональную корреспонденцию, вам необходимо следовать формальным правилам делового письма.

Соблюдение этих рекомендаций важно, так как это показывает, что вы серьезно относитесь к переписке. Кроме того, это гарантирует, что получатель письма сможет сосредоточиться на вашем сообщении (а не на несоответствиях форматирования, опечатках или любых других мелких, но отвлекающих ошибках).

Прежде чем вы напишете — или закончите — свое следующее деловое письмо, найдите время, чтобы просмотреть как оформить письмо, от выбора шрифта до стиля, а также информацию о том, какие приветствия и подписи подходят для использования.

Типы форматов деловых писем

В деловых письмах используются три основных формата:

• Формат блока: В этом стиле весь текст выравнивается по левому краю. Пропустите одну строку между каждым разделом.
• Измененный формат блока:
   В этом стиле большая часть контента остается выравниваемой, как и в блочном формате. Вот исключения: для вашей контактной информации и бесплатного закрытия перейдите на вкладку в центр страницы и напишите там свою информацию.
• Полублочный формат: Этот стиль, также иногда называемый форматом блока с отступом, аналогичен формату модифицированного блока, за исключением того, что каждый абзац имеет отступ.

Любой из этих стилей приемлем для использования в деловом письме, но, поскольку правила для блочного формата очень четкие, этот вариант может быть самым простым для выбора.

Воспользуйтесь преимуществами этих шаблонов, чтобы сосредоточиться на содержании письма, а не на его форматировании. Какой бы формат вы ни выбрали, убедитесь, что между буквами один пробел и пропущен пробел между каждым абзацем и разделом.

Как отформатировать и написать письмо

Внешность имеет значение. Деловое письмо — это профессиональная переписка, но оно не будет воспринято так, если вы выберете дурацкий шрифт или много опечаток. Вот несколько рекомендаций, которым нужно следовать:

• Выберите подходящий шрифт и размер шрифта. Суть в том, что вам нужен простой ничем не примечательный шрифт (например, Times New Roman, Calibri или Arial), который не будет выделяться. Шрифт по умолчанию в вашей программе обработки текстов, вероятно, является приемлемым выбором.
• Избегайте случайных выражений или сленга. Это официальное письмо, поэтому вам следует использовать более формальный язык.
• Предотвращение опечаток и грамматических ошибок к вычитка осторожно.
• Если вы распечатываете письмо,подумайте о выборе высококачественной бумаги. Какую бы бумагу вы ни выбрали, аккуратно сложите письмо, прежде чем положить его в конверт. Если можете, напечатайте адрес получателя на конверте; если это невозможно, используйте самый аккуратный почерк.

Что включить в каждый раздел письма

Контактная информация

Включите свою контактную информацию в следующем порядке:

Ваше имя
Ваш адрес
Город (*): Штат (*): Почтовый Индекс
Ваш номер телефона
Ваш электронный адрес.

Дата: В Соединенных Штатах формат записи даты — это месяц, число и год, например, 12 мая 2022 г.. Не сокращайте месяц.

Контактная информация получателя: Укажите контактную информацию человека, которому вы пишете. Если у вас нет конкретного имени, оставьте его выключенным.

Имя
Заголовок
Компания
Адрес
Город (*): Штат (*): Почтовый Индекс.

Приветствие: Начните письмо с приветствия, например «Дорогой», за которым следует заголовок и имя. Посмотреть больше примеров подходящие приветствия для использования в деловом письме а также совет, что делать, если у вас нет конкретного контактного лица. После имени человека используйте двоеточие или запятую.

Уважаемый господин/госпожа. Фамилия:

Основная часть делового письма

Пусть ваше письмо будет простым и целенаправленным, чтобы его цель была ясной.

• Первый абзац вашего делового письма должен содержать введение в то, почему вы пишете.
• В следующих абзацах предоставьте дополнительную информацию и подробные сведения о вашем запросе.
• В последнем абзаце следует повторить причину, по которой вы пишете, и поблагодарить читателя за рассмотрение вашего запроса.

Разделите букву через один интервал и выровняйте букву по левому краю. Оставьте пустую строку между каждым абзацем.

Бесплатное закрытие:

С уважением,

Подпись

Рукописная подпись (для отправленного письма)

Типизированная подпись.

Электронная подпись

В письме по электронной почте укажите свою контактную информацию в подписи, а не в верхней части письма:

Ваше имя
Ваш электронный адрес
Ваш номер телефона

Шаблон делового письма

Это пример профессионального делового письма. Скачать шаблон профессионального делового письма (совместимо с Google Docs и Word) или см. ниже дополнительные примеры.

Дополнительные шаблоны и примеры

Перегружены всеми шагами, связанными с форматированием деловой корреспонденции? Шаблон может помочь. Шаблоны писем Майкрософт доступны для бесплатной загрузки для пользователей Microsoft Word или доступны в вашей программе Word. Вы можете использовать эти шаблоны для создания различных деловых и трудовых писем.

Если вы не знаете, что написать в основной части делового письма, просмотрите эти образцы писем о поиске работы и трудоустройстве для вдохновения.