Хотя идея безбумажного офиса в принципе звучит великолепно, реальность такова, что многие малый или домашний офис (SOHO) предприятия по-прежнему нуждаются в копировании печатных документов достаточно часто, чтобы подумать о собственном копировальном аппарате.
Автономные офисные копировальные машины старого образца почти исчезли в эпоху цифровых технологий, их заменили многофункциональные принтеры которые объединяют функции печати, копирования, сканирования и, при необходимости, отправки факсов в одном устройстве. Технически «копир» в сегодняшних терминах обычно представляет собой принтер со встроенным сканированием, так что копируемый документ может быть отсканирован и воспроизведен на принтере.
Как и в случае с большей частью электроники, копировальные устройства/принтеры продолжают снижаться в цене, но имеют больше функций. чем когда-либо, и удобство копирования на месте вместо того, чтобы ехать в типографию / копировальную мастерскую, не может быть избитый.
Вот ключевые факторы, которые помогут вам выбрать принтер/копировальный аппарат для вашего SOHO.
Струйная печать по сравнению с лазерной/светодиодной
Для высокоскоростного копирования текстовых документов лучше всего подходят лазерные/светодиодные принтеры. Струйные принтеры способны печатать с гораздо более высоким разрешением, что делает их более подходящими для графики, особенно фотографий.
Расходы
В то время как расходы на принтер и чернила/тонер могут быть вычитается из ваших налогов, вам все равно придется платить по счету изначально, и это может сложить. При рассмотрении стоимости принтера/копировального аппарата учитывайте стоимость чернил или тонера, особенно если вы будете печатать/копировать на регулярной основе. Производители принтеров продают устройства по себестоимости или ниже и вместо этого получают прибыль от продажи чернил и тонера. Чтобы убедиться, что они окупают свои деньги, многие компании оснащают свои устройства картриджами с чернилами/тонером, в которые встроены микрочипы, препятствующие использованию «неофициальных» картриджей или имеющие «стартовые» картриджи с тонером, вдвое меньше обычного емкость. Недорогой струйный или лазерный принтер может оказаться не таким уж выгодным, как вы думали, когда придет время заменить дорогой картридж (картриджи) с чернилами или тонером.
Цветные принтеры/копировальные устройства особенно дороги в эксплуатации, так как для них требуется 4 картриджа (черно-белый, голубой, пурпурный и желтый). Обычно стоимость замены струйных картриджей/картриджей с тонером превышает покупную цену всего блока.
Благодаря Wi-Fi и подключению к Интернету многие производители принтеров теперь могут отслеживать и автоматически отправлять вам чернила / тонер, когда обнаруживают, что у вас заканчивается. Для этого требуется услуга подписки, стоимость которой зависит от количества страниц, которые вы печатаете в месяц. Хотя услуга подписки может сэкономить вам время по сравнению с заказом или поездкой в магазин, вы хотите учитывать ежемесячную стоимость по сравнению с выходом на печать.
К счастью, большинство струйных и некоторые лазерные картриджи с тонером можно заправить гораздо дешевле. Такие компании, как Costco, предлагают заправку струйных принтеров в течение одного часа. Наборы для заправки также доступны для самодельных типов, но заправка струйных картриджей или картриджей с тонером является грязной и не для механических проблем. Вы также можете уменьшить количество используемых чернил, используя шрифты меньшего размера, предварительно просматривая и проверяя документ перед печатью, а также используя параметры «Черновик» или «Печать в оттенках серого». Кроме того, обратите внимание, что у вас все еще есть чернила в ваших картриджах, даже когда вы получаете предупреждение о низком уровне чернил.
Чтобы получить представление о том, сколько принтер будет стоить в настоящее время, проверьте опубликованную производителем стоимость страницы.
Объем
Большинство принтеров/копиров, ориентированных на малый бизнес, не рассчитаны на большие объемы, поэтому проверьте рекомендуемое использование устройства (рабочий цикл страниц в месяц). Количество страниц, которые можно напечатать с использованием определенного картриджа, называемое ресурсом ISO, даст вам приблизительное представление о том, как часто картриджи нужно будет заменять.
Обратите внимание, что даже если у вас есть собственный принтер/копировальный аппарат, все же может иметь смысл использовать локальные или онлайн-сервисы копирования/печати для больших заданий печати/копирования или специальной печати, такой как брошюры. Учитывая цену чернил и тонера, просто невыгодно выполнять печать/копирование в больших объемах на менее дорогих принтерах/копировальных устройствах, особенно с цветными документами или фотографиями. Покупка недорогого принтера/копировального аппарата для основных нужд и передача на аутсорсинг более крупных заданий печати/копирования — идеальный компромисс для большинства малых предприятий.
Дуплекс
Двусторонняя печать — это возможность печати/копирования на обеих сторонах страницы. Хотя это может и не понадобиться для ваших нужд, у двусторонней печати есть преимущества, например экономия бумаги. Помимо экономии на бумаге и защиты окружающей среды, двусторонняя печать также упрощает сшивание пакетов бумаги.
Связь
Чтобы принтер работал, ему нужно указать, что делать. Когда дело доходит до копирования, просто положите бумагу на стекло копирования и нажмите кнопку копирования, чтобы отсканировать и распечатать страницу.
Для использования в качестве принтера необходимо, чтобы устройства, такие как компьютер, были подключены для подачи команды печати. Помимо прямого USB-подключения к ПК, большинство принтеров/копировальных устройств имеют сетевое подключение, проводное подключение, Wi-Fi или и то, и другое. Преимущество этого заключается в меньшем количестве кабелей, а также в возможности печати с различных устройств, таких как планшет или телефон.
Черно-белое или цветное?
Цветное копирование медленнее и дороже, но может быть функцией, которую вы хотели бы иметь в своем принтере/копировальном аппарате, если вы собираетесь производить рекламные материалы для своего малого бизнеса, такие как брошюры или цветные копии фото. Обратите внимание, что если вам нужна высококачественная цветная печать, вы должны убедиться, что используете высококачественную бумагу, которая часто стоит дороже, чем обычная бумага для принтера.
Универсальность СМИ
Выберите копировальный аппарат, способный работать с бумагой различных размеров и плотности, а также с другими носителями, такими как прозрачная пленка и каталожные карточки. Ищите копировальные аппараты, которые предлагают планшетное копирование, если вы беспокоитесь о копировании с книг. У многих есть устройства подачи листов, которые полезны, если вам нужно копировать несколько листов одновременно.
Работа с бумагой
У вас, как у представителя малого бизнеса, есть более важные дела, чем пополнение лотков для бумаги или подача отдельных листов через принтер/копир. Если вы регулярно печатаете/копируете, ищите модель с емкостью бумаги не менее 250 листов. Вам также обязательно понадобится устройство автоматической подачи документов, вмещающее не менее 30 листов.
Время отклика
Принтеры/копировальные устройства, не требующие времени на прогрев, идеально подходят для небольших и домашних офисов, где машина может простаивать часами или днями. Высокая скорость печати/копирования — это здорово, но не сэкономит вам время, если вам придется ждать несколько минут, пока устройство прогреется каждый раз, когда оно выходит из спящего режима. Некоторые принтеры/копировальные устройства теперь предлагают время первой копии менее 10 секунд.
