Описание вакансии делопроизводителя: зарплата, навыки и многое другое

Делопроизводители используют систему, обычно числовую или алфавитную, для ведения бумажных или электронных записей, в том числе корреспонденция, квитанции, контракты и счета-фактуры, чтобы гарантировать, что информацию можно легко найти, когда она нужный. Они систематизируют и хранят документы, извлекают данные и загружают электронные файлы.

По данным Бюро статистики труда США за 2018 год, примерно 110 020 делопроизводителей были трудоустроены в США. Они работают в сфере здравоохранения, социальных услуг, научных кругах и различных профессиональных учреждениях, таких как юридические фирмы. Любая организация, которая генерирует большой объем документации или электронных документов, нанимает делопроизводителей.

Обязанности и ответственность делопроизводителя

Предприятия, большие и малые, имеют выделенные серверы, шкафы, ящики, комнаты и склады, где хранятся дела, документы и другие виды информации. За содержание этих помещений отвечают делопроизводители. Эта работа обычно требует умения выполнять следующую работу:

• Разработать организованные системы хранения документов.
• Создание, обработка и ведение файловых записей.
• Сохраняйте и извлекайте документы для другого персонала.
• Подготавливаем записи к внешнему хранению.
• Ведите журналы файловой комнаты, чтобы отслеживать расположение файлов.
• Утилизируйте файлы в соответствии с установленными графиками хранения документов.

Помимо управления записями организации, делопроизводители могут быть привлечены для помощи в ряде других областей, включая приветствие посетителей; отвечать на телефонные звонки и направлять звонки; набор заметок, электронных писем и других типов документов; расшифровка записей; проектирование форм; эксплуатация оргтехники; и работа с конфиденциальными материалами.

Зарплата делопроизводителя

Зарплата файлового клерка варьируется в зависимости от опыта, местоположения и способности выполнять несколько задач одновременно на других должностях:

• Средняя годовая зарплата: 31 700 долларов США (15,24 доллара США в час)
• Годовая зарплата топ-10%: Более 50 230 долларов США (24,15 долларов США в час)
• Нижние 10% годовой зарплаты: Менее 21 390 долларов США (10,28 долларов США в час)

Источник: Бюро статистики труда США, 2018.

Образование, обучение и сертификация

Образовательные стандарты являются базовыми для этой профессии, и большая часть обучения происходит на рабочем месте.

• Образование: Обычно необходим диплом средней школы или его эквивалент, хотя некоторые люди, работающие делопроизводителями, имеют степени бакалавра и ученую степень. О 11% иметь сертификаты о высшем образовании.
• Обучение: Опыт работы в аналогичной сфере будет полезен. Обучение на рабочем месте часто предполагает работу под руководством более опытного клерка от нескольких недель до нескольких месяцев.

Навыки и компетенции делопроизводителя

Работа файловым клерком требует сильных организаторских и коммуникативных навыков, а также пристального внимания к деталям. От делопроизводителей также может потребоваться время от времени выполнять тяжелую работу с ящиками для документов и т.п. Другие жизненно важные навыки и способности включают в себя:

• Навыки работы с компьютером и программным обеспечением: Вы должны чувствовать себя комфортно при использовании Интернета, текстовых редакторов, электронных таблиц и электронной почты. Вам также может потребоваться ознакомиться с программным обеспечением для управления документами, таким как eFileCabinet, или хранилищем файлов в облаке.
• Навык понимания прочитанного: Основная часть этой позиции предполагает определение характера документа на основе его содержимого и размещение его в логическом месте, где другие ожидают его найти.
• Умение понимать на слух:Умение слушать важно, чтобы понять потребности коллег и реализовать их просьбы и предложения.
• Навыки критического мышления: Логика и навыки принятия решений являются ключевыми для быстрой сортировки различных документов и определения того, что с ними делать.

Перспективы работы

Ожидается, что занятость делопроизводителей сократится примерно 10% Между 2016 и 2026 годами, поскольку организации объединяют административные функции, такие как прием и хранение, а возможности и простота использования технологических хранилищ данных продолжают расти.

Рабочая среда

Файловые клерки работают в офисе, где они проводят большую часть своего времени, извлекая и доставляя файлы другим сотрудникам или сидя перед компьютером. Делопроизводители, работающие в большом офисе, имеют возможность встречаться и взаимодействовать с персоналом компании на многих уровнях.

График работы

Как правило, делопроизводители работают в обычное рабочее время. Когда офис открыт для клиентов и другие сотрудники находятся на работе, ожидается, что там также будет работать делопроизводитель. Поскольку объем создаваемых документов может быть значительным, в зависимости от размера и характера организации, делопроизводителю, возможно, придется работать полный рабочий день, чтобы успевать за потоком. Но это не означает, что возможности разделения работы или должности с частичной занятостью недоступны. Сверхурочная работа, как правило, не требуется.

Сравнение похожих вакансий

Люди, заинтересованные в работе в офисе, также рассматривают другие виды офисной работы. Некоторые из этих должностей могут потребовать дополнительного образования и подготовки. Вот список похожих вакансий, а также их средняя годовая зарплата:

• административный помощник: $38,880
• Бухгалтер: $40,240
• Медицинский транскрипционист: $34,770

Источник: Справочник по профессиональным перспективам Бюро статистики труда США, 2018.