Efektívne stretnutia sú zaujímavé podujatia s vysokou energiou, na ktorých členovia tímu spolupracujú pri rozhodovaní alebo riešení problémov. Žiaľ, príliš veľa stretnutí, ktorých sa zúčastňujeme, sa zdá byť práve naopak. Najhoršie stretnutia prinesú čas na plazenie, pričom všetci sú psychicky a emocionálne vyčerpaní a viac než trochu frustrovaní. Rozdiel je v tom, ako sa stretnutia plánujú a vedú.
Najlepší manažéri chápu dôležitosť týchto udalostí a chápu, že vytvorenie skvelého stretnutia si vyžaduje plánovanie a premyslené úsilie. Tento článok ponúka desať tipov, ktoré vám pomôžu využiť tento cenný čas na spoluprácu s vaším tímom. Tu sú tipy, ako posilniť tímové stretnutia.
Majte pozitívny postoj k stretnutiam
Je to jediná najdôležitejšia vec, ktorú môže manažér ako vodca urobiť, aby zlepšil tímové stretnutia. Je prekvapujúce, koľko manažérov je hrdých na to, že hlásia svoju nechuť k stretnutiam, ale dosahujú významné úspechy výsledky, riešiť problémy, robiť rozhodnutia, informovať, inšpirovať, spolupracovať a motivovať, manažéri potrebujú ľudí.
To znamená, že občas tých ľudí stretnete v miestnosti alebo na konferenčnom hovore a porozprávate sa s nimi. Riadenie neznamená sedieť v kancelárii so zatvorenými dverami a posielať e-maily. Ako líder sa snažte pozerať na stretnutia ako na prejav vodcovstva. Je to vodcovská show, nie niečo, čoho by ste sa mali báť ako výlet k zubárovi.
Pamätajte, že ste vlastníkom stretnutia
Nedelegujte plánovanie agendy na administratívneho asistenta alebo iného člena tímu. Ako vodca je to tak tvoj stretnutie naplánovať a spustiť. Aby ste sa dostali do správneho rozpoloženia, položte si a odpovedzte na nasledujúcu otázku: „Čo budem chcieť, aby sa ľudia po tomto stretnutí naučili, dosiahli alebo vyriešili?“
Vždy si pripravte agendu
Všetko, čo si kedy prečítate o efektívnych poradách na pracovisku, obsahuje rady príprava agendy. Napriek tomu sme sa všetci dostavili na schôdzu, kde nie je možné nájsť žiadnu agendu. Akt plánovania programu pomáha zamerať sa a identifikovať prioritné témy stretnutia.
Požiadajte o vstup do programu
Hoci je primárnou zodpovednosťou manažéra vypracovať agendu, členovia tímu môžu byť pozvaní, aby prispeli k bodom programu. Pošlite výzvu na nápady niekoľko dní pred stretnutím.
Spice It Up
Dajte trochu rozmanitosti vo formáte. Tu je niekoľko vecí, ktoré môžete urobiť okoreniť svoje tímové stretnutia:
- Pozvite hosťujúcich rečníkov
- Oslávte niečo
- Urobte „okrúhly stôl so vzdelávaním“ – nechajte členov tímu, aby sa navzájom niečo naučili
- Pozrite si Ted Talk, ktorý je relevantný pre program stretnutia
- Spustite aktivitu na budovanie tímu
- Zmena miesta (zvážte presun stretnutia mimo miesta)
- Prineste nejaké zábavné alebo zaujímavé jedlo
- Zorganizujte schôdzu „jednobodový program“.
- Požiadajte o bleskové aktualizácie
- Zapojte tím do brainstormingu
- Vymeňte stoličky alebo sa prezlečte čokoľvek rozbiť monotónnosť
Nechajte trochu „bieleho priestoru“ pre spontánnu kreativitu a angažovanosť
Nenapchajte si na agendu toľko vecí, že by ste mali problém to dokončiť. Namiesto toho si na konci nechajte priestor na spontánnu diskusiu. Ak sa stretnutie skončí skôr, nech všetci idú skôr. Každý si tiež váži nájdený čas.
Využite tímové stretnutia na spoluprácu
Namiesto zdieľania informácií skúste vyriešiť problém alebo spolupracovať so skupinou na dosiahnutí rozhodnutia. Áno, je to náročné a môže to byť chaotické, ale práve tu máme zo stretnutí najväčšiu hodnotu.
Rozveseliť
Byť vedúcim stretnutia neznamená vychvaľovať autoritu alebo zneužívať moc. Pokarhanie niekoho za meškanie pred tímom je príkladom. Zachovajte si zmysel pre humor a svoju pokoru.
Nasleduj
Sledujte akcie a uistite sa, že ľudia robia to, čo hovoria, že budú robiť. Je frustrujúce ukázať sa na ďalšom stretnutí a zistiť, že polovica tímu sa neobťažovala robiť to, k čomu sa zaviazali na poslednom stretnutí. Sledujte pred stretnutím a brať jednotlivcov na zodpovednosť za svoje záväzky.
Staňte sa vzorom vodcu
Tímové stretnutia nie sú čas na to, aby ste poľavili v ostražitosti a nakopli svoj tím. Udržujte seba a svoj tím podľa najvyšších štandardov správania, čo znamená žiadne nevšedné vtipy, doberanie si členov tímu, cynizmus a sarkazmus alebo bitie do iných oddelení alebo manažmentu. Zamyslite sa nad tým, akým vodcom chcete byť známy, a potom sa ukážte na každom jednom stretnutí bytie ten vodca.
Spodný riadok
Príležitosť stretnúť sa a pracovať so svojím tímom je hrozné premrhať. Je nevyhnutné, aby ste si rozvinuli disciplínu na plánovanie a vedenie stretnutí, ktoré si ľudia cenia a posúvajú iniciatívy vpred.
