10 najlepších otázok na pohovor s recepčným a najlepšie odpovede

Prvoradá vec, ktorú robím, je zachovať pokoj, pretože zbesilý, vystresovaný postoj nie je užitočný a nie je dobrý pohľad pred žiadnym personálom alebo klientom. Úlohy sa snažím triediť tak, aby som vždy najskôr pracoval na najdôležitejšej úlohe. Zvyčajne je to čokoľvek, čo zahŕňa jedného z klientov spoločnosti. Okrem toho si vediem priebežný zoznam všetkého, čo musím urobiť, aby som nezanedbal žiadne dôležité povinnosti.

Každý deň začínam tým, že si urobím zoznam všetkého, čo musím stihnúť. Kontrolujem si v kalendári akékoľvek stretnutia alebo stretnutia, aby som o nich vedel a v prípade potreby som dostal informácie na recepcii. V mojej práci je komunikácia kľúčová, takže neustále dvíham telefón a kontrolujem svoje e-maily, či nemám nové požiadavky, a podľa toho aktualizujem svoj zoznam úloh o nadväzujúce úlohy.

Recepčný môže urobiť na zákazníkov veľký dojem – pozitívny alebo negatívny. Keďže som jedným z prvých ľudí, ktorých zákazníci vidia, frustrujúca alebo slabá interakcia môže skutočne zhoršiť ich názor na spoločnosť alebo celkovú skúsenosť, ktorú mali. Pre mňa je to podobné, ako keď vás hostiteľ pozdraví v reštaurácii. Ak sa zdajú byť šialení alebo sa správajú neslušne, potom to môže mať pocit, že vaše jedlo jednoducho nechutí tak lahodne. Preto si vždy dávam záležať, aby som ľudí zdravil s úsmevom na tvári a aby mali všetci zákazníci pocit, že sa im naplno venujem.

Ako recepčná v ambulancii som často riešila frustrovaných pacientov po telefóne. Raz bola jedna žena taká rozzúrená, že jej fakturačné oddelenie v ten istý deň nezavolalo späť, že na mňa začala kričať do telefónu. Bolo to nepríjemné! V týchto situáciách sa snažím premýšľať o tom, aký stres musí človek cítiť, aby sa takto správal. Po minúte jej kričania som povedal: „Musíš byť naozaj frustrovaný. Môžete mi povedať viac o tom, čo sa deje?" To pomohlo spomaliť konverzáciu a znížiť jej hlasitosť. Vysvetlila mi celú situáciu a ja som ju uistil, že naša fakturantka je práve na ten deň mimo a bude v kontakte. Tiež som jej povedal, že umiestnim na stôl fakturantky lístok s požiadavkou, aby ako prvú úlohu zavolala žene späť. Na konci hovoru bola oveľa pokojnejšia a ospravedlnila sa za predchádzajúce tvrdé slová.

Vyhovuje mi pracovať nadčas niekoľkokrát do mesiaca, pokiaľ mám deň vopred upozornený. Vďaka heads-upu si ľahšie preorganizujem svoje plány. V núdzi môžem s veľkou pravdepodobnosťou robiť aj nadčasy v ten istý deň, ale naozaj by som radšej mal deň vopred.

V mojej poslednej kancelárii bolo päť zamestnancov. To je dosť málo na to, aby sme sa začali cítiť ako rodina. Viete, každý vedel, že Martha na fakturačnom oddelení potrebuje dve šálky kávy, aby ste mohli klásť zložité otázky. Predtým však bola moja kancelária pomerne veľká – 60 zamestnancov. V oboch prostrediach som sa cítil príjemne, aj keď prvý mesiac vo veľkej kancelárii bol trochu náročné, pretože som musel zistiť, kto čo urobil a kam smerovať hovory s množstvom možností k dispozícii.

Ako recepčná v ABC Financials som bola pre zákazníkov prvou osobou. Odpovedal som na všeobecnú telefónnu linku, ako aj na telefóny piatich viceprezidentov spoločnosti. Mal som na starosti aj príjem balíkov a distribúcia pošty, pozdravy a sprevádzanie zákazníkov a predajcov do zasadacích miestností a sledovanie všeobecných informačných e-mailov spoločnosti adresu. Mal som aj veľa administratívnych povinností: viedol som kalendáre tých VP, zariaďoval som ich služobné cesty a pomohol vytvoriť a vylepšiť prezentácie v PowerPointe a ďalšie materiály na distribúciu diania.

Multitasking je nevyhnutný, keď je kancelária zaneprázdnená. Vždy, keď to nie je neslušné, snažím sa vykonať niekoľko úloh súčasne. Môžem napríklad ľahko prijať telefonický hovor pri podpisovaní balíka od doručovateľa. Keď multitasking nie je možný, kladiem dôraz na klientov a zákazníkov ako na prioritu číslo jedna. V prípade potreby sa spýtam, či mi môžu dať najskôr minútu na vykonanie inej úlohy – a ak sú veci naozaj zaneprázdnené, pokúsim sa zavolať kolegu, aby mi poskytol krytie.

Mám veľmi silné počítačové zručnosti. Okrem toho, že som sa oboznámil s balíkom Microsoft Office, vo svojej poslednej úlohe som tiež vykonával aktualizácie na webovej stránke spoločnosti, takže som spokojný s používaním WordPress. Keď začnem používať nový program alebo aplikáciu, zvyčajne zistím, že väčšina mojich otázok môže byť zodpovedaná online vyhľadávaním, hoci oceňujem aj to, že dostanem návod od spolupracovníka.

V zákazníckom servise pracujem už od puberty. Mojou prvou prácou bola práca v kníhkupectve, kde som pomáhala zákazníkom hľadať knihy a občas som zakryla pokladňu. Počas vysokej školy som mala čiastočný úväzok aj v maloobchode, tentoraz som predávala oblečenie. Potom som sa samozrejme ako recepčná v spoločnosti ABC zaoberal aj zákazníkmi, hoci v tejto úlohe som priamo nerealizoval žiadne predaje. Cítim sa naozaj pohodlne pri interakcii so zákazníkmi a pri riešení ich problémov, či už ide o nájdenie knihy, ktorú hľadajú, alebo zmenu času stretnutia s vedúcim pracovníkom.

Kvôli neustále sa zvyšujúcemu technologickému pokroku na pracovisku musia mať recepční aj silné technické zručnosti. Mali by ste mať skúsenosti s používaním telefónnych systémov a kancelárskych strojov, ako sú tlačiarne, kopírky, skenery a faxové prístroje (áno, stále), okrem počítačových aplikácií, ako je MS Office a špecifických priemyselných odvetví softvér.

Ak si nie ste istí, čo si obliecť na pohovor, prečítajte si tieto tipy ako sa obliecť na pohovor. Ak je váš životopis aj vaše profesionálne oblečenie v poriadku a ste pripravení odpovedať na pravdepodobné otázky, budete úspešní pri získaní pozície, na ktorú vediete pohovor.