Aby ste mohli klasifikovať zamestnanca ako zamestnanca oslobodeného od platenia – teda oslobodeného od pravidiel zákona o spravodlivých pracovných normách, vrátane nadčasov – musíte splniť množstvo podmienok. Skutočné povinnosti, ktoré zamestnanec vykonáva, musia spadať do jednej z kategórií výnimiek, ako napríklad externý predaj, manažment alebo administratívna výnimka.
Správny popis práce však nie je jedinou vecou, ktorá sa vyžaduje, aby bol zamestnanec oslobodený od platieb za prácu nadčas: zamestnanec musí dostať rovnakú výplatu v každom výplatnom termíne.
To znamená, že či zamestnanec pracuje päť hodín alebo 55 hodín týždenne, výplata je rovnaká. Manažéri nemôžu zraziť mzdu oslobodenej zamestnankyni, keď si vezme dlhé obedy alebo príde neskoro do práce.
Zamestnanec však nemá nárok na cent navyše na výplatnej páske za to, že si dal 80 hodín týždenne, aby dodržal termín. (Spoločnosti však určite môžu poskytnúť zamestnancom bonusy a v situáciách, ktoré zahŕňajú krátke termíny alebo vyzdvihnutie nedostatku pre odchádzajúceho zamestnanca, sa bonusy a iné uznania podporujú.)
Toto pravidlo je tvrdé a rýchle. Akonáhle začnete zrážať z výplaty oslobodeného zamestnanca, práve ste ho oslobodili od dane. Teraz majú nárok na preplatenie nadčasov. Toto nie je chyba, ktorú by ste chceli urobiť.
Môžete však niekedy odpočítať mzdu z výplaty oslobodeného zamestnanca? Existuje niekoľko krát. Tu je päť prípadov, kedy si môžete odpočítať mzdu z výplaty oslobodeného zamestnanca.
1. Prvý a posledný týždeň
Zamestnancom musíte zaplatiť iba za odpracované dni v ich prvom a poslednom týždni. Ak vaše výplatné termíny plynú od pondelka do nedele s dvojdňovým víkendom a vaša zamestnankyňa začína v stredu, musíte jej zaplatiť len za stredu, štvrtok a piatok. Podobne, ak je jej posledným pracovným dňom streda, musíte zaplatiť len za pondelok, utorok a stredu.
V opačnom prípade, ak zamestnanec z akéhokoľvek dôvodu pracuje len čiastočný týždeň, stále musíte platiť za celý týždeň, pokiaľ sa naň nevzťahuje iný povolený odpočet.
2. Zrážky nariadené súdom
Toto nie sú skutočné zrážky – zamestnanec stále zarába rovnakú sumu peňazí; len jej výplata je menšia. Ak má na ňu súdny príkaz týkajúci sa výživného na deti, výživného alebo splatenia dlhov, môžete (a musíte) odpočítať to, čo vyžaduje zákon, a dať tieto peniaze tam, kde to súdy nariadia.
S týmito súdne nariadenými zrážkami zamestnanci často nie sú spokojní s tým, čo im robíte. Uistite sa, že ste svojmu zamestnancovi bolestne vysvetlili, že sa riadite len zákonom a musíte robiť to, čo nariadili súdy. Nezabúdajte, že v skutočnosti jej plat nehradíte; len automaticky platíte niektoré z jej účtov.
3. Celý deň voľna (dovolenka)
Ak vaša zamestnankyňa vyčerpala celý svoj dovolenkový čas a chce si zobrať deň voľna, je možné, že si tento deň vezme. Za tento deň jej nebudete musieť zaplatiť, ak ide o voľno, ktoré nesúvisí s chorobou. Je to ekvivalent dňa dovolenky, nie dňa choroby.
Prirodzene, či tento deň neplateného voľna povolíte alebo nie, je len na vás. Ak poskytnete neplatený deň (alebo dni) voľna, pripomeňte svojmu zamestnancovi, že v tieto dni voľna nemá vykonávať žiadnu prácu. Až 15 minút práce môže spustiť pravidlo dotyku steny. Keďže oslobodení zamestnanci sú platení rovnako, bez ohľadu na počet hodín, ktoré odpracujú, odpracovanie 15 minút práce znamená, že dostanú zaplatené za celý deň.
Ak neveríte, že váš zamestnanec sa zdrží odpovedí na e-maily, telefonovania alebo pár minút práce na tomto projekte, ktorá má byť naplánovaná na budúci týždeň, ponechajte svoj laptop v kancelárii a vypnite jej e-maily otázka.
4. Celý deň voľna (iné)
Podľa amerického ministerstva práce, mzdovej a hodinovej divízie, celý deň voľna si môžeš odpočítať len z iných dôvodov ako je choroba ak máte nielen „bona fide plán, politiku alebo prax poskytovania náhrady mzdy stratenej v dôsledku choroby; kompenzovať sumy, ktoré zamestnanci dostávajú ako honoráre pre porotu alebo svedkov, alebo ako vojenské odmeny; za sankcie uložené v dobrej viere za porušenie bezpečnostných pravidiel veľkého významu; alebo za neplatené disciplinárne suspendácie na jeden alebo viac celých dní uložené v dobrej viere za porušenie pravidiel správania na pracovisku.“
Inými slovami, nemôžete sa len tak za behu rozhodnúť, že zakotvíte mzdu oslobodeného zamestnanca, keď ste zamestnanca prepustili z dôvodu porušenia pravidiel.
Musíte mať vypracovaný plán, v ktorom sú uvedené podmienky, za ktorých nebudete platiť oslobodeným zamestnancom. V opačnom prípade ide o nezákonný odpočet, ak zakotvíte mzdu oslobodeného zamestnanca a zamestnanec počas týždňa vôbec pracoval, práve ste zrušili výnimku.
5. FMLA
Ak máte zamestnanca, ktorý je niekoľko týždňov mimo služby FMLA, je celkom zrejmé, že počas tohto obdobia nemusíte platiť oslobodenému zamestnancovi. Je preč na celé dni a je to súčasť plánu v dobrej viere. Ale čo prerušovaná FMLA?
Vtedy je zamestnancovi schválené, aby si zobral niekoľko hodín voľna na riešenie zdravotných problémov – či už vlastných problémov alebo problémov kvalifikovaného člena rodiny. Zákon o rodinnej zdravotnej dovolenke vám konkrétne umožňuje odpočítať oslobodenú mzdu zamestnancov, keď používajú FMLA.
Ak si teda váš zamestnanec potrebuje zobrať dve popoludnia v týždni na dialýzu, nemusíte mu za ten čas platiť.
Tu je však upozornenie na tento odpočet. Pretože oslobodení zamestnanci sú platení za prácu a nie podľa hodiny, ak váš zamestnanec stále pracuje celých 40 hodín a vy odpočítavanie poldennej mzdy každý týždeň, keď idú k lekárovi, máte z právneho hľadiska pravdu, ale morálne a eticky nesprávne.
Všeobecné pravidlo o dokovaní vyňatej mzdy zamestnanca
Vo všeobecnosti si pamätajte, že zo mzdy oslobodeného zamestnanca nesmiete nič zraziť. Ak si zamestnanec vezme niekoľko hodín voľna v strede dňa, príde neskoro alebo odíde skôr, môžete odpočítať z jeho banky PTO, ale postupujte opatrne. Ak je zamestnankyňa inak dobrá zamestnankyňa, ktorá robí svoju prácu, netrestajte ju za efektivitu, s akou využíva svoj čas.
Ak sa rozhodnete, že chcete mať možnosť odpočítať si mzdu za takéto voľno, nezabudnite, že vždy je legálne platiť ľuďom po hodine. Ak však pôjdete touto cestou, vaša zamestnankyňa má teraz nárok na platby za nadčasy bez ohľadu na to, či spĺňa ostatné podmienky na oslobodenie od dane. Takže vašu túžbu ušetriť pár dolárov, pretože chodí na dlhé obedy, predbehne obrovské príplatky za nadčasy, ktoré bude dostávať počas rušnej sezóny.
Najdôležitejšie je zapamätať si, že oslobodení zamestnanci sú najímaní na prácu, nie na to, aby pracovali na určité hodiny. Správajte sa k nim ako zodpovední profesionáli a je pravdepodobné, že sa nakoniec všetko vyrovná.
