Práve ste dostali na starosti dôležitý nový projekt. Je jasné, že váš šéf ponúka túto príležitosť ako prejav dôvery vo vaše schopnosti. A keď ste nadšení, toto je prvýkrát, čo ste zodpovedný za celý projekt.
Začať prvýkrát je náročné. Existujú však spôsoby, ktoré vám pomôžu namočiť nohy. Projektové riadenie sa vyvinulo do procesu s definovanými fázami a krokmi, ktoré vedú tých, ktorí sú v projektovom riadení noví, k úspešnému projektu.
5 fáz procesu projektu:
- Iniciácia: projekt sa spustí, keď sa zistí potreba zmeny
- Plánovanie: plánovanie práce na projekte
- Vykonanie: vykonanie prac
- Riadenie a kontrola: všetka práca, ktorú vykonávate počas projektu na sledovanie pokroku
- Záver: dokončenie a odovzdanie projektu a rozčlenenie tímu
Tieto kroky sú rovnaké pre každý projekt. A pamätajte, že ste projektový manažér, nie supervízor v prvej línii. Vašou úlohou je riadiť projekt, nie ľudí.
Základné kroky pre projektového nováčika:
Počas iniciačnej fázy sa vytvorí projekt a zostaví sa charta, ktorá vás oprávňuje byť programovým manažérom a vytvára reťazec podávania správ. Vo fáze plánovania musíte:
Definujte rozsah
Prvým a najdôležitejším krokom v každom projekte je definovanie rozsahu projektu. Čo by ste mali dosiahnuť alebo vytvoriť? Čo je cieľom projektu? Rovnako dôležité je definovať, čo nie je zahrnuté v rozsahu vášho projektu. Ak od svojho šéfa nedostanete dostatočnú definíciu, ujasnite si rozsah sami a pošlite ho späť hore na potvrdenie.
Aj keď je tento príklad trochu mimo biznis tému, všetci sa môžeme týkať svadobnej hostiny. Pri plánovaní svadobnej hostiny môžete mať za cieľ: pripraviť kompletnú svadobnú hostinu pre 100 hostí s večerou, otvoreným barom, svadobnou tortou a živou kapelou na tanec do určitého dátumu v cene nepresahujúcej $20,000.
Určite dostupné zdroje
Akí ľudia, vybavenie a peniaze budete mať k dispozícii na dosiahnutie cieľov projektu? Ako projektový manažér zvyčajne nebudete mať priamu kontrolu nad týmito zdrojmi, ale budete ich musieť riadiť prostredníctvom maticového manažmentu.
Riadenie matice sa vzťahuje na použitie nastavenej hierarchie v rámci spoločnosti na dosiahnutie toho, čo potrebujete urobiť. Ak Joe pracuje pre váš projekt a tiež pre svoje oddelenie, musí počúvať dvoch šéfov. Ako projektový manažér sa snažte zostať v kontakte s nadriadenými ľuďmi alebo majiteľmi zariadení, ktoré ste si požičali, aby ste mohli riešiť konflikty.
Pochopte časovú os
Kedy musí byť projekt ukončený? Pri vytváraní plánu projektu môžete mať určitú flexibilitu v tom, ako využijete čas počas projektu, ale termíny sú zvyčajne pevné, ako v prípade svadobnej hostiny. Ak sa rozhodnete využiť nadčasové hodiny na splnenie plánu, musíte to zvážiť v porovnaní s obmedzeniami vášho rozpočtu.
Detail práce
Aké sú hlavné časti alebo komponenty, ktoré musia byť vytvorené na dokončenie projektu? Napríklad svadobná hostina vyžaduje na vysokej úrovni: slávnostnú sálu, jedlo, pitie, tortu, hostí a zábavu. Samozrejme, každá z týchto väčších položiek sa dá rozdeliť na mnoho ďalších položiek. To je ďalší krok.
Vo vyššie uvedenom príklade svadobnej hostiny máte pravdepodobne tím alebo osobu zodpovednú za rôzne zložky. Spolupracujte s členmi svojho tímu, aby ste ujasnili podrobnosti potrebné na dosiahnutie každej hlavnej položky.
Osoba zodpovedná za jedlo musí pochopiť možnosti, obmedzenia nákladov a urobiť výber, ktorý podporuje dosiahnutie rozsahu. Uveďte menšie kroky v každom z väčších krokov. Do koľkých úrovní podrobne prejdete, bude závisieť od veľkosti a zložitosti vášho projektu.
Vypracujte predbežný plán
Zostavte všetky svoje kroky do plánu. Dobrým spôsobom, ako to urobiť, je použiť tabuľku prednosti, ktorá určuje, ktoré položky musia predchádzať iným položkám. Formálne postupy projektového manažmentu vyžadujú vývoj toho, čo sa nazýva sieťový diagram a identifikáciu kritickej cesty. Aj keď to môže byť nad rámec vašich potrieb alebo úrovne vedomostí, hlavnou otázkou je zoradiť činnosti v správnom poradí a potom prideliť činnostiam zdroje.
Otázky, ktoré si treba položiť, zahŕňajú: Čo sa stane ako prvé? Aký je ďalší krok? Ktoré kroky môžu prebiehať súčasne s rôznymi zdrojmi? Kto urobí každý krok? Ako dlho to trvá? K dispozícii je veľa vynikajúcich softvérových balíkov, ktoré dokážu zautomatizovať mnohé z týchto detailov za vás. Opýtajte sa ostatných na podobných pozíciách, čo používajú.
Vytvorte si základný plán
Získajte spätnú väzbu na svoj predbežný plán od svojho tímu a od ostatných zainteresovaných strán. Upravte svoje časové harmonogramy a pracovné plány tak, aby sa projekt zmestil do dostupného času. Vykonajte všetky potrebné úpravy predbežného plánu, aby ste vytvorili základný plán.
Požiadajte o úpravy projektu
Takmer nikdy nie je dosť času, peňazí alebo talentu prideleného projektu. Vašou úlohou je vystačiť si s obmedzenými zdrojmi, ktoré máte. Na projekt sa však často kladú limity, ktoré sú jednoducho nereálne. Musíte predložiť svoj prípad a predložiť ho svojmu šéfovi a požiadať o zmenu týchto nereálnych limitov. Požiadajte o zmeny na začiatku projektu. Nečakajte, kým bude v problémoch a požiadajte o zmeny, ktoré potrebujete.
Keď ste začali získavať zdroje a obstarávať potrebné materiály, ste vo fáze realizácie. V tejto fáze ste tiež:
Zostavenie vášho projektového tímu
Spojte ľudí vo svojom tíme a začnite dialóg. Sú to technickí experti. Preto ich funkčný supervízor pridelil k projektu. Vašou úlohou je riadiť tím.
Pracujte podľa svojho plánu
Urobiť plán je dôležité, ale plán sa dá zmeniť. Máte plán, ako každé ráno jazdiť do práce. Ak je jedna križovatka zablokovaná nehodou, zmeníte plán a pôjdete inou cestou. Urobte to isté so svojimi projektovými plánmi. Zmeňte ich podľa potreby, ale vždy majte na pamäti rozsah a zdroje.
Keď sa váš plán rozvíja a práca je dokončená, vstupujete do fázy monitorovania a kontroly. V tejto fáze pracujete na kontrole nákladov, zdrojov a kvality, ako aj:
Sledujte pokrok svojho tímu
Na začiatku projektu urobíte malý pokrok, ale potom začnite sledovať, čo aj tak všetci robia. To uľahčí zachytiť problémy skôr, ako sa stanú problémami.
Všetko zdokumentujte
Uchovávať záznamy. Zakaždým, keď zmeníte svoj základný plán, zapíšte si, o akú zmenu išlo a prečo bola potrebná. Zakaždým, keď sa do projektu pridá nová požiadavka, zapíšte si, odkiaľ požiadavka pochádza a ako sa kvôli tomu upravil časový plán alebo rozpočet. Nemôžete si všetko zapamätať, tak si ich zapíšte a budete si ich môcť vyhľadať na konci projektu a poučiť sa z nich.
Informujte všetkých
Po celú dobu informujte všetkých zainteresovaných na projekte o pokroku. Dajte im vedieť o svojom úspechu pri dokončení každého míľnika, ale tiež ich informujte o problémoch hneď, ako sa objavia.
Tiež informujte svoj tím. Ak sa uvažuje o zmenách, povedzte o nich tímu tak ďaleko, ako je to možné. Uistite sa, že všetci v tíme vedia, čo robia ostatní.
Nasleduj kroky
Na vedenie projektovej iniciatívy nemusíte byť formálnym projektovým manažérom. Mali by ste však použiť nástroje, logiku a kroky projektového manažmentu, aby ste si objasnili svoje ciele, podrobne opísali prácu a vytvorili tím, ktorý budete vykonávať, kým to všetko budete riadiť.
