Požiadavky na vedenie záznamov o výplate zamestnancov

Jednou z vašich najdôležitejších úloh ako zamestnávateľa je viesť záznamy o platoch zamestnancov a benefitoch, ako aj o daniach zo mzdy, ktoré platí vaša firma a vaši zamestnanci. Tieto záznamy vyžadujú federálne a štátne agentúry. Mzdové a daňové doklady sú potrebné z rôznych dôvodov.

Prečo musia zamestnávatelia viesť mzdové záznamy

Federálne aj štátne agentúry vyžadujú od zamestnávateľov, aby viedli záznamy o platoch zamestnancov a daniach zo mzdy.

Záznamy musíte uchovávať na niekoľko účelov:

• Presné záznamy sú potrebné na vyplnenie vašej obchodnej účtovnej závierky, daňové priznaniaa správy zamestnancom a vládnym agentúram.
• Federálne, štátne a miestne agentúry môžu vykonávať audit vašej firmy a kontrolovať záznamy vašich zamestnancov kedykoľvek bez upozornenia.
• Ak má zamestnanec sťažnosť alebo podá žalobu na vašu spoločnosť, čím sú vaše záznamy úplnejšie, tým lepšie môžete podporiť svoju obranu.

Aké mzdové záznamy sú zamestnávatelia povinní viesť?

Federálne agentúry majú rôzne požiadavky na to, aké mzdové záznamy uchovávať a ako dlho. Pozri nižšie:

Požiadavky na vedenie záznamov podľa zákona o spravodlivých pracovných štandardoch

Ministerstvo práce nariaďuje, aby podniky viedli záznamy o výplatách a inú dokumentáciu zamestnancov, aby preukázali, že ich dodržiavajú Zákon o spravodlivých pracovných normách ustanovenia o minimálnej mzde, práci nadčas, rovnakej odmene a detskej práci.

Záznamy možno viesť v akejkoľvek forme, vrátane elektronickej. Pre všetkých zamestnancov, ktorí nie sú oslobodení od dane a tých, na ktorých sa vzťahujú požiadavky na minimálnu mzdu, musíte zachovať:

• Osobné informácie
• Mzdové sadzby vrátane príplatkov za nadčasy
• Všetky informácie používané na výpočet hrubej a čistej mzdy vrátane zrážok a zrážok.

Väčšinu záznamov musíte uchovávať najmenej tri roky, ale niektoré výpočty a plány musíte uchovávať iba dva roky.

Záznamy požadované pre oslobodených zamestnancov sa líšia od záznamov pre neoslobodených pracovníkov a špeciálne informácie sa vyžadujú pre zamestnancov domácnosti, napr zamestnanci pracujúci na základe neobvyklých mzdových opatrení, pre zamestnancov, ktorým je poskytnuté ubytovanie alebo iné zariadenia, a pre zamestnancov, ktorí dostávajú nápravu vzdelanie. Ak niektorý z vašich pracovníkov patrí do týchto kategórií, poraďte sa s právnikom.

Požiadavky na záznamy IRS

Internal Revenue Service (IRS) vyžaduje, aby ste na účely dane zo zamestnania uchovávali všetky mzdové záznamy pre všetkých súčasných zamestnancov minimálne štyri roky. Pre všetkých zamestnancov uschovajte všetky formuláre týkajúce sa miezd zamestnancov a daní zo mzdy vrátane aktuálneho formulára W-4 zamestnanca na účely zrážkovej dane.

Vaše záznamy by mali obsahovať:

• DIČ vášho zamestnávateľa (EIN)
• Sumy a dátumy všetkých výplat miezd, anuít a dôchodkov
• Množstvá prepitného, ​​ktoré vám nahlásili zamestnanci a evidencia všetkých pridelených prepitných
• Spravodlivá trhová hodnota vyplatených naturálnych miezd
• Meno, adresy, SSN a povolania zamestnancov a príjemcov
• Dátumy zamestnania pre každého zamestnanca
• Obdobia, v ktorých boli zamestnanci a príjemcovia vyplatení počas neprítomnosti z dôvodu choroby alebo úrazu a výška a týždenné sadzba platieb, ktoré ste im vy alebo platitelia tretej strany zaplatili (na kompenzáciu pracovníkov alebo poistenie pre prípad invalidity, napr príklad)
• Záznamy o zamestnaneckých výhodách a náhradách výdavkov poskytnutých zamestnancom vrátane zdôvodnenia (dokladu)
• Dokumentácia akýchkoľvek kreditov nárokovaných vašou firmou (napr daňové úľavy na rodinnú dovolenku alebo daňové úľavy za pracovné príležitosti)
• Dokumentácia o výške akéhokoľvek zamestnávateľského alebo zamestnaneckého podielu daň zo sociálneho zabezpečenia že ste odložili a zaplatili

Požiadavky na záznam dôchodkového plánu

Ak má vaša spoločnosť dôchodkový plán, musíte mať svoje účtovné knihy a záznamy k dispozícii na kontrolu zo strany IRS a na zodpovedanie otázok účastníkov. Tieto záznamy uchovávajte, kým nebudú vyplatené všetky dávky a kým neuplynie dostatok času na to, aby plán nebol kontrolovaný. Pretože dôchodkové plány môžu vyplácať dávky po celé desaťročia, budete musieť uchovávať všetky záznamy na neurčito.

Okrem všetkých dokumentov plánu uchovávajte pre každého účastníka a príjemcu:

• Zostatky na účtoch
• Príspevky a zárobky
• Úverové dokumenty a informácie
• Údaje o kompenzácii
• Výkazy a záznamy účastníkov

Požiadavky na vedenie záznamov EEOC a ADEA

Komisia pre rovnaké pracovné príležitosti (EEOC) vyžaduje, aby zamestnávatelia uchovávali všetky osobné a zamestnanecké záznamy po dobu jedného roka. Ak je zamestnanec prepustený alebo prepustený, jeho záznamy sa musia uchovávať rok odo dňa skončenia pracovného pomeru.

Zákon o vekovej diskriminácii v zamestnaní (ADEA) vyžaduje, aby zamestnávatelia uchovávali mzdové záznamy po dobu troch rokov. Ak má vaša spoločnosť plán benefitov, musíte viesť záznamy o účastníkoch plánu a záznamy o písomných systémoch seniority alebo zásluh, kým je plán v platnosti a najneskôr jeden rok po jeho skončení.

Ďalšie mzdové listy, ktoré by ste si mali ponechať

Okrem záznamov o výplate by ste mali viesť o každom zamestnancovi niekoľko ďalších dokumentov.

• Kópia akéhokoľvek formulára, na ktorom má zamestnanec autorizované zrážky zo mzdy, vrátane výhod a špeciálnych zrážok, ako sú United Way alebo príspevky do penzijného plánu. Musíte mať v evidencii písomný súhlas na akúkoľvek zrážku zo mzdy zamestnanca s výnimkou daní FICA a garniže.
• Kópia originálu žiadosti zamestnanca a všetky podporné dokumenty, ako je životopis alebo prepisy.

Ak máte zmätok v tom, ktorú evidenciu a ako dlho uchovávať, najlepšie je uchovávať každú mzdovú a personálnu evidenciu o všetkých zamestnancoch a ukončených zamestnancoch čo najdlhšie. Niektoré záznamy, ako napríklad dokumenty o dôchodkovom pláne, sa musia uchovávať na dobu neurčitú.