Často zamieňaný so sekretárkou resp asistent v administratíve, office manažéri v mnohých spoločnostiach pracujú na vysokej úrovni s jednou z najnáročnejších úloh v spoločnosti. Manažéri kancelárií zvyčajne vedú a úzko spolupracujú s ostatnými vedúcimi oddelení, aby vytvorili zdravé pracovné prostredie.
Tí, ktorí chcú zamestnať manažéra kancelárie, budú selektívni. Ak túžite po tomto type práce, môžete zvýšiť svoje šance na prijatie do zamestnania tým, že budete vedieť, ktoré zo svojich schopností a skúseností je potrebné zdôrazniť počas procesu podávania žiadosti a pohovoru.
Aké zručnosti potrebujete, aby ste boli manažérom kancelárie?
Vedúci kancelárie preberajú zodpovednosť za to, aby celá kancelária alebo komplex kancelárií fungoval hladko. To by mohlo zahŕňať povinnosti, ako je riadenie a dohľad nad jedným alebo viacerými administratívnymi asistentmi.
Manažéri kancelárií zvyčajne nepotrebujú špecializované vzdelanie, ale potrebujú dostatok relevantných skúseností a dobre vyvinuté zručnosti v administratívnych aj riadiacich úlohách.
Nie všetky pozície manažérov kancelárie vyžadujú presne rovnaký súbor zručností. Veľa závisí od toho, koľko kancelárskych asistentov musíte mať pod dohľadom, koľko ľudí používa kanceláriu, ktorú budete spravovať, a aké druhy softvéru a iných systémov používa váš zamestnávateľ.
Typy zručností Office Manager
administratívne
Ako vedúci kancelárie budete zodpovedný za splnenie niekoľkých administratívnych úloh. Patria sem prijímanie a prepúšťanie zamestnancov, vykonávanie hodnotenia výkonnosti, školenie nových zamestnancov a dohľad nad ostatnými.
Schvaľovanie formálnych požiadaviek, vykonávanie všeobecných obchodných operácií a vedenie papierovania a personálnych záznamov môže spadať aj do vašej jurisdikcie.
- Multitasking
- Informačný manažment
- Spracovanie pošty
- Plánovanie
- Riešenie konfliktov
- Delegovanie
- Rozhodovanie
Analytický
Súčasťou vašej úlohy bude hľadať spôsoby, ako robiť svoju prácu lepšie. Ak dokážete identifikovať neefektívnosť v tom, ako funguje vaša kancelária a poskytovať riešenia, možno sa vám podarí ušetriť zamestnávateľovi veľa peňazí a kolegom ušetriť veľa problémov.
Skvelá manažérka kancelárie si bude neustále klásť otázku, čo sa týka všetkých procesov, praktík a postupov: „Dáva to zmysel? Je to to najlepšie, čo môžeme urobiť?" Odporúča sa zahrnúť do životopisu zoznam analytických zručností.
- Kreativita
- Optimalizácia
- Riešenie problémov
- Kritické myslenie
- Riadenie procesov
- Deduktívne uvažovanie
- Induktívne uvažovanie
Pozornosť na detail
Ako vedúci kancelárie sa peniaze zastaví u vás. Budete zodpovední za včasné objednanie správnych kancelárskych potrieb, za vedenie záznamov presne a organizovane a na sledovanie potrieb a problémov všetkých ostatných v rámci kancelária.
Ak robíte svoju prácu dobre, úrad sa bude zdať, že bude fungovať sám. Ak sa pomýlite v niektorých detailoch, ostatní ľudia nemusia byť schopní plne vykonávať svoju prácu.
- Evidencia
- Zameraný na detaily
- Intuícia
- Proaktivita
- Presnosť
- Identifikácia systémových problémov
Komunikácia
Rovnako ako asistenti v kancelárii budete často jedným z prvých ľudí, ktorých návštevníci uvidia, a niekedy môžete byť jediným, koho uvidia, ak náhodou nie je vonku niektorý z profesionálov pracujúcich vo vašej kancelárii. Musíte pôsobiť ako efektívny recepčný a súčasne vykonávať svoje ostatné povinnosti.
Môžete byť tiež hlavným kontaktným bodom medzi rôznymi ľuďmi, ktorí používajú kanceláriu, a možno aj medzi vašou kanceláriou a ostatnými v rámci tej istej organizácie.
Možno budete musieť trénovať riešenie konfliktov a delegovať prácu. To všetko prispieva k množstvu komunikácie, písomnej aj verbálnej, pričom všetky musia byť vždy presné, efektívne, priateľské a profesionálne.
- Písomná komunikácia
- Ústna komunikácia
- Recepcia
- Etiketa telefónu
- Prístupný
- Aktívne počúvanie
Počítač
Je dôležité, aby manažéri kancelárií mali širokú škálu počítačových zručností. Špecifiká budú závisieť od vášho zamestnávateľa, ale zvyčajne zahŕňajú zadávanie údajov, tabuľky a všeobecné IT úlohy.
Riadenie kancelárií môže zahŕňať obrovské množstvo zodpovednosti. Manažéri kancelárie vo všeobecnosti pracujú na vrchole organizácie a majú ruky vo všetkých aspektoch spoločnosti. Ak vás táto ústredná rola oslovila, pokračujte v prezeraní zoznamu zručností, aby ste zistili, či by to pre vás mohla byť kariéra.
- balík Microsoft Office
- Operačné systémy
- Vkladanie dát
- Digitálne kalendáre
- Správa e-mailov
- Softvér KPI
- Riešenie problémov so softvérom
- Zdieľanie súborov
Financie
Vaše povinnosti môžu zahŕňať vedenie účtovníctva, fakturáciu, rozpočtovanie a účtovníctvo. Môže sa od vás vyžadovať aj spracovanie miezd, drobných peňazí a QuickBooks záznamy. Štvrťročné a polročné správy môžu tiež spadať do rozsahu vašich povinností. Prinajmenšom, ak vaša kancelária vôbec narába s peniazmi, budete v konečnom dôsledku zodpovední za to, aby sa s nimi nakladalo dobre.
- Vedenie účtovníctva
- Rozpočtovanie
- Účtovný softvér
- Finančné výkazy
- faktúry
- Súlad
- bezúhonnosť
Vedenie
Ako supervízor veľkej skupiny kancelárskych asistentov budete musieť všetkých motivovať a koordinovať. Budete musieť zabezpečiť tímovú prácu.
Vaša práca bude zahŕňať stanovenie štandardu pre prácu všetkých ostatných a uistenie sa, že tieto štandardy sú splnené.
Viesť často znamená pomáhať iným ľuďom rásť v ich kariére a pomáhať ľuďom samostatne začať a dobre medzi sebou komunikovať.
- Koordinácia
- Nastavenie a riadenie očakávaní
- Tímová práca
- Spolupráca
- Motivácia
- Usmernenie
- Zvládanie
- Interpersonálne zručnosti
Viac zručností Office Manager
- Auditovanie
- Benchmarking
- integrácia
- Fakturácia
- Desktop Publishing
- Prepis
- Formálnosť
- Ložisko
- Proces balenia a odosielania právnych dokumentov
- Písanie poznámok
- Pamäť
- Citlivosť na problém
- Time Management
- Stanovenie priorít
- Tolerancia stresu
- Riešenie problémov
- Správa sociálnych médií
- Korektúry
- Revízia
- Drafting
- Správne používanie vyhľadávacích nástrojov
- Písanie správ
- Vyvinúť a udržiavať štandardné operačné postupy (SOP)
- Termíny
- Viacjazyčný
- Profesionalita
- Zákaznícky servis
- Odolnosť
Ako nechať vyniknúť svoje zručnosti
Pridajte relevantné zručnosti do svojho životopisu: Použite názvy svojich relevantných zručností ako kľúčové slová vo svojom životopise, aby vedúci náboru jasne videl, že máte to, čo hľadajú.
Zvýraznite zručnosti v sprievodnom liste: Uistite sa, že váš list identifikuje vaše kľúčové kompetencie pomocou niektorých z vyššie uvedených zručností.
Na pracovnom pohovore používajte zručné slová: Keď sa pripravíte na svoje rozhovor, vymyslite aspoň jeden konkrétny príklad toho, kedy využívate svoje najrelevantnejšie schopnosti.
