Otázky na pohovor s plánovačom udalostí a tipy na zodpovedanie

Pripravujete sa na pohovor ako plánovač udalostí? Plánovači udalostí robia presne to, čo naznačuje názov práce: riadia všetku logistiku a plánovanie spojené s organizáciou udalosti. Tieto špeciálne príležitosti môžu siahať od svadieb po konferencie, od firemných zjazdov po neformálne záležitosti a všetko medzi tým.

Bez ohľadu na to, aký typ úlohy plánovania udalostí chcete prevziať, je užitočné vopred si prečítať bežné otázky na pohovor, aby ste sa počas pohovoru cítili pripravení a sebavedomí.

Čo chce anketár vedieť

Vykonávanie tejto práce si vyžaduje kreativitu a predstavivosť: Plánovači udalostí musia vymyslieť nápady na jedinečné oslavy a nezabudnuteľné udalosti a byť schopní identifikovať, pochopiť a splniť potreby klientov.

Ale plánovači udalostí musia byť tiež intenzívne organizovaní v sledovaní termínov a harmonogramov, aby sa zabezpečilo, že všetko je postarané o tie najzákladnejšie detaily, ako je plánovanie prestávok na kávu na stretnutiach a zabezpečenie dopravy z Komunikačné schopnosti sú dôležité aj pre plánovačov podujatí.

Anketári sa zamerajú na zistenie, či máte rovnováhu medzi kreativitou a organizáciou, ktorá je potrebná pre túto rolu. Budú sa vás pýtať veľa otázok o vašich konkrétnych skúsenostiach a pokúsia sa zistiť, ako budete riešiť bežné problémy a situácie, ktoré môžu nastať pri plánovaní udalostí.

Ako odpovedať na otázky týkajúce sa pohovoru o plánovaní udalostí

Buďte pripravení diskutovať o udalostiach, ktoré ste plánovali v minulosti. Spomeňte si na príklady, kedy ste museli myslieť na vlastnú päsť, aby ste vyriešili nečakaný problém, vysporiadali sa s náročnými klientmi alebo pracovali s obmedzeným rozpočtom. Myslite aj na situácie, keď podujatie, ktoré ste zorganizovali, prebehlo bezchybne.

Všetky tieto príklady budú užitočné pri odpovedaní na otázky na pohovore a poskytnú vašim anketárom príbehy, ktoré si vás zapamätajú.

Keďže plánovanie udalostí je úloha, ktorá zahŕňa prácu pod tlakom a rýchle rozhodovanie, je rozumné predvídať, že anketári budú klásť náročné otázky. Ak sa to stane, nezabudnite, že anketára pravdepodobne zaujíma, ako reagujete na to, že ste pod tlakom.

Zostať pokojný a mať kontrolu je takmer rovnako dôležité ako vaša skutočná odpoveď na otázku, takže počas pohovoru dávajte pozor na reč svojho tela.

Príklady otázok na pohovor s plánovačom udalostí

Pripravte sa na pohovor prečítaním si tohto zoznamu často kladených otázok pre plánovačov udalostí a precvičte si, ako by ste na jednotlivé otázky odpovedali.

• Ako vás vzdelanie pripravilo na kariéru plánovača podujatí?
• Prečo chcete pracovať pre našu organizáciu plánovania podujatí?
• Ako hodnotíte úspešnosť každého z vašich podujatí?
• O aký typ plánovania podujatí máte najväčší záujem? Firemné akcie? Spoločenské udalosti? prečo?
• Aké máte skúsenosti s propagáciou podujatí (prostredníctvom reklám, sociálnych sietí atď.)?
• Aké sú niektoré z vašich obľúbených spôsobov, ako vylepšiť podujatie s obmedzeným rozpočtom?
• Popíšte jednu alebo dve tematické udalosti, ktoré ste zorganizovali. Aké detaily a aktivity ste zahrnuli na doplnenie témy?
• Akú najväčšiu udalosť (na základe rozpočtu alebo počtu účastníkov) ste kedy plánovali alebo ste pri plánovaní pomáhali?
• Opíšte čas, keď ste museli riešiť neočakávaný problém počas udalosti – ako ste problém vyriešili?
• Povedzte mi o čase, keď ste sa museli vysporiadať s náročným klientom. Aký bol výsledok?
• Opíšte čas, kedy ste mali problém dodržať rozpočet na podujatie.
• Povedzte mi o čase, keď ste museli riadiť viacero udalostí naraz. Ako ste zvládli multitasking, aby ste obe podujatia úspešne dokončili?
• Predstavte si, že spoločnosť plánuje reklamnú kampaň, aby sa predstavila ako mladá, svieža a cool značka. Ak by vás najali, aby ste zorganizovali ich slávnostnú premiéru, aké miesto by ste si vybrali? prečo?
• Predstavte si, že som klient, ktorý vás žiada, aby ste pre mňa usporiadali udalosť; aké otázky by ste mi položili?
• Ako budete rozvíjať vzťahy s predajcami v novom meste?
• Máte radi dlhé a/alebo nezvyčajné hodiny?
• Myslíte si, že byť nezávislým pracovníkom alebo tímovým hráčom je dôležitejšie ako plánovač udalostí?

Plánovanie podujatí môže byť jednou z najzaujímavejších a najobohacujúcejších prác v odvetví pohostinstva. Ak si nájdete čas na plánovanie pohovoru, táto pozornosť venovaná detailom to vašim anketárom ukáže máte predvídavosť, analytické plánovacie schopnosti, vyrovnanosť a sebadôveru, ktorú hľadajú vo svojej ďalšej udalosti plánovač.

Tipy na čo najlepšiu odpoveď

• Majte príklady: Najlepšie odpovede budú mať kvalitu príbehu. Príďte pripravení s príkladmi vašich predchádzajúcich skúseností s plánovaním podujatí. Takto, keď budete požiadaní, aby ste sa podelili o to, ako ste zvládli náročného klienta alebo ako by ste sa vysporiadali s neočakávanou krízou, budete mať pripravené príklady, o ktoré sa môžete podeliť.
• Zdôraznite svoje silné stránky: Ako pri každom pohovore budete chcieť zdôrazniť to, v čom ste dobrí. Keď budete odpovedať na otázky, hľadajte spôsob, ako ukázať svoje relevantné schopnosti a úspechy.
• Pripravte sa aj na všeobecné otázky: Okrem otázok na pohovore, ktoré sú špecifické pre danú prácu, sa vás spýtajú aj všeobecnejšie otázky o vašej histórii zamestnania, vzdelaní, silných a slabých stránkach, úspechoch, cieľoch a plánoch.

Čo nehovoriť

Nebuď negatívny: Ak sa pýtate na riešenie náročného klienta alebo nehody na mieste konania, zamerajte sa na pozitívne veci, ktoré ste urobili, aby ste problém vyriešili. Vyhnite sa obviňovaniu iných alebo sťažovaniu sa. Chcete pôsobiť sebavedomo a pod kontrolou.

Nediskvalifikujte sa: Počas pohovoru by ste mali byť vždy úprimní. To znamená, že sa nechcete diskvalifikovať. Napríklad, ak sa osoba, ktorá vedie pohovor, spýta: "Ako si udržujete poriadok?" potom poskytnite odpoveď, ktorá poukazuje na vaše organizačné úspechy. Nie je potrebné spomínať časy, keď ste boli menej organizovaní.