Nájsť si dostatok času je pre mnohých malých podnikateľov výzvou. Nikdy nie je dosť času na to, aby ste všetko stihli, najmä keď máte na sebe veľa rôznych klobúkov a preberáte mnoho rôznych úloh. Nielenže je to frustrujúce, ale môže to byť aj stresujúce mať pocit, že skáčete od úlohy k úlohe a nikdy v skutočnosti nevyškrtávate veci zo zoznamu.
Je tu však nádej. Môžete si vyvinúť metódu na riadenie svojho času stanovením cieľov, plánovaním aktivít, stanovením priorít a dôverou ostatným pri dokončení úloh. Ak to dokážete, môžete zvýšiť množstvo času, ktorý máte počas dňa.
Stanoviť ciele
Základom dobrého time managementu je vedieť, kam idete a ako sa tam dostať. Stanovenie cieľov vám môže pomôcť vytvoriť plán, ktorý bude viesť vašu firmu tam, kde ju chcete mať.
Je ťažké dosiahnuť čokoľvek bez konkrétnych, merateľných, dosiahnuteľných, realistických a časovo ohraničených (SMART) cieľov. Pokiaľ ide o time management, produktivitua dosiahnutie cieľa, pričom práca na dosiahnutí malých, krátkodobých cieľov je najdôležitejšia.
Môžete začať tým, že si svoje dlhodobé ciele rozdelíte na mesačné ciele, potom ich ešte viac rozdelíte na týždenné a denné ciele. Vaše ciele na každý deň vám pomôžu stanoviť cieľ a zmerať, kedy ste ho úspešne dosiahli.
Naplánujte si aktivity
Naplánujte si mesiac, týždeň a dni na základe cieľov, ktoré ste si stanovili, a práce, ktorú je potrebné vykonať. Možno budete musieť robiť záznamy do knihy každý deň, takže si to naplánujte. Naplánujte si stretnutia so zamestnancami na spätnú väzbu vopred. Naplánujte si čas na všetko, čo musíte urobiť.
Najúčinnejší spôsob, ako si naplánovať mesačné aktivity, je naplánovať si čas na plánovanie. Využite tento čas na plánovanie na kontrolu svojich mesačných ukazovateľov výkonnosti, kontrolu zamestnancov, ktorí majú prísť na stretnutie so spätnou väzbou, a hľadanie obchodných príležitostí, na ktoré by ste sa mohli pozrieť.
Ak ste si pre svoje podnikanie nastavili mesačné ciele, pracujte spätne od dátumu, kedy chcete ciele dosiahnuť. Naplánujte si nejaké kontrolné body pre úlohy, ktoré je potrebné splniť, aby ste dosiahli ciele.
Stanovte prioritu kontrolných bodov podľa čiastkových úloh, ktoré je potrebné dokončiť – napríklad ak úloha A potrebuje dokončiť úlohu B, naplánujte aktivity potrebné pre úlohu B do konca prvého týždňa tak, aby úloha A mohla byť dokončená na konci druhého týždňa. Urobte to pre všetky svoje týždenné, mesačné a polročné ciele.
Autor: vytvorenie plánu aby ste svojich zamestnancov a seba priviedli k menším cieľom, vytvoríte si cestu k dosiahnutiu väčšieho cieľa. Komunikujte svoje plány a ciele so svojimi zamestnancami. Chcete, aby pochopili, kde chcete byť. Môžete od nich dokonca získať spätnú väzbu, ktorá by mohla byť užitočná pri dosahovaní vašich cieľov.
Vyberte si systém a zaviažte sa
Existuje mnoho systémov riadenia času a produktivity vrátane špecifického softvéru, online aplikácií a dokonca aj celkových filozofií. Nezáleží na tom, aký systém alebo prístup použijete, len na tom, že je to niečo, čomu sa zakúpite, plne rozumiete a držíte krok.
Ak máte problém nájsť prístup k time managementu, ktorému by ste sa mohli naplno venovať, skúste to skombinovať nápady niekoľkých rôznych filozofií na vytvorenie dokonalého nástroja na riadenie času a produktivitu vy.
Všetky nástroje a plánovanie vám neprinesú nič dobré, ak sa nebudete držať svojho plánu. Toto je najťažšia časť manažovania času – prinútiť sa robiť úlohy, ktoré ste plánovali urobiť. Niektoré dni sa vám môže stať, že nebudete môcť niečo dosiahnuť v plánovanom čase.
Existuje niekoľko spôsobov, ako zabezpečiť, aby ste splnili úlohy, ktoré unikli, a všetko ostatné, čo ste plánovali urobiť. Vo svojom pláne si každý deň vyhraďte čas na dohnanie úloh, ktoré sa odkladajú. Alebo môžete zostať neskôr ako zvyčajne a uistiť sa, že budú hotové.
Výhoda pri plánovaní času na dobiehanie – ak ste všetci zameškaní alebo vám neušla žiadna úloha, môžete si dať pauzu alebo sa ísť porozprávať so svojimi zamestnancami. Šéf, ktorý sa zastaví, aby si pokecal, je skvelý motivátor.
Ak sú všetky úlohy, ktoré musíte splniť, loptičky, ste žonglér. Máte sklenené gule (vysoká priorita, úlohy, ktoré nemôžete zahodiť) a gumené (nižšia priorita, úlohy, ktoré môžete zahodiť). Zahoďte tie nesprávne a rozbijú sa. Gumené sa odrazia späť hore a žonglujete ďalej. Možno budete chcieť uprednostniť svoje úlohy.
Poznajte svoje priority
Možno sa vám nepodarí urobiť všetko každý deň. Väčšine z nás zostane každý deň niekoľko položiek, ktoré sme nedokončili. Môžete premýšľať o vytvorení zoznamu prioritných úloh alebo aspoň vedieť, ktoré z nich môžete vynechať.
Aby ste sa vyhli takémuto pádu sklenenej gule, venujte čas tomu, aby ste si ujasnili, aké sú vaše priority, a naplánujte si čas na najdôležitejšie úlohy, keď ste najproduktívnejší. Alebo, ako už bolo spomenuté, využite vopred naplánovaný čas na dobehnutie.
Nájdite svoju zónu produktivity
Niektorí ľudia sú najproduktívnejší hneď ráno, keď majú sviežu myseľ a kým ostatní sú úplne hore. Niektorí ľudia uprednostňujú vŕtanie sa v dôležitej práci v poludňajších hodinách, keď je ich hybná sila na plný plyn, a iní áno nočné sovy, ktoré nechávajú najdôležitejšiu prácu na koniec dňa, keď na to mali nápady a koncepty čas usadiť sa.
Čas potrebný na dokončenie práce môžete skrátiť tým, že identifikujete, kedy pracujete najlepšie, kedy ste najproduktívnejší, a naplánujte si na tento čas svoju najdôležitejšiu prácu. Svoju produktivitu môžete zvýšiť ešte viac, ak dokážete obmedziť rozptýlenie a prerušenia počas tohto sústredeného pracovného času.
Sledujte svoj čas
Sledovanie času pomocou špeciálneho nástroja na sledovanie času môže byť vynikajúcim spôsobom, ako riadiť čas, aj keď nepotrebujete sledovať svoj čas strávený na klientovi alebo fakturovateľnej práci.
Sledovanie vášho času počas dňa vám môže pomôcť zvýšiť produktivitu dvoma spôsobmi. Po prvé, môže vás sústrediť na úlohu, na ktorej práve v danej chvíli pracujete.
Po druhé, sledovanie času vám môže poskytnúť obraz o tom, kde presne trávite svoj čas. Ak ste to ešte nikdy nerobili, otvára vám to oči a poskytuje cenný prehľad o tom, ako trávite čas.
Ak budete poctivo dokumentovať svoj čas a aktivity, budete vedieť identifikovať niektoré silné a slabé stránky a koľko času skutočne strávite prácou na úlohách.
Delegát
Nie je nič zlé na tom, keď peniaze prenesiete na niekoho iného. Keď máte na tanieri viac, ako dokážete zvládnuť, možno je čas delegovať to. Dobrým spôsobom, ako začať s delegovaním, je určiť, aké úlohy môžete odovzdať, ktoré nie sú pre vás osobne nevyhnutné.
Potom identifikujte zamestnanca schopného vykonať danú úlohu a uistite sa, že ste informovaní o výsledkoch.
Záverečná myšlienka
Nie je vždy ľahké delegovať, ak ste zvyknutí žonglovať so všetkým sami. Ak si však naplánujete aktivity, budete sa držať plánu (v rámci rozumu) a nájdete tých správnych ľudí, ktorým budete úlohy delegovať, zrazu budete mať viac času.
