Najať externého plánovača udalostí nemusí byť skľučujúca úloha. Musíte nájsť najlepších plánovačov udalostí pre svoje potreby a dôkladne ich preveriť, kým sa do nejakého zaviažete. Najprv by ste však mali presne vedieť, čo od plánovača udalosti požadujete.
Stanovte si svoj cieľ
Predtým, ako začnete hľadať, musíte zistiť cieľ udalosti, rozpočet, s ktorým pracujete, a dôvod externého najímania.
Chcete byť v pozícii, aby ste mohli komunikovať široký náčrt udalosti a jej najdôležitejšie ciele.
Keď si zadefinujete svoje ciele, začne sa objavovať niekoľko jasných myšlienok o téme a posolstve, ktoré chcete sprostredkovať.
Teraz budete chcieť určiť rozpočet, ktorý máte pre plánovača a čo sa od neho bude očakávať. Plánovač udalostí môže vybrať miesto konania, odporučiť možnosti jedla a nápojov, získať prednášajúcich a zábavu, byť na mieste pre potreby výroby počas dňa a vytvoriť pozvánky.
Ak všetko vyššie uvedené nezvládnete sami, musíte začať hľadať plánovač udalostí.
Nájdite svoj plánovač udalostí
Bez ohľadu na to, či ide o spoločenskú udalosť alebo firemné stretnutie, pravidlá prenajímania udalosti plánovač alebo catering zostávajú rovnaké: Chcete najať niekoho, kto má skúsenosti s vytváraním vášho typu udalosti.
Ústne podanie je jedným zo spôsobov, ako nájsť plánovača udalostí, či už ide o oslavu výročia, obchodné stretnutie pri raňajkách, víkendový pobyt alebo akýkoľvek iný typ udalosti. Ale nie vždy je to najefektívnejší prístup.
Ak sa snažíte nájsť najlepšieho plánovača udalostí pre vašu záležitosť, hľadajte spoločnosť so skúsenosťami a silnou reputáciou v komunite plánovačov udalostí. Reputácia rovesníkov môže byť silnejším ukazovateľom ako referencie od priateľov.
Informujte sa u národnej alebo miestnej pobočky Medzinárodné stretnutie profesionálov, International Special Events Society, alebo Národná asociácia vedúcich stravovacích zariadení.
Ak chcete vedieť, kto má dobrú povesť vo vašej oblasti, obráťte sa na miestnu kanceláriu zjazdov a návštevníkov alebo obchodnú komoru. Môžete sa tiež obrátiť na obchodné oddelenie hotela.
Uchádzači o pohovor
Väčšina plánovačov udalostí sa bude chcieť dozvedieť o vašej udalosti. Najprv im poskytnite stručné podrobnosti a v úvodnom kole pohovorov sa zamerajte na ich odbornosť.
Zredukujte svoj zoznam kandidátov na troch najsilnejších uchádzačov.
Potom by ste sa mali opýtať každého finalistu alebo firmy na ich podnikanie, ich skúsenosti s minulými udalosťami a ako plánujú nepredvídané udalosti. Dobrý plánovač vás prevedie diskusiou o celkových cieľoch vašej udalosti, časovom pláne, rozpočte, počte hostí a osobných preferenciách a tiež vám položí otázky o vašej organizácii. Ten, kto sa chce dozvedieť o vašich cieľoch a vašej udalosti, bude vynikať od ostatných.
Aj keď nie vždy je možné stretnúť sa s uchádzačom osobne počas prvého kola rozhovory, najmä ak je váš program mimo mesta, môže to byť kritický krok pri výbere správny plánovač. Budete chcieť kandidáta, ktorý má s vami skutočný vzťah.
Posledným krokom je skontrolovať aj referencie vašich kandidátov. Obráťte sa na bývalých klientov a uistite sa, že v jeho minulosti nedošlo k žiadnym zbabraným udalostiam.
Vyberte si
Teraz je čas zúžiť výber na jeden.
Po vykonaní prenájmu by mal byť plánovač udalosti schopný s vami zdieľať podrobný plán udalosti. Je čas zahodiť kreatívne nápady a zahodiť nápady, ktoré nefungujú.
Zničiť rozpočet
Mnoho ľudí, ktorí organizujú podujatie po prvýkrát, chce podujatie so šampanským za cenu piva. Váš plánovač udalostí môže vyťažiť maximum z vášho rozpočtu, ale možno bude musieť trochu priblížiť vašu víziu k zemi.
Aby ste dospeli k reálnemu rozpočtu, musíte spolupracovať. A nezabudnite sa informovať o poplatkoch, ktoré bude účtovať organizátor podujatia, a o tom, ako budú zahrnuté do rozpočtu. Poplatky za plánovač udalostí a spôsob ich účtovania sa značne líšia.
Budete požiadaní, aby ste organizátorovi podujatia poskytli zálohy, papierovanie a zmluvy, ako aj miesta konania podujatí a služby, ktoré ponúkajú. Ako vždy, mali by ste mať právnika, aby skontroloval všetky zmluvy predtým, ako ich podpíšete.
Nasleduj
Väčšina zlých vecí, ktoré sa dejú v súvislosti s plánovaním udalostí, je výsledkom nedostatočnej kontroly. Plánovanie udalostí si vyžaduje efektívnu koordináciu logistiky. Inými slovami, zostaňte nad projektom a nenúťte plánovača udalostí robiť zásadné rozhodnutia bez vášho vstupu.
Ak všetko pôjde podľa plánu, proces plánovania udalostí prebehne bez problémov a do svojej siete pridáte vynikajúci plánovač udalostí pre budúce potreby.
Ak sa proces pred veľkým dňom zasekne, zakročte a pracujte na jeho náprave. Nedorozumenia sa dajú vyriešiť. Neočakávané problémy sa dajú opraviť.
Buďte však pripravení, ak všetko ostatné zlyhá, vypnite plánovač udalostí a prejdite do zálohy.
