Správa o pokroku sa skladá z hlavičky, zhrnutia, popisu menších komponentov a údaja o tom, kedy má byť vypracovaná ďalšia správa. Správu napíšete podľa tejto šablóny a potom ju odošlete svojmu šéfovi alebo inému nadriadenému, ktorý je určený.
Hlavička
Hlavička obsahuje identifikačné informácie pre zostavu. Zadáte názov, dátum, kedy je správa zverejnená, stav semaforu čohokoľvek pre ktoré vytvárate prehľad (červená, žlto-zelená) a celková metrika, možno percentá dokončená, oproti plánu skutočné. Poznámka: Správa o pokroku, ako je táto, sa najčastejšie používa pre projekty, ale môže sa použiť aj na správu o iných veciach. Napríklad, ak vám bola pridelená úloha znížiť počet hodín na jeden výkres inžinierska firma by ste použili správu o pokroku na zobrazenie vášho pokroku pri znižovaní počtu hodín kreslenie.
- Názov: Správa o pokroku projektu X
- Dátum: 30. mája 20xx
- Stav: Zelená
- Percento dokončenia: 63 skutočných, 59 plánov
Zhrnutie
Zhrnutie píšete ako posledné. Toto je súhrn všetkých hlavných bodov uvedených nižšie v hlavnej časti správy. V závislosti od vášho publika je niekedy zhrnutie obmedzené. To závisí od vášho publika, počtu ľudí, ktorí dostanú správu, a ich úrovne v rámci organizácie. Zhrnutie je určené tým vyšším manažérom, ktorí nemusia mať čas prečítať si celú správu. Ak je vaša správa adresovaná vášmu priamemu nadriadenému, očakáva sa, že on alebo ona si správu prečíta a zhrnutie nemusí byť potrebné. Ak je to však správa, ktorá je široko distribuovaná mnohým vedúcim pracovníkom v celej organizácii, môže to byť potrebné zahrnúť zhrnutie pre tých jednotlivcov, ktorí nemajú čas čítať celé správa.
Postup dielov komponentov
Toto je hlavná časť správy. V tejto časti správy podrobne uvádzate svoj pokrok vo všetkých častiach projektu. Uvádzate svoj pokrok a úspechy týkajúce sa všetkých metrík počas tohto časového obdobia. Ukážete, aký je váš plán na ďalšie časové obdobie. A potom uvediete nielen blokátory, ale aj to, aké úsilie vynakladáte na ich odstránenie. Nakoniec časť ukáže, aká ďalšia pomoc je potrebná od vášho šéfa alebo iného príjemcu správy o pokroku.
Zhrnutie
Za telom správy nasleduje v súhrnnej časti. Obsahuje menej podrobností ako pokrok uvedený v predchádzajúcej časti. Zahrnuli by ste rovnaké informácie, metriky, úspechy, plán na ďalšie obdobie a akékoľvek blokátory, ale pre každú kategóriu by ste poskytli menej podrobností. Zhrnutie môže byť napríklad jedna veta, ako napríklad „všetky dodávky sú načas“, zatiaľ čo sa postupuje zápis v predchádzajúcej časti môže znieť „Dodávka A, splatná dňa xx/xx/xx, bude doručená tri dni skoro. Správa Y bude doručená načas dňa xx/xx/xx. A teraz sa očakáva, že správa C, odložená o dva týždne počas čakania na grafiku, bude doručená v revidovaný dátum splatnosti xx/xx/xx.“
Dátum splatnosti nasledujúcej správy
Tu uvediete, kedy bude odoslaná ďalšia správa. Ak ide napríklad o týždenný prehľad, dátum dokončenia nasledujúceho prehľadu by ste zobrazili o týždeň po sebe. V prípade mesačného prehľadu by ste mali zobraziť dátum nasledujúceho mesiaca, kedy bude prehľad odoslaný. Ľudia, ktorí dostanú prehľad, budú očakávať, že tieto údaje budú rovnako presné ako údaje v prehľadoch.
Spodná čiara
Vaša správa o pokroku pozostáva z voliteľného zhrnutia, správy o pokroku všetkých komponentov projektu, podrobného súhrnu a časovej osi. Urobte ich čo najpresnejšie.
