Požiadajte o predĺženie času v zmluvách o výstavbe

Zmluva o predĺženie lehoty možno požiadať z rôznych dôvodov. Používajú sa na preukázanie toho, že došlo k oneskoreniu harmonogram výstavby čo ovplyvňuje termín ukončenia projektu. Žiadosti o predĺženie času sú zvyčajne špecifikované v zmluvnom ustanovení a musia sa vykonať podľa krokov a požiadaviek na dokumentáciu definovaných v zmluvných usmerneniach.

Väčšina predĺžení súvisí s oneskoreniami, ktoré dodávateľ nemôže ovplyvniť, a mnohé zahŕňajú zmena objednávky žiadosti. Sú však chvíle, keď dodávateľ môže mať slabé obchodné alebo manažérske zručnosti, ktoré môžu spôsobiť, že projekt bude zaostávať.

Máte nárok na predĺženie času?

Žiadosti o predĺženie lehoty možno považovať za platné za niekoľkých rôznych okolností, ale nie všetky dôvody oneskorenia sú schválené na predĺženie. V každom prípade je veľmi dôležité uchovávať záznamy o všetkých zmenách, dokumentoch, e-mailoch a plánovaní, ktoré môžu odôvodniť vašu požiadavku.

Prijateľné dôvody žiadostí o predĺženie

Jedným z prijateľných dôvodov pre žiadosť o predĺženie sú právne problémy alebo problémy. Tieto problémy môžu ovplyvniť dokončenie projektu a výkon dodávateľa. Príkladom takéhoto problému môže byť meškanie kontrol odbavovania.

Problémom môže byť aj financovanie. Majiteľ môže požiadať o odložený štart, kým sa vybavia financie. Vlastníci môžu tiež pridať nové alebo dodatočné práce, ktoré nie sú zahrnuté v pôvodnom rozsahu alebo zmluve. Tieto doplnenia môžu spôsobiť oneskorenie.

Na vine môže byť aj produkt potrebný pre projekt. Dlhé olovené položky môžu zastaviť projekt v jeho stopách. Niekedy matka príroda zničí diela nezvyčajnými alebo nepriaznivými poveternostnými podmienkami.

Nakoniec sa môžu vyskytnúť podpovrchové podmienky, ktoré sa líšia od očakávaných plánov. Riešenie týchto podmienok môže chvíľu trvať.

Dôvody pre predĺženia, ktoré môžu byť odmietnuté

Niektoré problémy spôsobujúce oneskorenia nemusia získať schválenie. Tie obsahujú meškania spôsobené subdodávateľmi, ako napríklad nedostavenie sa na prácu alebo nedostatok potrebného vybavenia. Ďalšie oneskorenie spôsobené dodávateľom pochádza od dodávateľa s nedostatočnou výkonnosťou, najmä ak zlé riadenie spôsobuje dlhé lehoty na obstarávanie položiek.

Dodávateľ musí viesť presné záznamy o tom, že vykonal náležitú starostlivosť pri udržiavaní projektu v pohybe. Nedostatočný dôkaz alebo dôkaz o tom, že metóda kritickej cesty utrpela nenapraviteľné oneskorenia spôsobené dodávateľom alebo jeho stranami, možno odmietnuť.

Zlé plánovanie môže byť tiež nepríjemné, ak je nedostatok pracovníkov alebo nedostatočne vyškolená pracovná sila. Ak by sa nepočítalo s plánmi pre bežné meškania počasia, žiadosť o predĺženie by mohla byť zamietnutá.

Proces žiadosti o predĺženie času

Pri žiadosti o predĺženie lehoty je potrebné dodržať určité kroky na zabezpečenie schválenia predĺženia. V typickom procese dodávateľ upozorní projektového manažéra, že problém môže ovplyvniť harmonogram projektu. Správcovi zmluvy je zaslaný formálny list so žiadosťou o predĺženie lehoty a dôvody, prečo by tieto dni mali byť doplnené harmonogram výstavby.

Správca zmluvy potom pošle list projektovému manažérovi na posúdenie a schválenie alebo zamietnutie. Ak je predĺženie povolené, projektový manažér musí odpovedať písomným oznámením a musí byť vydaný príkaz na zmenu. Niektoré zmluvy špecifikujú, že žiadosti o predĺženie lehoty musia byť dokončené v určitom časovom rámci, aby sa predišlo automatickému zamietnutiu.

Podporné dokumenty počas reklamačného procesu

Správne prezentované predĺženia času musia obsahovať špecifické podporné informácie:

• Upozornenie na konkrétny problém spôsobujúci oneskorenia
• Zoznam činností z harmonogramu projektu, ktoré sú ovplyvnené oneskorením 
• Presný požadovaný čas s uvedením pracovných dní alebo kalendárnych dní
• Náčrty, fotografie alebo iné obrázky znázorňujúce problémy s oneskorením
• Správcovi zmluvy boli dané odporúčania
• Opis opatrení, ktoré dodávateľ prijal, aby sa vyhol iným oneskoreniam alebo ich minimalizoval
• Alternatívne riešenia predložené správcovi zmluvy
• Komunikácia medzi stavebným tímom týkajúca sa možných oneskorení a problémov súvisiacich s konkrétnou situáciou

Ďalšie položky, ktoré je potrebné zvážiť počas žiadosti o predĺženie času

List so žiadosťou o predĺženie lehoty by mal byť stručný a mal by odkazovať na zmluvnú klauzulu, ktorá umožňuje žiadosť, a poskytnúť dôkaz o dôvodoch oneskorenia a navrhovaný plán obnovy. Mal by zahŕňať aj škody (ak nejaké existujú), počet požadovaných kalendárnych alebo pracovných dní a činnosti, na ktoré majú zmeny vplyv. Dodatočné úvahy pri podávaní žiadosti môžu zahŕňať:

• Kalendárne dni nie sú to isté ako pracovné dni.
• Poistenia a dlhopisy bude potrebné opätovne vydať, aby pokryli dlhšie obdobia.
• Zimné dni sú kratšie a zvyčajne menej produktívne ako letné dni.
• Požadované predĺženia by mali postačovať na pokrytie všetkých oneskorení vrátane ďalších položiek, ktoré môžu byť ovplyvnené.
• Po schválení tej istej položky nebude poskytnutý žiadny dodatočný čas.
• V prípade pokračujúceho omeškania je potrebná len jedna reklamácia.

List o schválení predĺženia lehoty obsahuje základné informácie o dodávateľovi a zmluve a jasne definované predĺženie lehoty.