Ako mnohí majitelia firiem, aj vy sa možno obávate myšlienky na audit odmeňovania fyzických pracovníkov. Vyhliadka na audit sa môže zdať menej skľučujúca, ak viete, aké záznamy bude poisťovateľ potrebovať, a usporiadate si ich vopred. Pokročilá príprava z vašej strany pomôže zabezpečiť, aby audit prebehol rýchlo a hladko.
Plánovanie auditu
Ak poisťovateľ odmeňovania vášho pracovníka plánuje vykonať fyzický audit, mal by vás o tom informovať listom alebo telefonicky krátko po skončení platnosti politiky odmeňovania vášho pracovníka. Audit by mal byť naplánovaný na dátum, ktorý vám vyhovuje. Na zhromaždenie potrebných informácií budete potrebovať primeraný čas. Požiadajte poisťovňu o zoznam údajov, ktoré bude audítor pri audite vyžadovať.
Upozorňujeme, že váš pridelený audítor môže alebo nemusí byť zamestnanca poisťovateľa. Niektorí poisťovatelia majú interné oddelenie auditu, v ktorom pracujú aj ich zamestnanci. Iní zadávajú funkciu auditu nezávislej audítorskej firme. Proces by mal byť rovnaký, či už audit vykonáva zamestnanec poisťovne alebo dodávateľ.
Záznamy, ktoré budete potrebovať
Audítor bude potrebovať finančné údaje za časové obdobie, na ktoré sa vzťahuje auditovaná politika. Tu je typ informácií, ktoré môžete byť požiadaní o poskytnutie:
- Účtovná kniha
- Daňové formuláre, najmä formulár 941 a 944, Federálne daňové priznanie zamestnávateľov (štvrťročné a ročné, v uvedenom poradí)
- Evidencia hotovostných výdajov
- Platby za služby poskytované nezávislými dodávateľmi. Audítor bude musieť overiť, či títo pracovníci nie sú vašimi zamestnancami.
- Platby za služby poskytované subdodávateľmi
- Potvrdenie o poistení za každého subdodávateľa, ktorého ste najali
- formuláre W-2 a 1099
- Popis práce pre každého pracovníka. Uistite sa, že presne popisuje povinnosti pracovníka.
- Popis vašich obchodných operácií
- Mzdová evidencia za obdobie platnosti poistky. Audítor bude musieť overiť všetky zdroje odmeňovania poskytované každému pracovníkovi (plat, odmeny atď.).
- Obmedzenia miezd platné pre výkonných úradníkov, partnerov, výhradných vlastníkov alebo iných splnomocnencov, na ktoré sa vzťahuje politika
- Pracovný list hodnotenia vašich skúseností
Keď zhromaždíte potrebné údaje, budete ich musieť usporiadať. Spojte všetky svoje mzdové záznamy (napríklad formuláre W-2, výplatné pásky a záznamy o nadčasov) tak, aby boli informácie ľahko dostupné. Podobne umiestnite všetky informácie týkajúce sa subdodávateľov, vrátane súm platieb a potvrdení o poistení, na jedno miesto. Vaše úsilie sa vyplatí, audit bude jednoduchší a rýchlejší.
Stretnutie s audítorom
Keď audítor príde, nasmerujte ho na pokojné miesto, kde môže jednotlivec pracovať bez toho, aby bol rušený. Pokúste sa byť kooperatívni a odpovedať na otázky audítora čo najlepšie. Ak požiadate dôveryhodného zamestnanca, aby sa vo vašom mene stretol s audítorom, uistite sa, že:
- dobre pozná vašu firmu
- rozumie všetkým fázam fungovania vašej firmy
- vie, aké úlohy každý zamestnanec vykonáva
- rozumie politike odmeňovania zamestnancov vašej spoločnosti vrátane klasifikácií, ktoré obsahuje
- rozumie finančným záznamom vašej firmy vrátane mzdových údajov, aby mohol odpovedať na otázky audítora
Ak vaša spoločnosť využíva externú účtovnícku firmu na spracovanie vašich účtovných a mzdových funkcií, môžete poslať audítora do vašej účtovníckej kancelárie? Nie! Váš účtovník môže poskytnúť finančné záznamy, ktoré audítor potrebuje, ale fyzický audit sa musí vykonať vo vašich priestoroch.
Čo je zahrnuté v mzdovej agende?
Základom odmeny zamestnanca je odmeňovanie (mzdy), peňažnú hodnotu služieb, ktoré vaši zamestnanci poskytujú vašej organizácii. Váš poisťovateľ vypočíta vaše poistné tak, že vynásobí sadzbu a vašu odmenu a výsledok vydelí 100. NCCI a niektoré štátne orgány pre odškodnenie zamestnancov poskytujú písomnú definíciu odmeňovanie. Aj keď sa definícia v jednotlivých štátoch líši, vo všeobecnosti zahŕňa nasledujúce:
- Hrubé platy a mzdy vrátane spätných platov a miezd
- Celkové provízie prijaté pracovníkom vrátane všetkých remíz proti nim
- Bonusy vrátane plánov akciových bonusov
- Dovolenka, dovolenka a nemocenské
- Príplatok za prácu nadčas. Vo väčšine štátov sa príplatky za nadčasy počítajú podľa paušálnej sadzby. Napríklad, ak je hodinová sadzba pracovníka 20 USD a je mu zaplatených 600 USD za 20 hodín nadčasov, len 400 USD z odmeny za nadčas bude zahrnutých ako odmena.
- Vami uskutočnené platby, ktoré by boli inak zadržané z platu zamestnancov, ako to vyžaduje zákon pre sociálne zabezpečenie, Medicare alebo dôchodkový plán
- Platba pracovníkom na základe iného ako odpracovaného času. Ide napríklad o prácu na kusy, zdieľanie zisku alebo motivačné plány.
- Platba alebo príspevky za ručné náradie alebo ručné elektrické náradie, ktoré pracovníci používajú na vykonávanie svojej práce
- Nájomná hodnota bytu alebo domu poskytnutá zamestnancovi. Tiež hodnota ostatného ubytovania a stravy, ktoré pracovník dostáva ako súčasť svojej mzdy
- Platby odpočítané z hrubej mzdy pracovníkov na dôchodok, stravovanie alebo plány sporenia
- Mzdy pre zamestnancov nepoistených subdodávateľov (pozri komentár nižšie)
Čo je vylúčené z miezd?
Význam odmeňovanie zvyčajne nezahŕňa určité náklady. Aj keď sa výnimky v jednotlivých štátoch líšia, väčšina štátov vylučuje nasledovné:
- Prepitné a iné odmeny prijaté zamestnancami
- Platby zamestnávateľa do skupinového poistenia alebo penzijných plánov
- Odstupné (iné ako za odpracovaný čas)
- Zľavy na tovar zakúpený u zamestnávateľa
- Preplatené obchodné náklady
- Platiť za aktívnu vojenskú službu
- Jednotné príspevky
Klasifikácia
Jednou z hlavných úloh audítora je zabezpečiť, aby bol váš podnik správne klasifikovaný. Na vykonanie tohto hodnotenia audítor skontroluje operácie vašej spoločnosti a potom určí, či sú klasifikácie vašej politiky vhodné.
Audítor zvyčajne začína hodnotením vás základná klasifikácia. Je to klasifikácia, ktorá najlepšie popisuje vaše celkové podnikanie. Často je to rovnaké ako riadiacu klasifikáciu, čo je klasifikácia priradená najviac miezd. Predpokladajme napríklad, že prevádzkujete strojársku dielňu. Niektorí z vašich zamestnancov pracujú so sústruhmi, zatiaľ čo iní obsluhujú vŕtačky alebo raziace stroje. Činnosti vykonávané vašimi zamestnancami sa líšia od pracovníka k pracovníkovi, ale všetky zodpovedajú vašej základnej klasifikácii, strojárňa. Keďže väčšina vašich miezd pripadá na pracovníkov v strojárňach, vašou hlavnou klasifikáciou je Strojovňa.
Niektorí zamestnanci môžu vykonávať úlohy, ktoré si vyžadujú samostatnú klasifikáciu. Predpokladajme napríklad, že vaša strojárska dielňa zamestnáva administratívneho pracovníka, ktorý vykonáva svoju prácu v uzavretej kancelárii mimo ostatných pracovníkov. Tomuto zamestnancovi bude pravdepodobne pridelená klasifikácia Zamestnanec kancelárie a nie strojáreň.
Systémy klasifikácie odmeňovania pracovníkov sú založené na zložitých pravidlách, ktoré môžu byť pre poistencov ťažko pochopiteľné. Ak váš audítor preklasifikuje vašu firmu alebo vypočíta vaše poistné spôsobom, ktorému nerozumiete, požiadajte ho o jednoduché vysvetlenie. Ak ste stále zmätení, požiadajte o pomoc svojho agenta alebo makléra.
Subdodávatelia
Mnohé štáty majú zákony, ktoré ukladajú zodpovednosť dodávateľom, ktorí si najímajú nepoistených subdodávateľov. Tieto zákony sa na vás budú vzťahovať, ak vaša firma pôsobí ako dodávateľ a zadáva prácu iným subdodávateľom.
Predpokladajme napríklad, že vaša spoločnosť ABC Construction si najme subdodávateľa s názvom P&J Plumbing na vykonanie potrubných prác v budove, ktorú renovujete. Zamestnanec spoločnosti P&J sa pri práci zraní a pokúša sa získať od svojho zamestnávateľa odškodnenie zamestnancov. Pracovník je neúspešný, pretože spoločnosť P&J nezakúpila kompenzačné pokrytie pracovníkov. Vo väčšine štátov môže poškodený pracovník žiadať o dávky v rámci politiky odmeňovania vášho pracovníka.
Poisťovne sú zo zákona povinné poskytovať plnenie poškodeným zamestnancom nepoistených subdodávateľov, ktorých najímajú ich poistenci. Váš audítor teda skontroluje vaše daňové doklady vrátane všetkých 1099 formulárov, ktoré ste vystavili subdodávateľom. Overí, či ste získali potvrdenie o poistení od každého subdodávateľa, ktorého ste si najali. Ak niektorý subdodávateľ neposkytol dôkaz o poistení odškodnenia pracovníkov, audítor vám bude účtovať dodatočný poplatok za poistné krytie tohto dodávateľa.
Sadzba účtovaná za nepoisteného subdodávateľa závisí od druhu práce, ktorú subdodávateľ vykonal. Ak napríklad subdodávateľ vykonal pokrývačské práce, použije sa sadzba pre príslušnú klasifikáciu strešnej krytiny. Sadzba sa uplatní na všetky náklady na subdodávateľské práce alebo na ich časť. Ak peniaze, ktoré ste zaplatili subdodávateľovi, boli len za prácu, potom sa ako základ poistného použijú celé náklady (vydelené 100).
Dodávateľ verzus subdodávateľ
Ak vaša firma nie je dodávateľom, ste zodpovedný za zranenia, ktoré utrpia zamestnanci nezávislých dodávateľov, ktorých si najmete? Odpoveď je vo všeobecnosti nie. Dodávateľ prevádzkuje nezávislú činnosť a je zodpovedný za poskytovanie zamestnaneckých kompenzačných výhod svojim poškodeným zamestnancom.
Predpokladajme napríklad, že vlastníte maloobchodnú predajňu. Najmete si firmu Fabulous Flooring, dodávateľa podláh, aby vytrhol starú podlahu vo vašom obchode a nahradil ju novou. Načrtnete požadovaný výsledok (nová podlaha) a Fabulous to urobí. Skvelý nadriadený dohliada na prácu, stanovuje pracovné plány a diktuje, ako zamestnanci vykonávajú svoju prácu. Ak sa pri inštalácii vašej novej podlahy zraní zamestnanec spoločnosti Fabulous, spoločnosť Fabulous (nie vaša firma) bude povinná poskytnúť výhody.
Existujú situácie, keď by spoločnosť mohla niesť zodpovednosť za zranenia zamestnancov nezávislého dodávateľa. Preto by ste mali trvať na tom, aby všetci nezávislí dodávatelia poskytli potvrdenie o poistení, v ktorom sa uvádza, že si zakúpili poistenie odmeňovania pracovníkov.
