E -pošta je čustvena.
Na koliko e -poštnih sporočil trenutno sedite? Ali potrpežljivo in sladko čakajo na vašo mapo »Prejeto« na naslednjo premišljeno načrtovano prijavo? Ali pa kličejo vaše ime - vas opomnijo, kaj še niste storili danes?
Moja e -poštna sporočila ponavadi »kličejo moje ime in me spominjajo na moje pomanjkljivosti«, vendar je tudi spletna komunikacija bistven del mojega delovnega procesa. Še več, tako ostajam povezan z nekaterimi najbolj živahnimi ljudmi, s katerimi sem kdaj imel zadovoljstvo delati. Tako sem se moral naučiti upravljati svojo mapo »Prejeto«, podobno kot pri svojem čustvenem jazu: previdno in s poudarkom na mejah.
Obstaja veliko knjig in člankov o učinkovitem upravljanju časa pri delu, zlasti okoliška e -poštna sporočila. Nekateri trdijo, da izbrišemo čim več e -poštnih sporočil, če ne vseh. Ne strinjam se z idejo, da je e -pošta nesmiselno, plitvo delo; nekatera podjetja temeljijo na sodelovanju in se za napredek zanašajo na e -poštno komunikacijo. Številni delavci so zadolženi za to »plitvo delo«, ki omogoča nemoten potek in služi kot nevidna, a ključna hrbtenica.
Te dni se znajdem na novi prepadu: kako lahko učinkovito komuniciram, ne da bi pri tem izgubil dragocen čas in energijo? In kako lahko odstranim nekatera čustva in stres, ki obkrožajo mapo »Prejeto«? (Ali pa sem edini, ki meni, da imajo e -poštna sporočila čustveno težo?)
Evo, kako fizično in čustveno upravljam svojo e-pošto, zaradi svojega dela-in zaradi sebe po delu.
Delovanje Inbox Zero
Moja strategija odhoda je nič, vendar zadnjih nekaj tednov nisem mogel prebiti praga teh zadnjih 100 e-poštnih sporočil. ("Danes je dan!" Rečem vsak dan; ampak) Ob teh zadnjih 100 e -poštnih sporočilih vidim, koliko e -poštnih sporočil terja več kot le moj čas v službi; zahteva mojo energijo.
O tem, kako sem, sem že pisal zmanjšal moje klicaje v komunikaciji, ki je pomagal odpraviti presežne plasti domneve in čustev. Zdelo se mi je celo, da se je z bolj neposredno komunikacijo prevedlo v resnični svet - manj me je bilo strah pred zavrnitvijo in bolj samozavestno sem prosil, kaj potrebujem.
Tu so tri strategije, ki so mi pomagale obvladati mustange v nabiralniku:
Postavite meje kot prvak.
E -pošta ni klepetalnica. Če ste v stiku z mano, bi to morda že vedeli: nisem hiter odziv, razen če je kaj nujnega (zdravo, Eisenhowerjeva matrica). Poskušam tudi voditi z zgledom in ustvarjati jedrnata, a temeljita e -poštna sporočila. Če na vašem delovnem mestu pričakujete (resnično ali namišljeno) takojšen odziv, ga izzovite tako, da se odzovete le, ko ste pripravljeni.
Prav tako se ne opravičujem več za zamudo pri odzivu po odkritju nekaj milostnih alternativ. Več kot kdaj koli prej sem zmanjšal dodatne "lepote", ker je treba opraviti delo in nikomur ni treba brati puha.
Oh, in če ne delate v nujnem ciklu, toplo priporočam, da odstranite potisna obvestila, ki prikažejo vsako novo e-pošto v realnem času. To vam bo spremenilo življenje.
Vzpostavite nove metode upravljanja nalog.
Kdo je še kriv, ker je mapo »Prejeto« uporabil kot seznam opravkov? 🙋 Čeprav obstajajo nekateri projekti, ki jih lahko še vedno izvajam iz mape »Prejeto«, se premikam k učinkovitejšemu (in manj stresnemu) upravljanju nalog.
Na primer, vsak ponedeljek svoje tedenske prioritete potegnem na lepljivo opombo na svojem namizju. Nato vsako jutro pregledam seznam projektov in v svoj načrtovalnik zapišem svoje najboljše naloge za ta dan. Zapisujem si tudi naloge iz mape »Prejeto«-potem bom vložil e-poštno sporočilo in od tam pustil, da ga moj ljubitelj seznamov upravlja. (To mi tudi pomaga spremljati svoje projekte delovni dnevnik.)
Naučil sem se tudi, da če je treba poslati e -poštno sporočilo, je bolj produktivno, da ga napišem kot ločeno, posebno nalogo. Premišljeno pošiljanje e-pošte me lahko utrudi, zato je vsakemu e-poštnemu sporočilu dati svoj prostor na seznamu opravil praksa samospoštovanja.
Premišljeno upravljajte odhodna e -poštna sporočila.
Osebno so odhodna e -poštna sporočila bolj zastrašujoča kot neskončna mapa »Prejeto«. Možnost napake, možnost zavrnitve: to je tisto, o čemer govorim, ko rečem, da je e -pošta čustvena. Torej, tukaj si vzamem nekaj trenutkov proge za mizo, da si privoščim sonca in svežega zraka, nato pa se namestim s skodelico kave in v slušalkah razstrelim pomirjujočo glasbo.
Včasih se pomirim tako, da skrbno pregledam osnutke in poskrbim, da je vsako e -poštno sporočilo mojstrovina, preden ga pošljem. Včasih pa dovolj zaupam vase, da ne preberem vsakega osnutka milijonkrat, preden ga pošljem. Včasih pritisnem pošlji, preden moji možje kuščarja reče: "Kaj pa se bo zgodilo, če ni popolno?" in opazujte, kako se sporočilo približa digitalnemu etru.
Upravljanje čustev, ki jih povzroča e-pošta
Od vseh člankov o samopomoči, ki sem jih prebral, jih je le nekaj ponudilo pomoč pri zelo specifični vrsti utrujenosti, ki jo imate, ko morate vsak dan brskati po oceanih e-poštnih sporočil.
Nihče ne govori o težo v vašem črevesju, potem ko ste poslali posebno drzno e -poštno sporočilo, ali o paniki, ko mislite, da ste ime napisali napačno. Ali pa spet strah pred zavrnitvijo. (Veliko tega izhaja iz mojih hladnih dni po e-pošti, ko sem poskušal stvari, kot je računalništvo v oblaku, predstaviti tehnološkim blogerjem-v tem prostoru je veliko nič.)
Tako sem poleg načina pošiljanja e-poštnih sporočil, ki me obdajajo s prijetnostjo, razvil tudi nekaj taktik, ki mi bodo olajšale tesnobo v dneh, ki so težke po e-pošti.
Preden odprete e -poštno aplikacijo, globoko vdihnite.
Ne šalim se, ko rečem, da me e -pošta obremenjuje, zato nekajkrat globoko vdihnem, preden vsak dan odprem mapo »Prejeto«. V nenehnih dneh bom to počel tudi med pošiljanji. To je koristen način, da se počutim bolj prisotnega in me rešim iz glave na minuto.
Pojdi ven.
Če lahko, se prikradite na desetminutni sprehod. To mi ponavadi daje dovolj duševnega in fizičnega prostora, da se vrnem počuten osvežen in samozavesten, da se prebijem skozi preostalo mapo »Prejeto«.
Uporabite drugačno obliko medijev.
Če ste v dvomih, kliknite ven. Če se mi po e -pošti začne preveč zapletati, bom skočil v mapo z glasili in prebral nekaj najnovejših informacij o družbenih vplivih podjetij ali medijskih novicah. Našel sem prostor, ki nima pričakovanj, a ostaja pomemben za delo, ki ga opravljam. Kozarec napolnim z besedami vodilnih v industriji in morda z lahkotno vsebino, preden se potopim nazaj v mapo »Prejeto«.
Izbriši, datoteko, izbriši, ponovi.
Brisanje neusmiljeno. Odjavite se neusmiljeno. Če v vašo mapo »Prejeto« ne dodaja vrednosti (ali »sproži veselje«, če vam to bolj ustreza), se odrecite. Če se boste morda pozneje vrnili (ne boste), ga vložite v mapo. Če neskončnost nabiralnika je bolj vaš slog, pojdite - samo poiščite tisto, kar vam ustreza. Cilj je, da vsako jutro, ko odprete e -pošto, ne čutite valov stresa ali tesnobe.
Nabiralnik, osredotočen na samooskrbo, je tisti, ki vas ne moti, ne zadržuje ponoči ali odvrača od vašega najpomembnejšega dela. To je mapa »Prejeto«, ki vam daje moč, vam služi in vas premika naprej.
Na zdravje, kolegi po e -pošti. To imamo.
