Узорак животописа и листа вештина личног асистента

Лични асистенти су слични извршни помоћници или канцеларијски помоћници у томе да сви обављају рутинске послове административног типа тако да неко други не мора. Дужности ће вероватно укључивати проверавање или одговарање на телефонске позиве, писма и е-пошту, управљање распоредима и вођење белешки на састанцима.

Разлика са личним асистентима је у томе што они помажу само једној особи, а могу помоћи и у личним задацима као што су куповина или заказивање друштвених ангажмана.

Неки људи делегирају рад на пројекту својим асистентима или имају помоћнике да их замене у њиховом одсуству.

Услови за посао за личне асистенте

Иако не постоји одређени минимални захтев за личне асистенте у смислу образовања, искуство у пословном или административном раду помаже. Други или трећи језик такође може бити важан у неким случајевима. Генерално, вештине које поседујете су важније од вашег образовања. Дискусија о неким од ових неопходних вештина може вам помоћи да одлучите да ли је ова врста посла за вас.

Ево листе вештина личног асистента за биографије, пропратна писма, пријаве за посао и интервјуе. Потребне вештине ће се разликовати у зависности од посла за који се пријављујете, па такође прегледајте нашу листу вештине наведене по пословима и по врсти вештине. Прегледајте ове листе и видите да ли сте ове вештине користили на претходним пословима или сте их стекли кроз обуку.

Забележите када и како сте користили или развили ове вештине. Затим их додајте у свој животопис и пропратно писмо или држите при руци за попуњавање пријава за посао. Људи који прегледају апликације често ће тражити кључне вештине. Упарите своје вештине са онима објављеним према потреби за посао. Затим будите сигурни да су поменути у вашем пропратном писму и наведени у вашој биографији.

Такође би требало да развијете одговоре на интервјуу о томе како сте користили своје вештине на претходним позицијама. Имајте пример како сте решили проблем на радном месту користећи једну или више ових вештина. Покажите како је коришћење ваших вештина допринело успеху пројекта.

Примери неопходних вештина

Ова листа није коначна, али укључује неке од најважнијих, најтраженијих вештина за личне асистенте.

Организација и управљање временом

Као лични асистент, велики део вашег посла ће бити да неко други буде организован и по распореду. Стога и сами морате бити добро организовани. На срећу, организационе вештине се могу научити. Постоје специфичне технике које можете да прилагодите како бисте искористили време ефикасније и на други начин одржали свој живот и живот свог менаџера у реду.

Писмена и вербална комуникација

Мораћете да разумете и следите упутства, а информације ћете морати да преносите јасно и искрено. У зависности од детаља ваше позиције, можда ћете морати да поздрављате клијенте, одговарате на преписку или правите извештаје и презентације. Сви ови задаци захтевају врхунске комуникацијске вештине, укључујући говор и писање, слушање и читање.

Тачност и пажња на детаље

Пажња према детаљима је критична компонента како да останете организовани тако и да добро комуницирате.

Неодређеност или непрецизност у најбољем случају стварају неефикасност, а такође могу изазвати озбиљне грешке или отуђити колеге вашег менаџера.

Познавање релевантног софтвера

Који софтвер ћете морати да користите може се разликовати, али ће вероватно укључивати обраду текста, прорачунске табеле, базе података, календаре, десктоп издаваштво и ПоверПоинт или нешто слично. Могућност пружања барем минималне техничке подршке је плус. Можда ћете морати да процените неколико различитих програма и апликација да бисте сами изабрали које вам пружају најбоље алате за постизање циљева вашег менаџера. Ваш посао је увек да олакшате и поједноставите посао свог менаџера, а то може захтевати много решавања проблема иза сцене.

Такт и дискреција

Као лични асистент, често ћете бити изложени осетљивом материјалу, од пословних тајни до веома личних података које ћете морати да чувате као поверљиве.

Сродна вештина је тактичност, способност да се нежно реагује или уопште не реагује на информације које би другим људима могле бити тешке или непријатне. Другим речима, морате бити сигурна особа да би ваш менаџер био рањив. На крају крајева, само ви ћете знати колико им је помоћи потребна.

Повезан: Најбоље услуге писања животописа.

Листа вештина

Административне вештине

Ове вештине су често део описа посла за личног асистента или су вештине додатне вредности. Вашем послодавцу ће можда требати неко ко може да уради ове задатке уместо ње.

• Административни
• Састанци
• Преписка
• Еррандс
• Догађаји
• Планирање догађаја
• Подношење
• Процедуре за имплементацију
• Одржавање распореда
• Састанци
• Канцеларија за управљање
• Пројектни менаџмент
• Истраживања
• Планирање
• Узимање диктата
• Примање порука
• Белешке
• Туристички аранжмани
• Планирање путовања

Вештине комуникације

Као лични асистент, сви аспекти комуникације су важни за посао. Будите спремни да покажете своје искуство или обуку.

• Одговорите на телефон
• Комуникација
• Емаил
• Поздрав посетиоцима
• Руковање упитима
• Умрежавање
• Невербална комуникација
• Сцреенинг Цаллс
• Вербал Цоммуницатионс
• Вриттен Цоммуницатионс

Финансијске вештине

Да ли имате искуства или обуку за ове задатке?

• Рачуноводство
• Буџетирање
• Куповина
• Соурцинг
• Шопинг

Технолошке вештине

Да ли можете да користите различите платформе и уређаје и да решавате основне проблеме?

• Рачунар (ПЦ, Мац, таблет)
• Управљање базом података
• Мајкрософт Офис
• Припрема презентације
• Извештаји
• Обрада речи

Личне вештине мајсторства

Ове вештине су често део ваше личности. Покажите како сте их користили и развијали.

• Повјерљивост
• дипломатски
• Дискреција
• Флексибилност 
• Интерперсонал
• Мултитаскинг
• Организација
• Позитиван став
• Решавање проблема
• Професионално понашање
• Селф-Мотиватед
• Тимски играч
• Управљање временом
• Ради самостално

Ако ове вештине нисте користили на претходном послу, погледајте како сте их развили на волонтерским или неплаћеним пословима или их користите у свом личном животу. Да ли користите ове вештине као део верске заједнице или за студентски пројекат у школи? Да ли сте развили вештине као део спортског тима или индивидуалног спорта? То искуство такође може бити драгоцено и учинити вас бољим кандидатом за позицију.

У следећем узорку резимеа који је дизајниран за личног асистента, обратите пажњу на то како је неколико горе наведених вештина укључено у текст, посебно „основне квалификације“.

Пример животописа личног асистента

Ово је пример биографије за позицију личног асистента. Преузмите шаблон за животопис (компатибилно са Гоогле документима и Ворд Онлине) или погледајте доле за више примера.