Пословно писмо је формални документ који се често шаље из једне компаније у другу или из компаније њеним клијентима, запосленима и заинтересованим странама, на пример. Пословна писма се користе и за професионалну преписку између појединаца.
Иако је е-пошта постала најчешћи облик кореспонденције, одштампана пословна писма су и даље користи се за многе важне, озбиљне врсте преписке, укључујући референтна писма, верификацију запослења, понуде за посао, и још.
Писање ефикасног, углађеног пословног писма може бити лак задатак, све док се придржавате утврђених правила за изглед и језик.
Схватите да ваш прималац редовно чита значајну количину преписке и да ће фаворизовати добро изведена писма без грешака у куцању и граматичких грешака.
Шта укључити у писмо
Објасните сврху свог писма једноставним и циљаним језиком, држећи уводни пасус кратак. Можете почети са „Пишем у вези са…“ и одатле комуницирајте само оно што требате да кажете.
Следећи параграфи треба да садрже информације које вашем читаоцу дају потпуно разумевање ваших циљева, али избегавајте вијугаве реченице и непотребно дугачке речи. Опет, нека буде концизан да бисте задржали њихову пажњу.
Ако је ваша намера да на неки начин убедите примаоца, било да се ради о улагању новца, давању препоруке, унајмљивању, партнерству са вама или решавању проблема, створите убедљив аргумент за свој циљ.
Ако, на пример, желите да читалац спонзорише добротворни догађај, идентификујте свако преклапање са филантропским циљевима њихове компаније. Убедите читаоца да би вам помагање било обострано корисно и повећаћете своје шансе да добијете њихову подршку.
Делови пословног писма
Сваки одељак вашег писма треба да се придржава одговарајућег формата, почевши од ваших контакт информација и информација вашег примаоца; поздрав; тело писма; завршни; и на крају, ваш потпис.
Ваше контакт информације
- Твоје име
- Ваш звање
- Ваша компанија
- Ваша адреса
- Град (*): Држава (*): Поштански код
- Ваш број телефона
- Ваша емаил адреса
Датум
- Датум када пишете преписку
Контакт информације примаоца
- Њихово име
- Њихова титула
- Њихова компанија
- Адреса компаније
- Град (*): Држава (*): Поштански код
Поздрав
- Користите „Коме се може тицати“ ако нисте сигурни коме се конкретно обраћате.
- Користите формално поздрав „Поштовани господине/госпођо/др. [Презиме]“, ако не знате примаоца.
- Користите „Драги [име]“ само ако сте у неформалном односу са примаоцем.
Тело
- Користите линије са једним размаком са додатним размаком између сваког пасуса, након поздрава и изнад затварања.
- Лево поравнајте своје писмо (уз леву маргину).
Завршни поздрав
Држите свој завршни пасус на две реченице. Једноставно поновите разлог за писање и захвалите се читаоцу што је размотрио ваш захтев. Неке добре опције за ваше завршни укључују:
- С поштовањем
- Искрено Ваш
- Срдачно
- С поштовањем
Ако је ваше писмо мање формално, размислите о коришћењу:
- Све најбоље
- Најбољи
- Хвала вам
- Поздрави
Ваш потпис
Напишите свој потпис одмах испод вашег затварања и оставите четири размака између вашег затварања и вашег откуцали пуно име, титулу, број телефона, адресу е-поште и све друге контакт информације које желите укључити. Користите формат испод:
Ваш својеручни потпис
Откуцано пуно име
Наслов
Уверите се да ништа није пропуштено
Добро правило је да двапут лекторирајте своју преписку а затим нека колега то прегледа како би се уверио да ништа није пропуштено.
Шаблон пословног писма
Овај узорак пословног писма можете користити као модел и преузмите шаблон (компатибилно са Гоогле документима и Ворд Онлине) за текстуалну верзију испод.
Узорак пословног писма (текстуална верзија)
Линда Лау
Нортхерн Стате Университи
Главна улица 123
Анитовн, ЦА 12345
555-555-5555
линда.лау@емаил.цом
5. марта 2020
Осцар Лее
Главни уредник
Ацме графика и дизајн
123 Бусинесс Рд.
Бусинесс Цити, ЦА 54321
Поштовани господине Ли,
Желео бих да вас позовем да присуствујете нашем предстојећем догађају за умрежавање послова одељења за слободне уметности. Манифестација ће се одржати у поподневним часовима 1. маја 2020. Желимо да нашим матурантима пружимо прилику да упознају пословне лидере у овој области који можда траже нове запослене са дипломама из области слободних уметности.
Догађај ће се одржати у Студентском центру Цок на Универзитету Нортхерн Стате и трајаће око два до три сата. Ако сте заинтересовани да присуствујете или пошаљете представника компаније да се састане са нашим студентима, јавите ми што је пре могуће и могу да резервишем сто за вас.
Хвала на издвојеном времену и надам се да ћемо се ускоро чути.
С поштовањем,
(потписштампана копија писма)
Линда Лау
Председавајући одељења за слободне уметности
Пример потписа е-поште
Ако шаљете писмо е-поштом, ваш потпис ће бити мало другачији. Уместо да укључите своје контакт податке у заглавље писма, наведите их испод свог потписа. На пример:
Слање пословног писма е-поштом
Искрено Ваш,
Име и презиме
Наслов
Ваша адреса
Ваш број телефона
Ваша емаил адреса
Будите јасни зашто шаљете поруку. Укључите тему о којој пишете у наслову е-поште, тако да читаоцу буде јасно зашто шаљете поруку.
Савети за писање пословног писма
Прегледајте узорке писама, укључујући пропратна писма, писма захвалности за интервјуе, додатна писма, писма о прихватању посла и одбијања, писма оставке, писма захвалности и још много тога узорци писама о пословању и запошљавању и савете за писање.
