Након анализе ваших пословних захтева и довршетка претрага добављача, спремни сте да започнете процес избора добављача са месом и кромпиром. Добро написан захтев за предлог (РФП) или Захтев за понуду (РФК) је кључ за одабир најбољег продавца по најбољој вредности за вашу компанију. Писање било које врсте захтева није тешко ако разумете циљеве и функцију документа.
Одлучите шта да напишете
Ан захтев за понуду се користи ако ће се квалитет, услуга или коначни производ разликовати од сваког добављача који одговара.
Ан РФК се користи за робу, једноставне услуге или једноставне/некомпликоване делове са мало или нимало простора за диференцијацију производа или услуга између добављача који су одговорили. Преговарачке тачке су уски укључујући ставке као што су распореди испоруке или опције паковања.
Циљеви било ког документа треба да укључују:
- Добијање детаљних предлога за процену одговора сваког добављача како би најбољи интереси ваше компаније били испуњени на свим фронтовима.
- Коришћење конкурентске природе процеса одабира добављача за преговарање о најбољем могућем послу.
- Обезбеђивање да интереси свих заинтересованих страна у вашој компанији буду испуњени и да се постигне консензус.
- Стављање ваше компаније у контролу над читавим процесом одабира добављача и постављање правила одабира унапред.
- Изградња партнерства између вас и продавца од самог почетка.
Структурирање РФП-а или РФК-а
РФП или РФК треба да буду структурирани на начин који јасно и сажето представља ваше потребе добављачу. Сваки документ ће се разликовати у зависности од типа компаније и производа који тражите, али постоје неки стандардни одељци који би требало да буду укључени у било који типични РФП или РФК. Прилагодите сваки одељак својим индивидуалним потребама:
- Детаљи о подношењу обезбедите важне информације које продавци морају да знају, као што су рокови, поштанска адреса ваше компаније и особа за контакт за питања и појашњења.
- Ан увод и резиме пружа потенцијалним продавцима кратак преглед ваше компаније и захтева за ваш производ или услугу. Требало би да се напише након што је цео документ завршен да би вам било лакше да сумирате кључне тачке.
- А преглед пословања и позадина описује ваше пословање, производе и тржишни сектор. Ово ће помоћи потенцијалним продавцима да разумеју потребе које покушавате да испуните.
- Тхе детаљне спецификације треба да буде најдужи део документа. За РФП, он ће садржати квалитативне мере и захтеве који ће довести до одлуке о избору. За РФК овај одељак треба да пружи квантитативне мере које тражите у одговору продавца. Пример критеријума може укључивати цртеже производа, инжењерске толеранције, нивое услуге, прекретнице, резултати и рокови, технички или пословни захтеви, функционалност софтвера и хардвер захтевима.
- Претпоставке и ограничења у овом одељку су наведени продавци о којима треба да буду обавештени. Ако не будете искрени и отворени са продавцем, отвориће вам се врата за поновно преговарање о уговору касније и могућност заоштравања односа који имате са својим продавцем. Могуће теме укључују путне трошкове, трошкове надоградње/модификације и права на лиценцирање.
- Било који Услови уговора мора бити наведен како би продавац дао фер и поштен одговор. То може укључивати опције финансирања, дужину уговора, опције обнове, гаранције, казне за испоруку, нивое услуга итд.
- Критеријуми за избор о томе како ћете донети одлуку је последњи одељак. Неке компаније радије држе ове информације потпуно поверљиве, док друге компаније верују да ће то помоћи потенцијалним продавцима да се фокусирају на оно што је важно за вашу компанију.
Дистрибуирајте продавцима
коначно, састави пропратно писмо и пошаљите копије свог РФП-а или РФК-а сваком од добављача које сте одабрали током процеса претраживања. Уверите се да су укључене одговарајуће контакт информације како бисте пружили помоћ сваком продавцу коме је потребна.
