Företagets policyer och rutiner säkerställer en säker, organiserad, gemytlig, bemyndigande och icke-diskriminerande arbetsplats. Policyer skyddar anställda från en fri-för-alla-miljö av favorisering och orättvis behandling. Var dock försiktig så att du inte skapar policyer för varje oförutsedda händelse, eftersom ledningen inte kommer att ha utrymme för att tillgodose individuella anställdas behov. Ett överflöd av policyer ökar sannolikheten för att chefer kommer att tillämpa dem på ett ojämlikt och orättvist sätt.
Du kan uppnå en hälsosam balans. I de flesta fall, om du direkt vänder dig till anställda som beter sig på ett sätt som är olämpligt för din arbetsplats, kanske du inte behöver utveckla en ny företagspolicy.
Policyriktlinjer
Överväg att skapa en policy i dessa situationer:
- Förvirring om det lämpligaste sättet att bete sig (klädkoder, e-post, internetpolicy, eller smartphoneanvändning)
- Vägledning för att hantera vanliga situationer (standarder för uppförande, resekostnader eller köp av företagets varor)
- Rättsskydd för företaget (avvisa anklagelser om trakasserier eller diskriminerande anställning och befordran)
- Efterlevnad av statliga lagar och myndigheter (Family and Medical Leave Act, Americans With Disabilities Act, Equal Employment Opportunity Commission, eller minimilön)
- Upprätta konsekventa arbetsstandarder, regler och föreskrifter (progressiv disciplin, säkerhetsregler, raster eller rökregler)
- Tillhandahålla konsekvent och rättvis behandling för anställda (berättigande till förmåner, betald ledighet, undervisningshjälp, sorgetid, eller juryuppdrag)
Det kan finnas andra skäl att utveckla en policy, men låt inte en anställds dåliga beteende tvinga fram en policy som kommer att påverka andra.
Artikulera de politiska målen
När du har bestämt att en policy är nödvändig, dokumentera skriftligt dina mål för att skapa policyn. När det är möjligt, berätta för anställda varför du implementerar policyn. Inkludera tillräckligt med detaljer för att göra företagets position tydlig, men försök inte täcka alla potentiella situationer.
Håll policyn kort och enkel om möjligt. Vissa policyer om juridiska områden – som företagets inställning till lagen om familje- och sjukledighet, diskriminering eller klagomålsutredning, eller det progressiva disciplinsystemet—kan behöva vara långdragen och omfattande.
Samla information
Kolla upp exempel på policyer. Du kanske inte hittar en exakt passform för ditt företags omständigheter, språk och kultur, men du kan använda dessa som utgångspunkt. Du behöver inte börja om från början.
De Society for Human Resources Management (SHRM) tillhandahåller policyprover för sina medlemmar. Andra källor är dina arbetsrättsjurister. Advokatbyråer skriver vanligtvis allmänna policyer som deras klienter kan anpassa när en relevant lag antas eller det amerikanska arbetsdepartementet utfärdar nya regler.
Utveckla, skriv och granska policyn
Skriv policyn med enkla ord och begrepp. Tala direkt till de anställda som kommer att läsa, tillämpa och leva efter policyn.
Efter varje stycke, ställ dig själv "vad-om"-frågor för att se till att policyn täcker grunderna och normala undantag och frågor. Var dock inte besatt av detta; ingen policy kommer att täcka alla möjliga oförutsedda händelser.
Välj en pilotgrupp av anställda för att läsa policyn och ställa frågor för att avgöra om anställda kommer att kunna förstå och följa den. Justera baserat på feedbacken.
Skaffa ledningsstöd och juridisk granskning
Se över policyn med cheferna som måste följa den för att få deras stöd och ägande av policyn. Det är troligt att den här processen startade när du identifierade ett behov, men ledningsstöd är avgörande för implementeringen. Det är också en bra idé att visa det för din advokat för att undvika juridiska utmaningar på vägen.
Implementera policyn
Distribuera och granska den nya policyn till anställda i små grupper, individuellt eller i ett företagsövergripande möte, beroende på om policyn är kontroversiell och hur lätt den är att förstå. Ge medarbetarna en chans att ställa frågor.
Ge de anställda en kopia av policyn och be dem skriva under på att de har tagit emot och förstått den. De bör behålla en kopia för sina egna filer.
Exempel på policyavskrivning
Jag bekräftar att jag har tagit emot och förstår policyn för [Ditt företag]. Policyn gäller [Datum] tills vidare.
_______________________________________________________.
Den anställdes underskrift.
_______________________________________________________.
Anställds namn (skriv ut)
________________________________.
Datum.
Bestäm hur du ska kommunicera policyn i framtiden
Inkludera policyn i din handbok för anställda. Du kanske också vill att policyn ska bli en del av inriktning på nya medarbetare. Vissa företag placerar policyer på sitt intranät eller i en policymapp på datornätverkets gemensamma enhet. Bestäm om du vill distribuera policyn med ytterligare metoder också.
Datera och arkivera eventuella tidigare policyer som denna ersätter. Du kan behöva dem för juridiska ändamål eller referens.
Tolka och integrera policyn
Din policyansökan och din arbetspraxis kommer att avgöra den verkliga innebörden av policyn. Kom ihåg att vara konsekvent och rättvis när du tolkar policyn över tid. Om du upptäcker att din praxis skiljer sig från den skriftliga policyn, granska och skriv om policyn vid behov.
