På många organisationer, receptionister är företagets ansikte utåt. Varje ny kund, arbetssökande, anställd eller tredjepartsleverantör kommer att gå förbi eller checka in med en receptionist, så arbetsgivare är angelägna om att hitta någon som är ansvarsfull, vänlig och lugn.
Ta dig tid att gå igenom de frågor du med största sannolikhet kommer att få under intervjun, exempel på hur du ska svara och tips för att göra det bästa intrycket under dina anställningsintervjuer.
10 typiska frågor som ställs i en receptionistintervju
Här hittar du vanliga frågor till receptionister, exempelsvar och tips på vad du ska säga under din intervju.
1. Vad gör du för att hänga med i en fartfylld arbetsmiljö?
Vad de vill veta: Din intervjuare vill vara säker på att du kan hänga med. Hur du gör det är förmodligen irrelevant, men du bör ha ett tydligt och säkert svar redo.
Det främsta jag gör är att hålla mig lugn, eftersom en frenetisk, stressad attityd inte är till hjälp och inte ser bra ut inför personal eller klienter. Jag försöker triage uppgifter, så att jag alltid arbetar med den viktigaste uppgiften först. Vanligtvis är det allt som involverar en av företagets kunder. Dessutom för jag en löpande lista över allt jag behöver göra, så att jag inte försummar några viktiga ansvarsområden.
2. Hur håller du ditt dagliga schema organiserat?
Vad de vill veta: Hur du organiserar din dag är inte riktigt poängen. Poängen är att visa att du är välorganiserad och kommer att utföra alla dina uppgifter på ett kompetent och i tid.
Jag börjar varje dag med att göra en lista över allt jag behöver åstadkomma. Jag kollar i min kalender för eventuella möten eller möten, så jag kan vara medveten om dem och få täckning i receptionen vid behov. I mitt jobb är kommunikation nyckeln, så jag svarar ständigt i telefon och kollar min e-post efter nya förfrågningar, och uppdaterar sedan min att-göra-lista med uppföljningsuppgifter därefter.
3. Vilken roll spelar en receptionist i en kunds första intryck av en organisation?
Vad de vill veta: Din intervjuare måste vara säker på att du förstår tjänsten du söker, men den här frågan kan också vara kulturell och berör din arbetsfilosofi.
En receptionist kan göra ett stort intryck – positivt eller negativt – på kunderna. Eftersom jag är en av de första som kunderna ser, kan en frustrerande eller dålig interaktion verkligen försämra deras åsikter om företaget eller den totala upplevelsen de hade. För mig liknar det när värden hälsar på en restaurang. Om de verkar frenetiska eller agerar oförskämt, kan det senare kännas som att din mat inte smakar lika utsökt. Det är därför jag alltid ser till att hälsa på folk med ett leende på läpparna och se till att alla kunder känner att de har fått min fulla uppmärksamhet.
4. Berätta om en gång du var tvungen att ta itu med en arg kund eller gäst, antingen på telefon eller personligen. Hur hanterade du situationen?
Vad de vill veta: Det här är en av flera frågor du kan få om hur du hanterar stressiga och svåra förhållanden. Du kan också få frågan hur du reagerade på kriminell eller oetisk aktivitet. Var ärlig. Överdriv inte och sälj inte dig själv under.
Som receptionist på läkarmottagningen hanterade jag ofta frustrerade patienter i telefon. En gång var en kvinna så arg att faktureringsavdelningen inte hade ringt tillbaka till henne samma dag att hon började skrika åt mig i telefonen. Det var obehagligt! Det jag försöker göra i dessa situationer är att tänka på hur stressad personen måste känna sig för att bete sig på det här sättet. Efter en minut av hennes skrik sa jag, "Du måste vara riktigt frustrerad. Kan du berätta mer om vad som händer?" Det hjälpte till att sakta ner konversationen och minska volymen. Hon förklarade hela situationen och jag försäkrade henne om att vår faktureringsperson precis var ute för dagen och skulle höra av sig. Jag sa också till henne att jag skulle lägga en lapp på faktureringspersonens skrivbord och be henne ringa tillbaka kvinnan som hennes första uppgift. I slutet av samtalet var hon mycket lugnare och bad om ursäkt för sina tidigare hårda ord.
5. Är du villig att jobba övertid?
Vad de vill veta: Om du inte är villig att arbeta övertid, säg till. Om du är villig att arbeta övertid men bara inom vissa gränser, säg det också. Ja, det finns företag där att inte arbeta övertid kommer att kosta dig jobbet. Men att göra ett åtagande som du inte kan hålla, eller försätta dig själv i en position där du måste offra din eller din familjs välfärd för ditt jobb, är inte ett acceptabelt alternativ. Du behöver ett jobb som matchar din tillgänglighet.
Jag är bekväm med att jobba över några gånger i månaden, så länge jag har en dags uppsägningstid i förväg. Att ha en heads-up gör det lättare för mig att lägga om mina planer. I ett nafs kan jag med stor sannolikhet göra övertid samma dag också, men jag skulle verkligen föredra att ha en dags varsel.
6. Hur många anställda arbetade på ditt senaste kontor?
Vad de vill veta: Intervjuaren vill veta vilken typ av miljö du arbetade i, hur den står sig i jämförelse med företag du intervjuar med, och om du trivs med att arbeta i litet och/eller stort arbetsplatser.
På mitt förra kontor var det fem anställda. Det är så litet att vi började känna oss lite som en familj. Du vet, alla visste att Martha på faktureringsavdelningen behövde två koppar kaffe innan du kunde ställa komplicerade frågor. Innan dess var mitt kontor dock ganska stort – 60 anställda. Jag kände mig bekväm i båda miljöerna, även om första månaden på det stora kontoret var lite utmanande eftersom jag var tvungen att ta reda på vem som gjorde vad och var jag skulle rikta samtal med många alternativ tillgängliga.
7. Beskriv dina tidigare arbetsuppgifter som administrativ assistent, sekreterare eller receptionist.
Vad de vill veta: Intervjuaren vill gå igenom de ansvarsområden som du listade på ditt CV, och bekräfta att de passar in i den tjänst som erbjuds. Detta är också ett bra tillfälle att utöka de punkter som lyfts fram i din arbetslivserfarenhet.
Som receptionist på ABC Financials var jag den första personen för kunderna. Jag svarade på den allmänna telefonlinjen, samt svarade i telefonerna för företagets fem VP: er. Jag hade även ansvar för att ta emot paket och distribuera post, hälsning och eskortering av kunder och leverantörer till mötesrum, och hålla koll på företagets allmänna informationsmail adress. Jag hade också en hel del administrativt ansvar: jag hanterade kalendrarna för de VP: erna, ordnade deras affärsresor och hjälpte till att skapa och förfina PowerPoint-presentationer och annat material att distribuera på evenemang.
8. Hur prioriterar du samtal, kunder, leveranser och andra frågor som måste åtgärdas omedelbart?
Vad de vill veta: Intervjuaren vill veta hur bra du är på multitasking, organisera tid och prioritera uppgifter. Detta är också ett bra tillfälle att påpeka hur du mötte flera prioriteringar och förklara hur du hanterade dem alla.
Multitasking är viktigt när kontoret är upptaget. När det inte är oförskämt försöker jag utföra några uppgifter samtidigt. Till exempel kan jag enkelt svara på ett telefonsamtal samtidigt som jag skriver på ett paket från leveranspersonen. När multitasking inte är möjligt lägger jag mitt fokus på kunder och kunder som första prioritet. Om det behövs kommer jag att fråga om de kan ge mig en minut för att göra en annan uppgift först – och om det är riktigt upptaget försöker jag ringa in en kollega för att ge mig täckning.
9. Hur stark är din datorvana?
Vad de vill veta: Intervjuaren vill att du ska bekräfta vilka datorkunskaper du har, om din kompetensnivå är förenlig med företagets förväntningar och vilka program du är mest bekväm med att använda. Om möjligt är det en bra idé att undersöka vilka program företaget använder innan intervjun.
Jag har mycket stark datorvana. Förutom att vara bekant med Microsoft Office, brukade jag också göra uppdateringar av företagets webbplats i min senaste roll, så jag är bekväm med att använda WordPress också. När jag börjar använda ett nytt program eller program, tycker jag vanligtvis att de flesta av mina frågor kan besvaras med en onlinesökning, även om jag uppskattar att få en handledning från en kollega också.
10. Berätta om din kundtjänstupplevelse.
Vad de vill veta: Intervjuaren vill ha en överblick över din kundtjänstupplevelse – hur många år, specifika exempel och vilka färdigheter du är bekväm med att använda för att lösa problem.
Jag har jobbat inom kundtjänst sedan jag var tonåring. Mitt första jobb var att jobba i en bokhandel, där jag hjälpte kunder att hitta böcker och ibland täckte kassan. Under college hade jag också ett deltidsjobb inom detaljhandeln, den här gången med att sälja kläder. Sedan, som receptionist på ABC Company, handlade jag naturligtvis också med kunder, även om jag i den här rollen inte direkt gjorde någon försäljning. Jag känner mig riktigt bekväm med att interagera med kunder och lösa deras problem, oavsett om det handlar om att hitta boken de letar efter eller att ändra sin mötestid med en chef.
1:53
Titta nu: Hur man svarar på 4 vanliga intervjufrågor för receptionist
Tips för att svara på receptionistfrågor
De bästa receptionisterna är detaljorienterade, organiserade och utmärkta kommunikatörer. Därför bör kandidater dyka upp beredda att svara på öppna intervjufrågor som kommer att utvärdera erfarenhet, förtrogenhet med arbetsplatsverktyg, processer och färdigheter – inklusive att arbeta med kundservice, multitasking och förmågan att göra snabba bedömningar samtal.
I det här fallet letar intervjuare inte nödvändigtvis efter ja eller nej-svar. Istället förväntar de sig att kandidaterna ska svara med specifika exempel som beskriver hur de hanterade tidigare arbetsplatssituationer och ställ noggrant undersökta frågor om företagets prioriteringar, förväntningar, mål och utmaningar.
På grund av ständigt ökande tekniska framsteg på arbetsplatsen måste receptionister också ha starka tekniska färdigheter. Du bör ha erfarenhet av att använda telefonsystem och kontorsmaskiner som skrivare, kopiatorer, skannrar och faxmaskiner (ja, fortfarande), förutom datorapplikationer som MS Office och branschspecifika programvara.
7 frågor att ställa intervjuaren
Intervjuare förväntar sig att du ställer frågor. Här är en lista med frågor som du kan ställa under eller i slutet av din intervju:
- Kan du berätta mer om det dagliga ansvaret för denna tjänst?
- Vilka egenskaper söker du hos en person du vill anlita till företaget?
- Vilka förväntningar har du på det här jobbet och hur mäter du framgång?
- Varför lämnade den sista personen som hade det här jobbet?
- Vem rapporterar denna position till?
- Vilka är möjligheterna till karriärutveckling inom företaget?
- Erbjuder företaget några utbildningsmöjligheter för anställda?
Hur man gör det bästa intrycket
En receptionisttjänst kan betraktas som nybörjare, men det kan också vara det första steget upp på företagsstegen. En blivande arbetsgivare kommer att dras till en självsäker, självsäker person. Ofta är du den första personen som deras klienter eller patienter möter när de går in på kontoret för första gången.
Se till att ditt första intryck är det bästa det kan vara. Så här förbereder du dig för en intervju. Tillsammans med ett framstående CV, ta dig tid att klä delen när du intervjuar. Om du får jobbet kommer du att vara frontlinjen och det är viktigt att visa arbetsgivaren din professionella image.
Om du inte är säker på vad du ska ha på dig till din intervju, kolla in dessa tips om hur man klär sig för en intervju. Om både ditt CV och din professionella klädsel är på plats, och du är beredd att svara på troliga frågor, kommer du att lyckas med att få den position du intervjuar för.
