När du skriver ett affärsbrev, är det viktigt att inkludera en lämplig hälsning i början av ditt brev. Detta gäller oavsett om du skickar ditt meddelande via e-post eller via post. Att använda en lämplig hälsning sätter tonen för ditt brev och visar mottagaren att du förstår de grundläggande reglerna för affärsetikett.
Medan ett enkelt "Hej", "Hej" eller till och med "Hej" är lämpligt i tillfällig korrespondens, är en mer formell hälsning lämplig när du e-postar om ett affärsrelaterat ärende, t.ex. Personligt brev, rekommendationsbrev eller förfrågningsbrev.
Följande är en lista med exempel på brevhälsningar som är lämpliga för affärs- och anställningsrelaterad korrespondens. Senare kommer vi att förklara hur man väljer och formaterar en hälsning, samt hur man adresserar ett brev till någon vars namn du inte känner till.
Affärsbrev Hälsningsexempel
- Kära Mr. Smith
- Kära herr och fru. Smed
- Kära Mr White och Ms Smith
- Kära Dr Smith
- Käre domare Smith
- Kära Ms Jones
- Kära Jane Doe
- Kära Dr. Haven
- Kära Dr och Mrs. Hamn
- Kära förnamn (om du känner personen väl)
Alla dessa hälsningar börjar med ordet "kära". Även om du helt enkelt kan börja en bokstav med personens namn, kan det misstolkas som abrupt eller till och med oförskämt. Det är alltid säkert att börja din hälsning med ordet "kära" i ett affärsbrev.
Ett undantag är när du använder den allmänna hälsningen "To Whom It May Concern", men mer om det om ett ögonblick.
Försök att hitta en kontaktperson
Men innan du använder en allmän hälsning (eller lämnar en hälsning), gör ditt bästa för att försöka ta reda på namnet på den person du kontaktar. Om du ansöker eller frågar om ett jobb och anställningschefens namn inte finns med på platsannonsen, kan du slå upp titeln på arbetsgivaren eller anställningschefen på företagets webbplats. Om det finns ett kontaktnummer kan du också ringa och fråga en administrativ assistent om namnet på den rekryterande chefen.
Om du skickar en annan typ av brev, kan du fortfarande slå upp personens namn på företagets webbplats, eller prata med en administrativ assistent eller kontakt på företaget för att fråga efter namnet på personen du försöker nå.
När du inte har en kontaktperson
Om du inte har en kontaktperson på organisationen kan du antingen lämna hälsningen och börja med första stycket i ditt brev eller använda en allmän hälsning till exempel "Vem det kan beröra". "To Whom It May Concern" anses föråldrad, så kolla efter andra alternativ innan du använder den.
Allmänna hälsningar för affärsbrev
- Bästa kundtjänstchef
- Bästa kundtjänstteam
- Kära rekryteringschef
- Kära anställningsteam
- Bästa personalchef
- kära herr eller fru
- Kära lag
- till den som detta berör
Riktlinjer för namn och titlar
Använd Mr eller Ms.
Hälsningen bör vanligtvis använda personens efternamn, tillsammans med en "Mr." eller "Ms." I allmänhet undvik att använda "Fru." eller "fröken" om du inte är säker på hur en kvinnlig mottagare vill bli tilltalad. När du är osäker använder du som standard "Ms."
- Kära fru Smith
- Käre herr Jones
Vad du ska lista för en person med en doktorsexamen eller medicinsk examen
Om du skriver till någon som har en doktorsexamen eller läkarexamen, använd den förkortade formen: "Dr." Men för andra titlar (som "professor", "domare", "rabbi" etc.), skriv ut hela titeln och kapitalisera det. Till exempel skulle din hälsning i ett brev till en domare vara "Kära domare Barnard." Eller, om din korrespondens var med en rabbin, kan du skriva, "Kära Rabbi Williams."
- Kära Dr. Hancock
- Kära domare Simona
Vad som ska listas för flera mottagare
När ditt brev är till mer än en person, skriv ut alla deras namn separat, separera dem med kommatecken. Till exempel, "Kära Mr Hobbes, Ms Luxe och Mr Hopman." För gifta par, om en person i paret har bytt namn, behöver du bara använda efternamnet en gång. Till exempel, "Kära herr och fru. Smed."
- Kära fru Cicana, Dr Liberman och fru Danes
- Kära herr och fru. Foyle
När du inte vet könet
Ibland är en persons kön oklart från ett namn - namn som "Corey" eller "Blake" är både vanliga kvinnors och mäns namn. Om så är fallet, undersök lite för att bestämma kön genom att söka på LinkedIn eller en företagswebbplats. Men om det förblir tvetydigt, skriv helt enkelt ut personens fullständiga namn och släpp titeln. Till exempel "Kära Corey Meyer."
- Kära Bailey Timmons
- Kära Rowan McDaniels
Hur man formaterar en brevhälsning
Följ hälsningen med ett kolon eller kommatecken, ett mellanslag och börja sedan första stycket i ditt brev. Att använda ett kolon är det mer formella alternativet. Till exempel:
Kära Mr. Smith:
[Första stycket i brevet.]
Kontrollera stavningen innan du skickar
Slutligen, innan du skickar ett affärsbrev, se till att du har stavat personens namn korrekt. Dubbelkolla stavningen på företagets hemsida eller på LinkedIn.
Överväg att be en betrodd vän att korrekturläsa ditt meddelande innan du skickar det, var särskilt uppmärksam på stavningen av namn.
Viktiga takeaways
- När du skriver affärskorrespondens, börja alltid ditt meddelande med en formell hälsning snarare än en slentrianmässig hälsning: "Dear Mr. Jones" i motsats till "Hej". "Kära" ska alltid föregå mottagarens namn, förutom tillfällen där du inte kan hitta kontaktinformation och behöver använda "Till vem det kan Oro."
- Om du har tvivel om din mottagares namn, kön eller yrkestitel, sök efter denna information genom att titta på deras LinkedIn-konto eller deras företags webbplats. Alternativt går det också bra att ringa sin arbetsgivares HR-avdelning eller reception och be om denna information.
- Bekräfta att du har använt rätt stavning av din korrespondents namn genom att dubbelkolla stavningen på sociala medier eller företagswebbsidor.
